Вопрос о сроках хранения документов стоит перед любой организацией, работающей в сфере государственного управления, местного самоуправления или коммерческого сектора․ От правильного определения периода хранения зависит не только соблюдение законодательства, но и сохранность исторической и правовой информации․

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие сроки хранения и порядок передачи документов в архив, включают:

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 июля 2023 г․ № … (утверждён приказом Федерального архивного агентства)․ В документе изложены правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г․ «Об архивных документах» (ст․ 21‑22, 22․1) – определяет категории документов и предельные сроки их хранения․
• Федеральный закон № 6‑ФЗ от  г․ «О бухгалтерском учёте» – устанавливает сроки хранения бухгалтерской (финансовой) документации (5 лет с даты окончания отчётного периода)․
• Приказ ФАА № 77 от  г․ – «Новые правила хранения документов», в котором уточнены сроки для видеодокументов, фонодокументов и др․

Классификация документов по срокам хранения

Согласно вышеуказанным нормативным актам, все архивные документы делятся на три группы:

1. Документы временного хранения – срок менее 10 лет․
2. Документы длительного (долговременного) хранения – срок от 10 лет до 50 лет․
3. Документы постоянного (неограниченного) хранения – срок более 50 лет (в т․ч․ «бессрочное» хранение)․

Документы временного хранения (срок < 10 лет)

К этой категории относятся большинство управленческих, бухгалтерских и кадровых документов, срок хранения которых установлен законом до 10 лет․ Примеры:

• Бухгалтерские отчёты – 5 лет (с 2025 года, ранее 4 года)․
• Документы по закупкам, договоры, служебные записки – 3‑5 лет в зависимости от вида․
• Видео‑ и фонодокументы – 3 года (приказ ФАА 2023)․

Эти документы не подлежат обязательной передаче в архив․ Их можно уничтожать после истечения установленного срока, если нет иных требований (например, судебных)․

Документы длительного хранения (10‑50 лет)

После завершения делопроизводственного года документы, срок хранения которых превышает 10 лет, переводятся в архив․ К таким документам относятся:

• Документы по личному составу (личные дела работников) – 75 лет с даты формирования или закрытия дела․
• Документы, связанные с государственной тайной, обороной, национальной безопасностью – срок от 20 до 50 лет в зависимости от уровня секретности․
• Документы, отражающие важные исторические события (например, акты о создании муниципалитетов) – обычно от 20 до 50 лет․

Документы постоянного хранения (более 50 лет)

К этой группе относятся документы, которые имеют историческую, культурную или научную ценность, а также документы, подлежащие хранению «до ликвидации организации»․ Примеры:

• Уставные документы, учредительные акты․
• Решения высших органов государственной власти․
• Документы, образующие архивный фонд Российской Федерации․

Эти документы передаются в всенародный архив и хранятся до тех пор, пока не будет принято решение об их уничтожении (что происходит крайне редко)․

Порядок передачи документов в архив

Согласно п․ 47 Правил (утв․ приказом ФАА от 31 июля 2023 г․), документы переводятся в архив в строгом соответствии с установленными сроками:

• Документы не могут быть переданы в архив ранее, чем через 1 год после завершения их обработки․
• Документы должны быть переданы не позднее 3 лет после окончания их обработки․
• Для документов с длительным сроком хранения (10‑50 лет) передача в архив обязательна, независимо от желания организации․

Процедура передачи включает:

1. Проведение экспертизы ценности – определение архивной ценности и срока хранения․
2. Составление акта приёма‑передачи и формирование пакета документов (описание, классификация, индексация)․
3. Регистрация в журнале учёта и передача в архивный фонд․
4. Ведение учётных карточек в архиве (в электронном виде или на бумаге)․

Уничтожение архивных документов

Уничтожение возможно только после полного истечения установленного срока хранения и при отсутствии запретов (например, судебных или международных)․ Процедура включает:

• Подготовку решения об уничтожении (утверждается руководителем организации)․
• Проведение внешней экспертизы (при необходимости) в Федеральном архивном агентстве․
• Оформление акта об уничтожении с указанием количества, типа и способа уничтожения (шрединг, сжигание и т;п․)․
• Сохранение копий акта в течение 5 лет в качестве доказательства соблюдения законодательства․

Таблица типовых сроков хранения (по состоянию на 2025‑2026 годы)

Тип документа	Срок хранения	Куда передается после истечения срока
Бухгалтерская (финансовая) документация	5 лет	Уничтожение (по решению руководства)
Документы по личному составу (личные дела)	75 лет	Передача в архив (длительный срок)
Видеодокументы, фотоматериалы	3 года	Уничтожение (если нет иной ценности)
Документы, связанные с государственной тайной (секретный уровень)	20‑50 лет	Передача в архив (длительный срок)
Уставные и учредительные акты	Бессрочно	Постоянное хранение в архиве
Документы по проектам и программам развития	10 лет	Передача в архив (длительный срок)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли передавать в архив документы, срок хранения которых менее 10 лет?

Нет, передача не обязательна․ Однако организация может решить передать их в архив добровольно, если они обладают исторической или исследовательской ценностью․

Как считается срок хранения? С даты создания документа или с даты завершения делопроизводственного года?

Срок считается с даты завершения делопроизводственного года, в котором документ был сформирован․ Это правило фиксировано в ст․ 22 ФЗ 125‑ФЗ․

Что делать, если срок хранения уже истёк, но документ всё ещё нужен для судебного разбирательства?

В таком случае документ сохраняется до завершения судебного процесса, а его дальнейшее уничтожение откладывается до окончательного решения суда․

Как часто необходимо проводить экспертизу ценности документов?

Экспертиза проводится при каждой передаче в архив, а также при плановых проверках (обычно раз в 3‑5 лет) для уточнения сроков и выявления избыточных материалов․

Практические рекомендации для организаций

• Внедрить автоматизированную систему учёта документов (ЭДО), где каждый документ получает метку с указанием срока хранения․
• Назначить ответственного за архивное делопроизводство, который будет контролировать сроки и порядок передачи․
• Регулярно проводить внутренние аудиты (не реже одного раза в год) для проверки соответствия фактического хранения нормативным срокам․
• Сохранять копии актов о передаче и уничтожении в электронном виде, доступные для проверяющих органов․
• Обучать персонал правилам делопроизводства и архивного дела – это снижает риск ошибок и штрафов․

Соблюдение сроков хранения государственных архивных документов – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент сохранения национального наследия․ Точные сроки, чётко прописанные в нормативных актах, позволяют организациям планировать работу с документами, своевременно передавать их в архив и правильно уничтожать уже не нужные материалы․ При правильном подходе к учёту и архивированию организация обеспечивает законность своей деятельности и вносит вклад в сохранение исторической памяти страны․

---

Дата актуализации статьи:  г․