График отпусков – один из ключевых кадровых документов, который обязателен к хранению в любой организации (государственной, муниципальной или частной). Неправильный расчёт срока хранения может привести к штрафам, проблемам при проверках и невозможности подтвердить права работников. В статье подробно рассматриваются нормативные основания, порядок расчёта срока, варианты хранения (бумажный и электронный) и рекомендации по уничтожению.

Нормативно‑правовая база

Сроки хранения графика отпусков регулируются несколькими нормативными актами:

• Перечень типовых управленческих архивных документов (ст. 381, ст. 453) – утверждён Приказом Минкультуры России от № 558.
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 23).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 165, 166) – определяет порядок оформления отпусков.
• Приказы ФНС и ФСС, а также методические рекомендации Росархива (п. 453 перечня от г.).

Все эти документы указывают один и тот же срок хранения графика отпусков – три года после окончания года, к которому он относится.

Срок хранения графика отпусков

Согласно указанным нормативным актам, график отпусков хранится 3 (три) года. При этом срок считается от 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство по документу.

Пример расчёта

1. График отпусков составлен и утверждён в декабре 2024 года.
2. Он относится к отпускному периоду 2024 года и действует до 31 декабря 2024 года.
3. Счёт три года начинается с 1 января 2025 года.
4. Следовательно, график можно уничтожить не ранее 1 января 2028 года.

Если график отпусков относится к нескольким календарным годам (например, в нём указаны переносы отпусков на 2025 год), срок считается по каждому году отдельно, но в практике обычно берут дату окончания последнего года, к которому относится документ.

Как правильно вести учёт сроков

Для упрощения контроля за сроками хранения рекомендуется вести реестр документов. В реестре указываются:

Такой реестр позволяет быстро определить, какие документы уже подлежат уничтожению;

Варианты хранения

4.1 Бумажный архив

• Хранить в специально отведённом архивном помещении, отвечающем требованиям пожарной безопасности и контроля доступа.
• Документы размещать в папках с чёткой маркировкой (год, тип документа).
• Обеспечить условия влажности 45‑55 % и температуры 18‑22 °C.

4.2 Электронный архив

• Сканировать оригиналы в формате PDF/A‑2 (долговременный архивный формат).
• Хранить в системе электронного документооборота (ЭДО) с поддержкой метаданных (дата создания, срок хранения, ответственный).
• Регулярно делать резервные копии (не менее 2‑х копий, хранить в разных физических местах).
• Обеспечить электронную подпись оригиналов, если это требуется нормативами (например, для подтверждения подлинности при проверке).

Для большинства организаций удобнее вести двойное хранение: оригиналы в бумажном виде (для проверок) и копии в электронном архиве (для быстрого доступа).

Порядок уничтожения графика отпусков

1. Проверка срока. С помощью реестра убедитесь, что срок хранения истёк.
2. Согласование. Утвердите решение об уничтожении в установленном порядке (приказ руководителя, согласование с отделом кадров).
3. Физическое уничтожение. Для бумажных документов – шредер, соответствующий требованиям ФЗ 129‑ФЗ (разрезание на куски не менее 5 × 5 мм).
4. Электронное уничтожение. Удалить файлы из основной системы, а также из всех резервных копий (при необходимости – использовать специальные программы без возможности восстановления).
5. Документирование процесса. Составить акт об уничтожении, указав перечень уничтоженных документов, дату, способ и подписи ответственных лиц.

Акт об уничтожении хранится в архиве организации в течение 5 лет (по требованиям к документам, подтверждающим действия с архивными материалами).

Особые случаи

6.1 Дополнительные отпуска (ВУТ, отпуск по уходу за ребёнком и др.)

Для некоторых видов отпусков действуют иные сроки хранения:

• Отпуск по уходу за ребёнком (ВУТ) – 5 лет после окончания года, к которому он относится.
• Отпуск по состоянию здоровья, связанному с опасными условиями труда – 50 лет (если оформлен после ) или 75 лет (если оформлен до этой даты).

6.2 Переносы отпусков

Если отпуск, запланированный в графике, не был использован в текущем году и перенесён на следующий, срок хранения считается по каждому году отдельно. То есть график 2024 года, содержащий перенос на 2025 год, будет храниться до 31 декабря 2027 года (для части 2024 г.) и до 31 декабря 2028 года (для части 2025 г.).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Сколько лет хранить график отпусков?

Три года после окончания года, к которому относится график (счёт начинается с 1 января следующего года).

7.2 Можно ли хранить график в электронном виде вместо бумажного?

Да, при условии, что электронный документ соответствует требованиям ФЗ 129‑ФЗ (формат PDF/A, электронная подпись, надёжное резервное копирование).

7.3 Что делать, если график отпусков был составлен в конце года, а проверка проводится в начале следующего?

Счёт срока начинается с 1 января следующего года, поэтому в начале года документ ещё находится в пределах срока хранения.

7.4 Какой срок хранения у приказов, связанных с отпуском?

Приказы о предоставлении основного отпуска – 5 лет. Приказы о дополнительном отпуске (например, ВУТ) – 5 лет, а документы, подтверждающие условия труда, могут храниться до 50‑75 лет.

7.5 Нужно ли хранить графики отпусков после ликвидации организации?

Да, в архивных фондах сохраняются документы, относящиеся к трудовым отношениям, в течение установленных сроков (в т.ч. 3 года для графиков отпусков). После истечения срока их можно уничтожать в соответствии с процедурой ликвидации.

• График отпусков хранится три года после окончания календарного года, к которому он относится.
• Счёт срока начинается с 1 января следующего года.
• Для контроля сроков рекомендуется вести реестр документов.
• Хранить графики можно как в бумажном, так и в электронном виде – при соблюдении требований к архивным материалам.
• Уничтожать документы следует только после подтверждения истечения срока и оформления акта об уничтожении.
• Особые виды отпусков (ВУТ, опасные условия труда) имеют более длительные сроки хранения.

Соблюдение указанных правил поможет избежать штрафов, упростит работу отдела кадров и обеспечит надёжную документальную поддержку при проверках со стороны контролирующих органов.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.