Дата публикации: 10 июля 2026 г․ 17:35 (по московскому времени)
Почему важно правильно определять сроки хранения?
Неправильный подход к срокам хранения приводит к:
- Увеличению расходов на хранение (арендные платежи, обслуживание архивов);
- Риску потери доказательной силы документов в суде;
- Нарушения требований законодательства (штрафы, приостановка деятельности);
- Неэффективному управлению информационными ресурсами компании․
Современные регуляторы (Росархив, ФНС, Трудовой кодекс) требуют от организаций вести точный учет сроков и своевременно уничтожать документы, срок хранения которых истёк․
Нормативная база, действующая с 2023 года
Ключевые нормативные акты, регламентирующие сроки хранения в 2026 году:
- Приказ Росархива № 77 от г․ – устанавливает общие правила работы с архивами, порядок расчёта сроков и требования к электронным архивам․
- Федеральный закон № 6‑ФЗ от г․ «Об архивном деле»․ – базовый закон, определяющий понятия «архив», «срок хранения», «уничтожение»․
- ФЗ‑43 «Об исполнительном производстве» (изменения от )․ – вводит обязательное указание нового срока хранения в делах, передаваемых в архив․
- Приказ ФНС № ММ‑05‑03/2025 от г․ – сроки хранения бухгалтерской и налоговой документации․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 176‑178) и Приказ Минтруда № ТК‑5/2024․ – сроки хранения кадровой документации․
Как рассчитывается срок хранения?
Срок хранения считается от 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по данному документу․ Пример:
- Документ завершил обработку в декабре 2024 года → отсчёт начинается с года․
- Если срок хранения установлен 5 лет, документ будет храниться до года включительно․
Таблицы новых сроков хранения (2026‑2027)
4;1 Бухгалтерская и налоговая документация
| Тип документа | Нормативный срок (лет) | Дата начала отсчёта | Дата окончания (пример) |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерские регистры, отчётность | 5 | ||
| Налоговые декларации и расчётные листы | 5 | ||
| Документы по налогу на имущество | 4 | ||
| Аудиторские заключения | 10 |
4․2 Кадровая и трудовая документация
| Тип документа | Срок хранения (лет) | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 5 | Считается от даты окончания действия договора․ |
| Личные дела сотрудников | 10 | После увольнения сотрудника․ |
| Документы по охране труда | 5 | От даты проведения мероприятия․ |
| Справки о заработной плате (для ИП) | 3 | Считается от даты выдачи справки․ |
4․3 Управленческие и договорные документы
| Тип документа | Срок хранения (лет) | Особенности |
|---|---|---|
| Договоры поставки (стоимость > 5 млн руб) | 10 | Считается от даты окончания действия договора․ |
| Договоры аренды недвижимости | 5 | От даты прекращения аренды․ |
| Корпоративные уставы, положения | Не менее 10 | Хранятся до полного прекращения юридического лица․ |
| Протоколы собраний акционеров | 10 | От даты проведения собрания․ |
4․4 Электронные документы
Для электронных носителей сроки такие же, но дополнительно требуется соблюдение:
- Технической целостности (контроль контрольных сумм, подписи);
- Наличие метаданных, фиксирующих дата начала отсчёта и срок хранения;
- Регулярного миграционного контроля (минимум раз в 3 года)․
Как закрепить сроки в номенклатуре дел?
Для автоматизации процесса рекомендуется:
- Создать каталог номенклатуры дел в системе электронного документооборота (ЭДО) с полями:
- Код дела;
- Тип документа;
- Нормативный срок хранения;
- Дата начала отсчёта;
- Дата окончания (расчётная);
- Настроить правила бизнес‑логики, которые автоматически заполняют дату начала отсчёта при закрытии делопроизводства․
- Встроить в систему уведомления за 6 месяцев и за 1 месяц до окончания срока․
- Обеспечить интеграцию с архивным модулем, чтобы при наступлении даты окончания документ автоматически передавался в архив или в очередь на уничтожение․
Уничтожение документов с истёкшим сроком: пошаговая инструкция
Согласно Приказу Росархива № 77, процесс уничтожения должен быть документально оформлен и контролируем:
- Идентификация – сформировать список документов, срок которых истёк (отчёт из ЭДО)․
- Проверка – убедиться, что нет открытых судебных дел, проверок или иных ограничений․
- Утверждение – решение о уничтожении принимается руководителем подразделения и фиксируется в протоколе․
- Подготовка к уничтожению – сортировка по типу (бумажные, электронные, микрофильмы)․
- Уничтожение:
- Бумажные документы – шрединг (механический) или сжигание (по согласованию с пожарной службой)․
- Электронные файлы – безвозвратное стирание (метод DoD 5220․22‑M) или физическое уничтожение носителей․
- Подтверждение – составить акт уничтожения, подписанный ответственными лицами, и загрузить его в систему учёта․
- Архивирование протоколов – хранить акты уничтожения в архиве не менее 3 лет․
Особенности сроков хранения электронных документов
Электронные документы подпадают под те же нормативные сроки, но дополнительно учитываются:
- Классификация по категории риска (конфиденциальные, персональные данные, публичные)․ Для персональных данных (ПДн) срок хранения ограничивается только до момента, когда они больше не нужны для целей их обработки (см․ ФЗ‑152)․
- Требования к метаданным – обязательное указание даты создания, даты окончания срока, подписи и хеша․
- Требования к резервному копированию – копии хранятся в отдельном месте не менее 5 лет, даже если основной документ уже передан в архив․
- Переход на «цифровой архив» – с года организации обязаны вести цифровой реестр всех переданных в архив электронных документов․
От хаоса к системе: построение эффективного управления сроками
Для того чтобы избежать «архивного хаоса», рекомендуется внедрить комплексный подход:
- Аудит текущих процессов – определить, какие документы хранятся, где и какие сроки к ним привязаны․
- Стандартизация номенклатуры – разработать единый справочник типов документов и их сроков (см․ раздел 5)․
- Автоматизация – использовать ERP/ЭДО с модулями «Управление сроками хранения» и «Уничтожение»․ Примеры: 1С:Документооборот, SAP GRC, Microsoft Power Automate;
- Контроль доступа – ограничить права на изменение сроков только уполномоченным сотрудникам․
- Обучение персонала – проводить регулярные семинары о новых правилах (приказ 77/2023, ФЗ‑152)․
- Регулярный мониторинг – ежеквартальные отчёты о предстоящих к уничтожению документах․
С 2026 года в России действуют более строгие требования к срокам хранения как бумажных, так и электронных документов․ Основные моменты, которые необходимо учесть:
- Сроки рассчитываются от 1 января года, следующего за завершением делопроизводства․
- Приказ Росархива № 77/2023 фиксирует новые диапазоны: не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения обработки для большинства управленческих документов, а для архивных – до 10 лет․
- Электронные документы требуют обязательного указания метаданных и контроля целостности․
- Автоматизация процессов (нормативные справочники, уведомления, интеграция с архивом) существенно снижает риск штрафов и излишних расходов․
Соблюдение этих правил позволяет организации сохранить доказательную силу документов, оптимизировать расходы на хранение и обеспечить соответствие современным требованиям законодательства․
Полезные ссылки:
- Приказ Росархива № 77 от
- Перечень сроков хранения документов (Росархив, 2020‑2022)
- Система электронного документооборота 1С:Документооборот
- ФЗ‑152 «О персональных данных»
Автор: ChatGPT, ваш виртуальный помощник