Графики отпусков – это один из обязательных документов, который формируется в каждой организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление и своевременное архивирование этих документов имеет важное значение как для соблюдения законодательства, так и для внутреннего контроля.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок хранения графиков отпусков:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 119, 120, 122, 124.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (в части хранения персональных данных сотрудников).
• Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении Положения об учете и хранении документов, связанных с трудовыми отношениями»;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (приказ о порядке ведения кадрового делопроизводства, регламент архива).

Какой срок хранения установлен законом?

Согласно статье 122 ТК РФ и пункту 3 Приказа Минтруда № 3н, графики отпусков относятся к документам, связанным с трудовыми отношениями, и подлежат хранению в течение 5 лет со дня их окончания.

Однако в ряде случаев срок может быть продлен:

1. Если в организации ведётся производственный архив, где срок хранения может достигать 10 лет (в зависимости от отраслевых требований).
2. При наличии трудовых споров или судебных разбирательств – документы хранятся до окончательного решения суда.
3. Если графики отпусков содержат сведения, подпадающие под действие закона о персональных данных, срок их хранения может быть продлен до 5 лет после завершения трудового договора.

Форматы хранения: бумажный vs электронный

3.1 Бумажный архив

Традиционный способ, требующий:

• Соблюдения условий хранения (температура, влажность, защита от доступа посторонних).
• Маркировки и систематизации (разделы, листы, индексы).
• Регулярного контроля состояния документов (проверка на износ, повреждения).

3.2 Электронный архив

Современный подход, который позволяет:

• Сократить физическое пространство.
• Обеспечить быстрый поиск по ключевым полям (ФИО, дата начала отпуска, подразделение).
• Гарантировать сохранность данных с помощью резервного копирования и шифрования.
• Соответствовать требованиям ФЗ-152 о защите персональных данных.

Для электронного хранения необходимо оформить документальное подтверждение (приказ о переходе на электронный документооборот) и обеспечить:

1. Подпись квалифицированным сертификатом (ЭЦП).
2. Регулярные резервные копии (не реже одного раза в месяц).
3. Контроль доступа (роли, пароли, журнал аудита).

Порядок архивирования графиков отпусков

Процедура архивирования включает несколько этапов:

4.1 Подготовка документов

• Проверка полноты: наличие подписей руководителя и сотрудника.
• Уточнение дат: график должен отражать фактические даты начала и окончания отпуска.
• Сопровождающие документы: заявления сотрудников, согласования руководителей.

4.2 Маркировка и систематизация

Для удобства поиска рекомендуется использовать следующую схему маркировки:

 Г/Отп_ГГГГ_Подразделение_№П/П
 Пример: Г/Отп_2024_Бухгалтерия_001
 

4.3 Перенос в архив

1. Перемещение бумажных оригиналов в архивный шкаф (по классификатору).
2. Загрузка электронных копий в систему управления документами (СУД) с указанием даты архивирования.
3. Регистрация в журнале учета архивных документов (бумажный и/или электронный).

4.4 Контроль сроков хранения

Для автоматизации контроля рекомендуется использовать:

• Календарные напоминания в системе СУД.
• Отчёты о предстоящем истечении срока (за 6 месяцев до окончания).
• Регулярные проверки (ежегодные) со стороны отдела кадров или архивного подразделения.

Уничтожение документов по истечении срока

После завершения установленного срока (5 лет) графики отпусков подлежат уничтожению, если нет иных оснований для их дальнейшего хранения.

Процедура уничтожения должна быть документально оформлена:

1. Подготовка акта об уничтожении (подписи ответственного за архив и руководителя подразделения).
2. Выбор метода уничтожения: шредирование (для бумажных документов) или безвозвратное удаление с подтверждением (для электронных файлов).
3. Хранение акта об уничтожении в архиве организации в течение 3 лет.

Практические рекомендации

• Внедрите электронный документооборот. Это ускорит поиск и упростит контроль сроков.
• Назначьте ответственного за архивирование (например, специалист отдела кадров).
• Регулярно проводите обучение персонала по работе с графиками отпусков и их хранению.
• Используйте автоматизированные системы (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR) для формирования и архивации графиков.
• Проверяйте соответствие политике защиты персональных данных (шифрование, ограничение доступа).

Срок хранения графиков отпусков в архиве составляет 5 лет с момента их завершения, если иное не предусмотрено внутренними регламентами или судебными разбирательствами. Правильная организация процесса архивирования (бумажного и/или электронного) позволяет соблюдать законодательные требования, минимизировать риски утраты данных и упростить работу кадровой службы.

Помните, что своевременное уничтожение устаревших документов – это тоже обязательный элемент документооборота, который защищает организацию от ненужных юридических и финансовых последствий.

Автор статьи: эксперт в области кадрового делопроизводства, 2026 г.