Актуальность вопроса. Неправильное определение и соблюдение сроков хранения приводит к штрафам, потере информации и риску нарушения законодательства о защите персональных данных. Поэтому каждый госорган обязан вести чёткую политику архивного хранения, опираясь на действующую нормативную базу.
Нормативно‑правовая база
Ключевые нормативные акты, регулирующие сроки хранения документов в государственных органах, включают:
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
В перечне указаны сроки для более чем 200 видов документов. - Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» – определяет общие принципы формирования, хранения и уничтожения архивных документов.
- Федеральный закон от № 6‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – уточняет порядок расчёта сроков и обязательность их фиксировать в номенклатуре дел.
- Распоряжение Правительства РФ от № 637‑р – регламентирует хранение электронных документов и их переход в цифровой архив.
- Постановления Правительства РФ и приказы Федархива, уточняющие сроки для отдельных категорий (бухгалтерия, кадры, личные дела, документы по госзакупкам и др.).
Классификация сроков хранения
Сроки делятся на три группы:
- Временный срок хранения (до 10 лет) – документы, после истечения которых передаются в архив или уничтожаются.
- Долгосрочный срок (10–75 лет) – документы, требующие сохранения в архиве более 10 лет, но менее 75 лет.
- Постоянный срок (более 75 лет) – документы, которые сохраняются до момента ликвидации организации (например, уставные документы, акты о создании, важные исторические материалы).
Примеры типовых сроков
| Тип документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Бухгалтерская (отчётность, налоговые декларации) | 5 лет (по Налоговому кодексу) – 10 лет (по ФЗ 125‑ФЗ) | ФЗ 6‑ФЗ, Приказ 236 |
| Кадровые документы (трудовые договоры, личные дела) | 75 лет | ФЗ 125‑ФЗ, Приказ 236 |
| Документы по закупкам (контракты, акты выполненных работ) | 10 лет | ФЗ 44‑2021, Приказ 236 |
| Документы по личному составу (служебные удостоверения, приказы о повышении) | 75 лет | ФЗ 125‑ФЗ |
| Электронные документы (ЭДО) | От 5 до 75 лет в зависимости от категории | Распоряжение 637‑р, Приказ 236 |
Как фиксировать сроки в номенклатуре дел
Для каждого вида делопроизводственной деятельности необходимо:
- Определить тип документа согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (Приказ 236).
- Установить срок хранения, исчисляемый с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (ст. 22 КонсультантПлюс).
- Внести срок в нормативные регистры (реестр номенклатуры дел, регистр сроков хранения).
- Обеспечить автоматическое напоминание в системе электронного документооборота о приближении даты истечения срока.
Уничтожение документов с истёкшим сроком
Процедура уничтожения должна быть документально оформлена и включать следующие шаги:
- Подготовка акта об уничтожении – в акте указываются наименования, количество, срок хранения, дата завершения делопроизводства.
- Согласование акта с архивным отделом и, при необходимости, с контролирующим органом (например, ФНС).
- Физическое уничтожение (шрединг, сжигание) под наблюдением уполномоченных лиц.
- Внесение сведений об уничтожении в журнал учёта уничтоженных документов.
Особенности сроков хранения электронных документов
С 2024 года электронные документы регулируются отдельным нормативным актом (Распоряжение 637‑р). Ключевые моменты:
- Электронные документы хранятся в системах электронного архива (ЭЭА), где гарантируется их целостность и подлинность.
- Сроки хранения определяются тем же перечнем (Приказ 236), но учитывают категорию доступа (публичные, конфиденциальные, секретные).
- Для электронных документов срок считается от даты их окончательной подписи, а не от даты создания.
- При переходе из «временного» в «постоянное» хранение система автоматически переводит файл в архивный слой с более строгими правилами доступа.
Практические рекомендации по организации архивного хранения в государственных органах
- Создайте единый регистр сроков хранения – в нём фиксируются все виды документов, их коды, сроки и ответственные лица.
- Автоматизируйте контроль – используйте модули контроля сроков в системах ДЭК (делопроизводный электронный комплекс).
- Обучайте персонал – регулярно проводите инструктажи по правилам формирования, маркировки и передачи документов в архив.
- Проводите ежегодный аудит – проверяйте соответствие фактического хранения установленным срокам.
- Обеспечьте защиту персональных данных – при работе с документами по личному составу соблюдайте требования ФЗ 152 о защите ПДн.
- Планируйте цифровую миграцию – перевод бумажных архивов в электронный формат ускоряет поиск и упрощает контроль сроков.
Соблюдение сроков хранения документов в архивах государственных организаций – обязательное условие законности и эффективности работы государственных органов. Ключевые шаги включают:
- Определение сроков на основе Приказа Росархива № 236 (2019) и последующих нормативных актов.
- Фиксацию сроков в нормативных регистрах и автоматизацию контроля.
- Правильную организацию процесса уничтожения просроченных документов.
- Учет особенностей электронных документов и их переход в цифровой архив.
Только системный подход к управлению сроками хранения позволяет избежать штрафов, сохранить историческую и правовую ценность документов и обеспечить надёжную работу государственных структур.
Дата актуализации информации: . Ссылки: Приказ Росархива № 236 , ФЗ 125‑ФЗ, ФЗ 6‑ФЗ, Распоряжение Правительства РФ № 637‑р .