Вопрос сроков хранения и передачи документов в государственные архивы регулируется строгим законодательством. Главное правило, которое необходимо запомнить: в государственный архив (Архивный фонд РФ) передаются только документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы временного хранения (до 10 лет включительно) как правило уничтожаются в организации по истечении срока, если организация не ликвидируется.

Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, категорий сроков, конкретных цифр для основных видов документов и порядка передачи на 2026 год с учетом последних изменений (Приказ Росархива № 77).

Нормативная правовая база

Сроки хранения устанавливаются не произвольно, а на основании иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, ст. 22, сроки временного хранения до передачи на постоянное).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» (вступил в силу , полный переход к новым правилам — к ).
• Перечни типовых архивных документов (номенклатуры) с указанием сроков хранения, утверждаемые Росархивом (например, приказами № 236, № 526, а также Перечень для госорганов/МО регистрационный № 57449 от ).
• Отраслевые стандарты и внутренние акты организации (Справочник по срокам хранения), согласованные с экспертом-архивариусом.

Три категории сроков хранения: что идет в госархив, а что нет

По результатам экспертизы ценности документов (провеждаемой экспертной комиссией организации с участием архивариуса) каждому делу присваивается один из трех сроков:

Конкретные сроки для основных групп документов (актуально на 2026 год)

Сроки закреплены в типовых номенклатурах. Ниже — ключевые ориентиры для формирования внутреннего Справочника по срокам хранения.

Кадровые документы (самые длительные сроки)

Регулируются Приказом Росархива № 236 (разделы 7, 8, подраздел 4.2) и Приказом Минтруда/Росархива № 526.

• Личные дела работников (формы Т-2, личные карточки учетная/страховая): 75 лет (с даты формирования или закрытия дела). Примечание: для документов, законченных до 2003 г., срок может составлять 50 лет, но единая практика сейчас — 75 лет.
• Приказы (распоряжения) по основной деятельности (о приеме, переводе, увольнении, награждении): 75 лет.
• Табели учета рабочего времени: 75 лет (если не ведутся иные документы, подтверждающие стаж).
• Журналы регистрации приказов, трудовых книжек, заявлений: 75 лет.
• Документы по охране труда (обучение, инструктажи, расследования несчастных случаев): 50–75 лет (в зависимости от вида).
• Личные дела работников, занятых на вредных/опасных работах: 75 лет (или 50 лет по старым правилам для дел, закрытых до 2021 г.).

Важно: Все перечисленные кадровые документы имеют срок свыше 10 лет, следовательно, подлежат обязательной передаче в государственный архив.

Бухгалтерские и финансовые документы

• Годовые финансовые отчеты (бухгалтерские, налоговые — итоговые за год): Постоянное хранение (бессрочно) или 50 лет (зависит от номенклатуры, чаще, постоянное). Передача в госархив обязательна.
• Книги учета доходов/расходов, Журналы учета счетов-фактур: 5 лет (временный срок, в госархив не передаются, уничтожаются в орг-ции).
• Первичные документы (накладные, чеки, акты, счета, платежки): 5 лет (с 2021 года единый срок для налоговых целей, в номенклатурах часто 5 лет). В госархив не передаются.
• Инвентаризационные комиссии (акты, описи): 50 лет (долговременные, передача в госархив обязательна).
• Расчетно-платежные ведомости (зарплатные): 75 лет (если нет личных дел/карточек) или 50 лет. Передача в госархив обязательна.

Управленческие и организационные документы

• Уставы, свидетельства о регистрации, лицензии (действующие): Постоянное хранение (пока действует организация). При ликвидации — в госархив.
• Протоколы собраний учредителей/акционеров, советов директоров: Постоянное хранение / 75 лет. Передача в госархив обязательна.
• Приказы по основной деятельности (организационно-распорядительные): Постоянное хранение или 50 лет. Передача в госархив обязательна.
• Договоры и контракты (с истечением срока действия): Обычно 10 лет (после исполнения) — пограничный случай; Если 10 лет — временный (уничтожение). Если номенклатурой установлено 10 лет и 1 день / 15 лет / 20 лет — долговременный (передача в госархив).
• Документы по секретности (ГОЗ, ГОС): Сроки устанавливаются специально (часто 10, 20, 30, 50, 75 лет). Свыше 10 лет — передача в госархив (спецхранилище).

Сроки и порядок передачи в государственный архив (Правила Приказа № 77)

Хранение документов в организации перед передачей в госархив называется «временным хранением документов Архивного фонда РФ». Статья 22 Закона № 125-ФЗ и Приказ № 77 устанавливают жесткие временные рамки.

Общее правило «10 лет»

Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения должны быть переданы в государственный архив не позднее чем через 10 лет после завершения делопроизводственного года (т.е. после 31 декабря года окончания дела).

Пример: Дело закрыто . Передать в госархив нужно не позднее .

Переходный период действия Приказа № 77 (критично для 2026 года)

Приказ Росархива № 77 вступил в силу , но предусмотрен «мягкий» переход:

• Организации должны привести свою работу в соответствие с новыми Правилами не позднее года.
• С года применение новых правил становится обязательным для всех новых процессов комплектования и передачи.
• Если у вас есть дела, срок 10-летнего хранения в организации по которым истек (или истекает в 2024–2027 гг.), их необходимо сдать в госархив в порядке, установленном Приказом № 77 (с использованием новых форм описей, акту приема-передачи и т.д.).

Исключение: Ликвидация или реорганизация организации

В случае ликвидации, банкротства или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование) все документы Архивного фонда РФ (в т.ч. временного хранения — до 10 лет) подлежат обязательной передаче в государственный архив независимо от истечения 10-летнего срока хранения в организации (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Требования к подготовке документов к сдаче (По Приказу № 77)

Передача не просто «коробок с бумагами», а строго оформленного архивного фонда. Основные требования:

1. Экспертиза ценности: Проведена экспертной комиссией организации с участием архивариуса. Составлен Акт экспертизы.
2. Комплектование дел: Документы в делах расположены хронологически/систематически, пронумерованы листы, сшиты, закреплены корешками.
3. Оформление корешков: По форме, установленной Приказом № 77 (указание индекса дела, названия, дат начала/окончания, срока хранения, категории ценности).
4. Составление описей: Описание дел к фонду (формы 1.1, 1.2 или аналогичные по Приказу № 77) в 2-х экземплярах (один остается в госархиве, второй с отметкой о приеме — в организации). Описание подписывается руководителем и архивариусом.
5. Акт приема-передачи: Составляется по форме Приказа № 77 (Приложение № 3) в 3-х экземплярах. Подписывается представителями организации и госархива.
6. Электронные документы: Если дела электронные или гибридные — передача на электронных носителях или через АИС «Архив» / ФИАС с соблюдением требований к ЭП и форматам (PDF/A, XML и др.).

Ответственность за нарушение сроков и правил

• КоАП РФ ст. 13.10: Нарушение законодательства об архивном деле (несвоевременная сдача, порча, утрата, несоблюдение условий хранения) влечет штрафы:
  • Для должностных лиц: от 500 до 1 000 руб; (или предупреждение).
  • Для юрлиц: от 3 000 до 5 000 руб.
• УК РФ ст. 293 (Халатность): Если утрата документов повлекла тяжкие последствия (невозможность подтвердить стаж, права на недвижимость и т.д.) — уголовная ответственность.
• Гражданско-правовые риски: Иски от сотрудников/клиентов за невозможность предоставить архивную справку, ущерб от потери прав.

Резюме: Чек-лист для руководителя/архивариуса на 2026 год

1. Утвержден ли Справочник по срокам хранения (номенклатура) с учетом Приказов № 236, № 526, Перечня № 57449?
2. Проводиться ли ежегодная экспертиза ценности дел, заканчивающих хранение в организации?
3. Есть ли дела с сроком хранения «Постоянно» или «Свыше 10 лет» (75, 50, 20, 15 лет), у которых истек 10-летний срок временного хранения в организации (год окончания дела + 10 лет ≤ 2026)?
4. Подготовлены ли такие дела к сдаче: корешки по новому образцу (Приказ № 77), описи по новым формам, акты приема-передачи?
5. Заключен ли договор с государственным архивом (областным/краевым/городским) на прием документов? (Госархивы принимают документы только по договору/заявке).
6. Обеспечено ли хранение документов до сдачи в условиях, соответствующих ГОСТ Р 7.0.97-2016 (температура, влажность, пожаробезопасность)?