Трудовой договор – один из ключевых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности любой организации. Правильное оформление, хранение и передача этих документов в архив регулируются федеральными нормативными актами. Ниже подробно рассмотрены законодательные основы, сроки хранения, порядок передачи в архив и практические рекомендации.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449).
• Трудовые договоры и сопутствующие документы (дополнительные соглашения, акты о расторжении, служебные контракты) включены в Перечень управленческих архивных документов (раздел «Кадровые документы»).
• Трудовое законодательство (Трудовой кодекс РФ, ст. 435, 444, 445 ТК) определяет обязанность работодателя вести личное дело сотрудника и хранить его после прекращения трудовых отношений.
• Для электронных документов действуют положения ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения трудовых договоров

Сроки зависят от даты создания документа и от того, относится ли он к документам длительного хранения (50/75 лет) или к документам краткосрочного хранения (5–10 лет). Ниже представлена таблица основных сроков согласно Приказу Росархива № 236.

Важно: если договор был расторгнут в 2023 году, то срок длительного хранения (50/75 лет) начинается с 1 января 2024 года, а срок краткосрочного хранения (5 лет) – с даты увольнения.

Порядок передачи трудовых договоров в архив

1. Подготовка документов
   • Убедитесь, что все листы договора пронумерованы и подписаны.
   • Удалите скрепки, скобы, файлы‑клипсы – они могут повредить бумагу.
   • Для электронных документов проверьте наличие действующей электронной подписи и метаданных (дата создания, автор).
2. Составление акта передачи

   Акт оформляется в двух экземплярах (для организации и для архива). В акте указываються:

   • наименование организации;
   • перечень передаваемых документов (номер, дата, тип);
   • сроки хранения, указанные в Перечне;
   • подписи ответственных лиц.
3. Выбор способа хранения
   • Физический архив – бумажные оригиналы помещаются в архивные коробки, маркируются согласно ГОСТ 7.32‑2001.
   • Электронный архив – копии загружаются в систему документооборота (1С:Документооборот, Делис Архив и др.) с указанием срока хранения.
4. Контроль и учёт

   После передачи в архив необходимо вести реестр (журнал) полученных документов, где фиксируются дата получения, срок хранения и место хранения.

Условия хранения физических трудовых договоров

• Температура помещения: 18‑22 °C.
• Относительная влажность: 45‑55 %.
• Запрещено хранить документы рядом с источниками тепла, прямым солнечным светом и химическими веществами.
• Для длительного хранения (50/75 лет) рекомендуется использовать архивные коробки из нейтральных материалов (картон без кислоты).

Электронные трудовые договоры: особенности

С 2025 года большинство организаций переводят кадровую документацию в электронный вид. При этом необходимо соблюдать следующие правила:

• Документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) – это обеспечивает юридическую силу.
• Метаданные (дата создания, автор, версия) должны сохраняться в неизменном виде.
• Электронные файлы хранятся в системе с поддержкой долговременного архива (срок 50/75 лет) и регулярным резервным копированием.
• Доступ к архиву ограничивается ролями: только уполномоченные сотрудники (HR‑специалисты, руководители отдела) могут просматривать и восстанавливать документы.

Практические рекомендации

Как избежать типичных ошибок

• Не откладывайте передачу в архив. По закону документы, подлежащие длительному хранению, должны быть переданы в архив не позднее трёх лет после окончания делопроизводства.
• Не смешивайте документы разных сроков хранения. В одной архивной коробке не должно быть как документов с 5‑летним, так и с 50‑летним сроком.
• Следите за актуальностью электронных подписей. КЭП, истёкшая до окончания срока хранения, делает документ недействительным.
• Регулярно проверяйте состояние бумажных архивов. При обнаружении повреждений (пятен, плесени) документ следует отреставрировать или перевести в электронный вид.

Шаблоны документов

Для упрощения работы HR‑отдела рекомендуется подготовить шаблоны:

1. Акт приема‑передачи трудовых договоров в архив.
2. Журнал учёта архивных коробок (номер коробки, диапазон номеров договоров, дата передачи).
3. План резервного копирования электронных кадровых файлов.

Интеграция с 1С:Документооборот

Если в организации используется 1С, настройте автоматическое формирование задач по передаче документов в архив:

• Создайте регламентную задачу «Передача трудовых договоров в архив» с периодичностью «ежеквартально».
• Установите правило: после 5 лет с даты увольнения договор автоматически переводится в категорию «долговременное хранение».
• Включите уведомления ответственному сотруднику HR‑отдела.

Хранение трудовых договоров – обязательный элемент кадрового делопроизводства, который напрямую связан с соблюдением требований архивного законодательства. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Сроки хранения зависят от даты создания документа: 75 лет (до 2003 года) или 50 лет (после 2003 года) – для длительного хранения; 5 лет – для краткосрочных актов.
• Перевод в архив осуществляется после окончания делопроизводства, но не позже трех лет.
• Физические документы требуют соблюдения климатических условий и правильной упаковки.
• Электронные версии должны быть подписаны КЭП и храниться в системах, поддерживающих долговременный архив.
• Регулярный контроль и наличие чёткой документации (акты, журналы) позволяют избежать штрафов и потери ценной информации.

Соблюдая указанные нормы и рекомендации, организация гарантирует законность своих кадровых документов, их сохранность на протяжении десятилетий и готовность к проверкам со стороны контролирующих органов.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.