Справка об отсутствии архивов (иногда называют информационным письмом об отсутствии сведений) – документ, подтверждающий, что в государственных, муниципальных или иных архивных фондах не найдено запрашиваемой информации. Такой документ оформляется в ответ на запрос гражданина, юридического лица или иной организации, когда в архиве отсутствуют документы, требуемые в рамках социально‑правового, пенсионного, налогового или любого другого вида обращения.

Содержание статьи

1. Что такое справка об отсутствии архивов?
2. Нормативно‑правовая база
3. Порядок получения справки
4. Типовые формы и образцы
5. Пример оформления справки
6. Часто задаваемые вопросы
7. Где можно получить справку?

Что такое справка об отсутствии архивов?

Справка об отсутствии архивов – это официальный ответ, оформленный на бланке организации‑хранителя (архив, МФЦ, муниципальная служба и т.п.), в котором указываются:

• Дата и номер справки;
• Наименование запрашиваемого документа (тема, период, номер дела и т.д.);
• Подтверждение, что в архиве такие сведения не найдены;
• Причины отсутствия (например, документ уничтожен, не подлежит хранению, срок хранения истёк и т.п.);
• Подпись и печать ответственного лица.

Документ имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства того, что запрашиваемая информация действительно отсутствует в официальных источниках.

Нормативно‑правовая база

Оформление и выдача справок об отсутствии архивов регулируются рядом нормативных актов РФ и региональных законов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (в части, касающейся доступа к архивным сведениям).
• Приказ Минкультуры России от № 834н – утверждает форму 086/у (унифицированный бланк справки).
• КонсультантПлюс, раздел 8.2.7 – при отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке организации.
• Региональные регламенты, например, Типовой регламент Архивного фонда Санкт‑Петербурга и Регламент Управления архивами Свердловской области, где предусмотрены образцы писем об отсутствии документов (приложения 5, 5а).
• Постановления о государственных услугах в сфере архивного дела (портал Госуслуг РФ, МФЦ).

Все эти документы определяют порядок оформления, сроки ответа (обычно 30 дней с момента получения запроса) и обязательные реквизиты справки.

Порядок получения справки

Подача запроса

Запрос может быть подан в любой из следующих форм:

1. Письменно (на бумажном бланке организации).
2. Электронно через портал государственных услуг (Госуслуги, региональные порталы).
3. Через МФЦ (многофункциональный центр).

В запросе обязательно указываются:

• Полные ФИО (или наименование организации) заявителя;
• Контактные данные (почта, телефон);
• Точная формулировка интересующего документа (номер дела, период, тема);
• Цель запроса (социально‑правовой характер, пенсионные выплаты, налоговый контроль и т.д.).

Рассмотрение запроса архивом

После получения запроса архивный сотрудник:

1. Проверяет наличие запрашиваемого документа в электронных и бумажных фондах;
2. Определяет, подпадает ли документ под ограничения (секретность, срок хранения более 75 лет и т.п.);
3. Если документ не найден, готовит справку об отсутствии.

Оформление справки

Справка оформляется в соответствии с установленным шаблоном (форма 086/у или региональная форма). Обязательные реквизиты:

• Шапка организации (название, ИНН, адрес, телефон);
• Номер и дата справки;
• Текст с указанием отсутствия сведений;
• Подпись ответственного лица (директор, главный архивариус) и печать.

Сроки и доставка

Согласно п. 8.2.7 КонсультантПлюс, ответ (в т.ч. справка об отсутствии) должен быть предоставлен в течение 30 календарных дней с даты получения запроса. Доставка может осуществляться:

• Лично в архив (выдача оригинала);
• Почтовой отправкой (заказным письмом);
• Электронно (скан копии в формате PDF).

Типовые формы и образцы

Ниже перечислены наиболее часто используемые формы:

• Форма 086/у – унифицированный бланк справки, утверждённый Приказом Минздрава от № 834н.
• Форма 9 (архивная справка) – применяется в Санкт‑Петербурге и некоторых регионах для подтверждения отсутствия сведений.
• Региональные образцы (приложения 5, 5а) – «Образец письма заявителю об отсутствии документов» (Управление архивами Свердловской области).
• Электронный шаблон в портале Госуслуг – автоматическое формирование справки после проверки запроса.

Все формы доступны для скачивания на официальных сайтах архивных учреждений или в разделе «Документы» портала государственных услуг.

Пример оформления справки об отсутствии архивов

Такой документ может быть использован в качестве подтверждения отсутствия сведений при обращении в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию или при решении иных юридических вопросов.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает подготовка справки?

Стандартный срок – 30 календарных дней. При наличии всех необходимых данных и отсутствии сложных проверок справка может быть готова уже через 5‑10 дней.

Можно ли получить справку онлайн?

Да. На портале Госуслуги и в региональных системах электронных услуг предусмотрена возможность подачи запроса и получения готовой справки в электронном виде (PDF).

Что делать, если в справке указана ошибка?

Необходимо направить письменный запрос об исправлении (пояснительное письмо) в тот же архив, где была выдана справка. По закону архив обязан пересмотреть решение в течение 10 дней.

Может ли справка об отсутствии быть использована в суде?

Да. Справка, оформленная в установленном порядке, имеет доказательную силу и может быть представлена в суде как подтверждение того, что запрашиваемые документы отсутствуют в официальных архивах.

Какие документы нужно приложить к запросу?

Для физических лиц – копию паспорта и заявление (по образцу). Для юридических лиц – устав, доверенность представителя и заявление.

Где можно получить справку?

• Государственные архивы – ФГС «Российский государственный архив», региональные архивы (например, Архивный фонд Санкт‑Петербурга, Управление архивами Свердловской области).
• Муниципальные органы – отделы архивного дела в администрации города/района.
• Многофункциональные центры (МФЦ) – при наличии соответствующей услуги в перечне государственных услуг.
• Портал Госуслуг – онлайн‑запрос и получение электронного документа.

Контактные данные большинства архивных учреждений доступны на их официальных сайтах. При обращении рекомендуется уточнить, какой именно бланк используется в конкретном регионе.

Справка об отсутствии архивов – важный юридический документ, который подтверждает, что в официальных архивах не найдено запрашиваемой информации; Оформление происходит в строгом соответствии с федеральными и региональными нормативными актами, а срок её выдачи не превышает 30 дней. Знание порядка подачи запроса, требований к документам и образцов форм поможет быстро получить нужный документ и избежать лишних задержек в решении социальных, пенсионных, налоговых и иных вопросов.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы всегда можете обратиться в ближайший архивный центр или воспользоваться сервисом Госуслуги для получения консультации онлайн.