Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — одно из крупнейших региональных архивных учреждений Центральной России, хранящее документы с XVII по XXI век․ Для эффективной работы с его фондами критически важно понимать структуру описей, основных справочно-поисковых средств, открывающих доступ к документам․ Данная статья систематизирует информацию о видах описей, способах доступа к ним (в т․ч․ электронных) и особенностях фондовой структуры архива на ․

Организационная структура: Два архива — две системы описей

В Смоленской области функционируют два главных государственных архива, имеющих разные профили фондов и, соответственно, разные системы описей:

• ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО) — основной архив дореволюционного и советского периода (до 1990-х гг․)․ Адрес: г․ Смоленск, ул․ Тенишевская, д․ 5․
• ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Смоленской области» (ГАНИСО) — архив документов новейшего периода (с 1990-х гг․ по настоящее время), а также документов общественных организаций (профсоюзов, добровольных обществ), переданных ему из ГАСО․ Адрес: г․ Смоленск, 214000․
• Филиал ГАСО в г․ Вязьма — хранит документы по Вяземскому уезду/району․

Важно: При поиске описей необходимо четко понимать, в каком именно учреждении хранится нужный фонд, так как нумерация фондов (ф․) в каждом архиве своя, а Путеводители и электронные каталоги разделены․

Основные виды справочно-поисковых средств (СПС)

Путеводители по фондам (Обобщенные СПС)

Это главные издания, дающие представление о составе архива в целом․ По данным открытых источников, существуют три ключевых Путеводителя:

1. Путеводитель по фондам досоветского периода (до 1917 г․)․ Охватывает фонды учреждений Смоленской губернии, уездных управлений, дворянских собраний, духовной консистории, земских учреждений и частных лиц․
2. Путеводитель по фондам советского периода (1917–1991 гг․)․ Включает фонды органов власти (губком, облком, губispолком, облispолком), народного хозяйства, науки, культуры, образования, здравоохранения, судебных и прокуратурских органов․ Отдельно выделены документы Западной области (1929–1937 гг․)․
3. Краткий справочник по фондам Центра документации новейшей истории (изд․ 1998 г․, актуален для ГАНИСО)․

На официальном сайте ГАСО эти Путеводители доступны для скачивания в формате RTF, что позволяет работать с ними офлайн и использовать полнотекстовый поиск․

Описи фондов (Специальные СПС)

Опись — это основной учетный документ, составляемый к каждому фонду отдельно․ В описях ГАСО содержатся:

• История учреждения — образца документа (краткая справка о создателе документов)․
• Сведения о составе и сохранности фонда (даты крайних документов, количество дел, язык документов)․
• Систематические (тематические) перечни дел․
• Хронологические перечни дел․
• Указатели имен географических, фамилий, названий учреждений․

Примеры структуры описей дореволюционного периода (по данным каталога):

• Ф․ 89․ Отряд по составлению владенных записей в Смоленской губернии Смоленского губернского управления государственными имуществами (1869–1872 гг․)․
• Ф․ 91․ Краснинская уездная землеустроительная комиссия Смоленской губернии (1907–1917 гг․)․
• Ф․ 105․ Дорогобужское волостное правление / Дорогобужское окружное управление государственными имуществами (1838–1866 гг․)․
• Фонд графа И․А․ Уварова (помещик, археолог), пример личного фонда․
• Ф․ 48․ Смоленская духовная консистория — главный фонд для хранения метрических книг (рождение, брак, смерть) приходов Смоленской епархии․

Электронные каталоги и базы данных (ГИС УИАД)

На портале «Архивы России» (ГИС УИАД, Государственная информационная система удаленного использования архивных документов) представлены Центральный фондовый каталог для обоих смоленских архивов․ Это основной современный инструмент удаленного поиска:

• Поиск по номеру фонда, описи, дела․
• Поиск по ключевым словам в заглавиях дел․
• Возможность заказа копий документов дистанционно․

Особенности описей по ключевым тематическим группам

Метрические книги и ревизские сказки (Генеалогика)

Наиболее востребованные исследователями фонды имеют специфическую структуру описей:

• Ф․ 48 (Духовная консистория): Описи структурированы по уездам и приходам․ В описях указаны: номер прихода, наименование церкви, годы покрытия метрическими книгами, сохранность (есть пробелы из-за пожаров/войн)․
• Ревизские сказки: Обычно сосредоточены в фондах губернских казенных палат, казенных управлений государственными имуществами (Ф․ 89 и аналогичные) и уездных казенных палат․ Описи содержат перечни по уездам, волостям и деревням с указанием номера ревизии (I–X)․

Земельные и поместные дела

Фонды землеустроительных комиссий (например, Ф․ 91 — Краснинская уездная землеустроительная комиссия), уездных земельных комиссий, губернского управления государственными имуществами содержат описи с подробными указателями по названиям деревень, владельцам земель, номерам межевок и планам․

Документы Западной области (1929–1937)

Уникальный массив документов, отложившийся в ГАСО․ Путеводитель по советскому периоду имеет отдельный раздел/том, посвященный фондам Западной облispолкома, облплана, облздрава и уездных исполкомов, вошедших в состав Западной области․ Описи этих фондов позволяют проследить административно-территориальное деление, ликвидированное в 1937 г․ при образовании Смоленской области․

Документы общественных организаций

Согласно Путеводителю (раздел 14), фонды профсоюзов, комсомола, добровольных обществ (Осоавиахим, Красный Крест и др․) переданы в ГАНИСО․ Их описи необходимо искать в каталогах и ГИС УИАД именно Архива новейшей истории․

Практический алгоритм работы с описями ГАСО (2026 г․)

1. Определите архив-хранитель․ До 1917 г․ и 1917–1991 гг․ (органы власти/хоз-во) — ГАСО․ После 1991 г․ + общественные организации — ГАНИСО․ Вяземский уезд — Филиал ГАСО в Вязьме․
2. Начните с Путеводителя (RTF-файлы на сайте ГАСО)․ Найдите нужный фонд по наименованию учреждения или тематическому указателю․ Запишите номер фонда (ф․)․
3. Перейдите в ГИС УИАД (Портал «Архивы России»)․ Выберите нужный архив (ГАСО или ГАНИСО)․ Введите номер фонда․ Система выдаст список описей к этому фонду (Оп․ 1, Оп․ 2․․․)․
4. Изучите опись онлайн․ В ГИС УИАД часто доступен просмотр заглавий дел внутри описи․ Используйте фильтр по годам или ключевым словам․
5. Зафиксируйте реквизиты дела: Фонд — Опись — Дело (например: Ф․ 48, Оп․ 12, Д․ 45)․
6. Закажите дело․ Лично в читальном зале (предзаказ через сайт/почту) или дистанционно (заказ копий/цифровых копий через ГИС УИАД)․

Доступ к описям в читальном зале ГАСО

Не все описи оцифрованы и выложены в ГИС УИАД в полном объеме (особенно сложные указатели фамилий/географических названий внутри описей)․ В читальном зале ГАСО (ул․ Тенишевская, 5) доступны:

• Оригиналы описей (переплетенные тома)․
• Карточные каталоги (алфавитные, систематические), для фондов, по которым электронные описи неполны․
• Местные базы данных архива (доступны только на компьютерах читального зала), содержащие сканы описей и дополнительные указатели․
• Помощь архивариуса-консультанта по подбору фондов․

Типичные проблемы и советы

Ключевые ресурсы и ссылки (на )

• Сайт ГАСО: Раздел «Научно-справочный материал» -> Скачивание Путеводителей (RTF) и Перечня баз данных․
• Портал «Архивы России» (ГИС УИАД): archive․gov․ru — Центральный фондовый каталог ГАСО и ГАНИСО․
• Каталог дореволюционных фондов (kdkv․narod․ru): Исторический ресурс, может содержать старую нумерацию и дополнительные комментарии исследователей․
• Email/Телефон ГАСО: Для предварительных консультаций и заказа копий описей/дел․

Система описей Государственного архива Смоленской области представляет собой многоуровневую структуру: от обобщенных Путеводителей (дореволюционный/советский периоды) до детальных описей к каждому фонду․ На современном этапе (конец 2026 г․) основной вектор доступа сместился в сторону ГИС УИАД (Портала «Архивы России»), где доступны Централизованные фондовые каталоги обоих смоленских архивов․ Однако для глубокого историко-генеалогического или научного исследования часто неизбежен визит в читальный зал для работы с указателями внутри описей (фамилиями, географическими названиями), которые еще не полностью интегрированы в электронную поисковую систему․ Грамотное использование Путеводителей для входа в фондовую структуру и ГИС УИАД для навигации по описям — залог успешной работы в Смоленском архиве․