Инвентаризация – это обязательная контрольная процедура, направленная на проверку фактического наличия и состояния имущества организации и его сопоставление с учётными данными бухгалтерском учётех к

Зачем нужна инвентаризация фондов архива

• Обеспечение сохранности документального наследия․ Позволяет выявить утраты, повреждения или неправильное размещение дел․
• Повышение точности учёта․ Сопоставление фактического наличия с описями и карточками учёта исключает расхождения․
• Соответствие законодательным требованиям․ Федеральные законы и стандарты бухгалтерского учёта предписывают периодическую инвентаризацию активов, в т․ч․ архивных фондов․
• Подготовка к аттестации и аккредитации․ Наличие актуальных данных о фондах необходимо при прохождении проверок контролирующих органов․
• Оптимизация хранения и использования․ Выявление неиспользуемых или дублирующих материалов способствует рациональному распределению площадей и ресурсов․

Виды инвентаризации архивных фондов

1. Плановая (периодическая) инвентаризация․ Проводится согласно утверждённому графику (обычно раз в год или раз в два года) независимо от выявленных проблем․
2. Внеплановая (внеочередная) инвентаризация․ Инициируется по конкретным основаниям: подозрение на хищение, повреждение, изменение условий хранения, реорганизация подразделения, переход дел в электронный формат и т․д․
3. Выборочная инвентаризация․ Охватывает только часть фонда (например, отдельные описи, конкретные серии документов или электронные носители)․ Применяется для оперативного контроля․
4. Полная инвентаризация․ Осуществляется над всем архивным фондом организации․ Требует наибольших трудозатрат, но даёт наиболее достоверную картину․

Этапы проведения инвентаризации фондов архива

Подготовительный этап

• Утверждение приказа о проведении инвентаризации (указывает сроки, состав комиссии, объект и вид инвентаризации)․
• Формирование инвентаризационной комиссии (председатель – обычно руководитель архива или главный бухгалтер, члены – специалисты по учёту, юристы, ответственные за хранение)․
• Подготовка нормативной и методической базы: приказы Минкультуры РФ, Федеральный стандарт бухгалтерского учёта (ФСБУ) «Инвентаризация активов и обязательств», внутренние положения архива․
• Определение описей, дел, электронных носителей: проверка работоспособности сканеров, серверов, резервных копий․

Основной этап (сам процесс инвентаризации)

1. Описание и маркировка единиц хранения․ Каждое дело, том, электронный файл получает уникальный инвентарный номер или штрих‑код, если ещё не помечен․
2. Сверка фактического наличия с учётными данными․ Члены комиссии физически проверяют наличие каждого объекта, сравнивая его с записями в описях, карточках учёта, электронных реестрах․
3. Фиксация расхождений․ При выявлении недостач, излишков, повреждений или неправильного оформления составляются акты расхождения (форма ИНВ‑1, ИНВ‑2 и т․д․)․
4. Оценка состояния сохранности․ Для бумажных документов отмечаются признаки влажности, плесени, механических повреждений; для электронных носителей – целостность файлов, доступность метаданных․
5. Документирование результатов․ Заполняются описи инвентаризации, акты приёма‑передачи (если требуется перемещение материалов), журналы учёта․

Заключительный этап

• Подготовка итогового отчёта о проведённой инвентаризации (с указанием выявленных недостач, излишков, повреждений, причин и предложений по их устранению);
• Учёт результатов в бухгалтерии: корректировка остатков, списание утраченных или безнадёжно повреждённых единиц, отражение излишков․
• Разработка мероприятий по устранению выявленных нарушений (реставрация, пере placement, улучшение условий хранения, обновление электронных систем)․
• Хранение всех документов инвентаризации в течение установленного срока (не менее 5 лет по законодательству РФ)․

Кто проводит инвентаризацию архивных фондов

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» и ФСБУ 5/2019 «Инвентаризация активов и обязательств», инвентаризацию обязаны проводить:

• Руководитель организации (издаёт приказ о проведении)․
• Главный бухгалтер (обеспечивает methodological и бухгалтерскую часть)․
• Специализированная инвентаризационная комиссия, в состав которой входят:
• Руководитель архива или его заместитель;
• Старший архивариус (ответственный за описи и учёт);
• Бухгалтер, отвечающий за учёт основных средств и нематериальных активов;
• Юрист (для проверки правомерности действий и оформления актов);
• Технический специалист (при работе с электронными носителями)․

Нормативная база, регулирующая инвентаризацию архивных фондов

1. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст․ 12 – обязательность инвентаризации)․
2. ФСБУ 5/2019 «Инвентаризация активов и обязательств»․
3. Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Положения о ведении государственного учёта и хранения документов Архивного фонда РФ»․
4. Внутренние нормативные акты организации: Положение об архиве, Инструкция по учёту архивных фондов, Регламент проведения инвентаризации․
5. ГОСТ Р 7․0․12‑2011 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности․ Основные положения»․

Особенности инвентаризации архивных фондов

• Учёт описей и дел․ Основная единица хранения – дело (или том)․ При инвентаризации проверяется наличие каждого дела по его инвентарному номеру и соответствие содержания описи․
• Электронные архивные носители․ Требуется проверка целостности файлов, доступности метаданных, наличия резервных копий и соответствия форматам долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML и т․д․)․
• Условия хранения․ При инвентаризации фиксируются показатели температуры, влажности, освещённости, наличие защитных средств от пожара и насекомых․
• Документальная ценность․ При выявлении повреждений оценивается степень утраты информационной ценности и необходимость реставрации илиdigitization․
• Конфиденциальность․ При работе с ограниченным доступом (секретные, персональные данные) соблюдаются требования ФЗ‑152 «О персональных данных» и внутренние положения о защите информации․

Примерный чек‑лист инвентаризации архивного фонда

• Приказ о проведении инвентаризации (№, дата)․
• Состав комиссии и их подписи․
• Перечень инвентаризируемых объектов (описи, дела, электронные базы)․
• Акты сверки фактического наличия с учётными данными (форма ИНВ‑1)․
• Акты расхождений (недостачи, излишки, повреждения)․
• Журнал учёта повреждений и рекомендаций по реставрации․
• Бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации (списание, корректировка остатков)․
• Акт о возврате документов на хранение (если проводилось временное изъятие)․
• Сохранение всей документации инвентаризации в архиве организации не менее 5 лет․

Инвентаризация фондов архива – это не просто формальная процедура, а важный инструмент обеспечения сохранности документального наследия, повышения точности учёта и соблюдения законодательных требований․ Правильно спланированная и проведённая инвентаризация позволяет:

• Своевременно обнаружить утраты и повреждения;
• Корректировать учётные данные и предотвращать финансовые потери;
• Улучшить условия хранения и повысить эффективность использования архивных ресурсов;
• Подготовить организацию к внешним проверкам и аттестациям․

Соблюдение этапов, привлечение квалифицированной комиссии и использование нормативной базы гарантируют, что результаты инвентаризации будут объективными, документированными и полезными для дальнейшего управления архивным фондом․

---

Статья подготовлена ․