Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Справка о заработной плате (далее – справка) – это официальный документ, подтверждающий размер начисленной заработной платы, иных выплат и вознаграждений за определённый период. В архивных целях она используется для:

подтверждения трудового стажа и места работы;
подтверждения размера дохода при назначении пенсий, пособий, социальных выплат;
подтверждения факта начисления страховых взносов;
подтверждения дохода при оформлении кредита, ипотеки, алиментов и др.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу справок о заработной плате:

Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» (ст. 15‑16);
Приказ Минтруда России от  № 582н «Об утверждении формы справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений» (Приложение N 1);
Приказ Минкультуры России от  № 1155 «Об утверждении образца оформления архивной справки о заработной плате» (Приложение N 71);
Форма 182н (справка о сумме заработной платы за два календарных года) – утверждена Приказом ФНС России от  № ЕД‑7‑11/617@.

Какие данные содержатся в справке

Справка о заработной плате для архива обычно включает следующие реквизиты:

Наименование организации‑изготовителя (архивного фонда, учреждения, предприятия);
ФИО сотрудника (в дательном падеже – «Иванову Ивану Ивановичу»);
Дата рождения (день, месяц, год);
Период, за который приводится информация (обычно два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, плюс текущий календарный год);
Сумма начисленной заработной платы, иных выплат и вознаграждений (в рублях и копейках) за каждый год;
Сумма начисленных страховых взносов (ПФР, ФСС, ФОМС);
Основание выдачи справки (номер архивного фонда, номер описи, номер дела);
Дата составления справки и подпись уполномоченного лица (с расшифровкой);
Печать организации (при наличии).

Формы и образцы справок

Приложение N 1 (форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений)

Утверждена Приказом Минтруда России № 582н. Используется для подтверждения дохода при обращении в Пенсионный фонд, службу занятости, банки и другие организации.

Приложение N 71 (образец оформления архивной справки о заработной плате)

Разработана Минкультуры России. Предназначена специально для архивных учреждений и содержит реквизиты, необходимые для внесения в архивные фонды (номер фонда, описи, дела).

Форма 182н

Справка о сумме заработной платы за два календарных года, часто требуется центром занятости при назначении пособия по безработице. Можно скачать бесплатно с сайта nalog-nalog.ru;

Как получить архивную справку о заработной плате

Процедура получения зависит от того, где хранится личное дело сотрудника:

Шаг 1. Определите архивный фонд

Уточните, в каком архиве (государственный, ведомственный, корпоративный) находится личное дело. Например:

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – для сотрудников высших органов власти;
Архивы министерств и ведомств;
Корпоративные архивы предприятий;
Архивы образовательных учреждений (школ, вузов).

Шаг 2. Подготовьте запрос

Запрос может быть оформлен в виде:

Заявления на получение архивной информации (образец доступен на сайте ГАРФ);
Электронного запроса через портал mos.ru (для Москвы);
Обычного письма на имя руководителя архива.

В запросе обязательно укажите:

ФИО запрашивающего;
Цель получения справки (пенсия, пособие, кредит и т.д.);
Период, за который требуется справка;
Контактные данные для получения документа.

Шаг 3. Ожидание ответа

Срок исполнения запроса регулируется внутренними регламентами архива, но обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней. В случае отказа архив обязан мотивировать своё решение.

Шаг 4. Получение справки

Справка выдаётся на бумажном носителе с подписью и печатью архивного учреждения либо в электронном виде (подписанной квалифицированной электронной подписью). При получении проверьте:

Соответствие данных паспортным данным;
Наличие всех обязательных реквизитов (см. раздел «Какие данные содержатся в справке»);
Наличие подписи уполномоченного лица и печати.

Особенности оформления справки для архива

При оформлении архивной справки важно соблюсти следующие требования:

Использовать официальные бланки (Приложение N 1, N 71 или форму 182н) – они уже содержат необходимые поля и обеспечивают единообразие;
Указывать суммы прописью и цифрами (например, «тридцать пять тысяч двести рублей 00 копеек (35 200,00 руб.)»);
Приводить данные о начисленных страховых взносах отдельной строкой;
Ссылаться на основание выдачи (номер фонда, описи, дела) – это необходимо для последующего поиска в архиве;
Ставить дату составления справки не позднее дня выдачи;
Заверять документ подписью уполномоченного лица (руководитель архива, заведующий отделом кадров и т.п.) и печатью организации.

Пример заполнения архивной справки (Приложение N 71)

Архивный фонд № 12345
Опись № 67
Дело № 890

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений

Фамилия Имя Отчество: Иванов Иван Иванович (в дательном падеже)
Дата рождения: 12 марта 1980 г.

Период: 2022 г., 2023 г., 2024 г. (текущий календарный год)

| Год | Начисленная заработная плата, руб. | Иные выплаты и вознаграждения, руб. | Страховые взносы, руб. |
|-----|-----------------------------------|--------------------------------------|------------------------|| 2022| 350 000,00 | 20 000,00 | 84 000,00 |
| 2023| 380 000,00 | 22 000,00 | 91 200,00 |
| 2024| 210 000,00 (за 6 месяцев) | 12 000,00 | 50 400,00 |

Основание выдачи справки: Архивный фонд № 12345, опись № 67, дело № 890.

Дата составления: 07 сентября 2026 г.

Подпись: _____________________ /И. И. Петров/
(расшифровка) Начальник отдела кадров

М.П.

Хранение и использование справки

Справка о заработной плате относится к документам личного дела и подлежит хранению в течение срока, установленного законодательством о персональных данных (как правило, 75 лет после последней записи). При предоставлении справки третьим лицам (Пенсионный фонд, банк, служба занятости) необходимо соблюдать конфиденциальность и не разглашать сведения без согласия субъекта персональных данных.

Полезные ссылки

Приказ Минтруда России от  № 582н – форма справки (Приложение N 1)
Приказ Минкультуры России от  № 1155 – образец архивной справки (Приложение N 71)
Форма 182н – скачать бесплатно: nalog-nalog.ru
Портал mos.ru – раздел «Архивные справки и выписки»: mos.ru/services/archive/
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – заявление на получение информации: garf.ru/services/request

Важно: При оформлении справки всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами и внутренними регламентами вашей организации, так как формы и требования могут изменяться.