Переполненный архив первичной документации — классическая боль любого бухгалтера и руководителя организации. Желание «почистить завалы» и выбросить старые папки с накладными, актами и чеками понятно, но в российском законодательстве этот процесс строго регламентирован; Короткий ответ: выбрасывать документы в мусорку нельзя. Уничтожение — это сложная юридическая процедура, нарушение которой грозит штрафами, дисквалификацией и даже уголовной ответственностью.

В этой статье подробно разберем, какие сроки хранения действуют в 2026 году, как правильно организовать экспертизу и составление акта уничтожения, и на каких «граблях» чаще всего наступают специалисты.

Нормативная база: на что ссылаться в 2026 году

Главные документы, регулирующие сроки хранения и порядок уничтожения бухгалтерской и первичной документации:

• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 10, 13) — базовое требование обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков.
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) (ст. 23, 90, 120) — обязанность хранить документы, подтверждающие доходы/расходы, для налогового контроля.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческой архивной документации, образующейся в деятельности организаций…», главный документ по срокам хранения (вступил в силу ).
• Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2021 г.) — критерии отнесения документов к категориям ценности (для экспертизы).
• ФЗ от № 152-ФЗ «О персональных данных» — особые требования к уничтожению носителей ПДн.

Важно: Перечень № 236 не содержит прямого указания «уничтожайте по истечении срока». Он устанавливает минимальные сроки. После истечения срока документ подлежит экспертизе на предмет исторической/научной ценности, и только после этого — к уничтожению.

Сроки хранения первички: сколько лет держать?

Самая частая ошибка — ориентироваться на старый «4-летний» срок (действовал до 2014 года по Налоговому кодексу). Сейчас базовый срок для большинства первичных документов, подтверждающих доходы/расходы (накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, платежки), 5 лет.

Таблица основных сроков хранения (согласно Перечню № 236):

Правило расчета срока: Документ 2020 года (составлен ) хранится до года включительно. Уничтожить его можно не ранее января 2026 года (после проведения экспертизы).

Процедура уничтожения: пошаговая инструкция

Просто взять и выбросить бумаги в контейнер или сжечь их — грубое нарушение ст. 13 ФЗ-402. Процедура обязательна для всех организаций и ИП.

Шаг 1. Формирование экспертной комиссии

Приказ о создании комиссии издает руководитель организации (приказ, распоряжение). В комиссию обязательно входят:

• Руководитель организации или уполномоченное лицо (председатель).
• Главный бухгалтер (или отвечающий за бухучет).
• Ответственный за делопроизводство/архив (архивист).
• По желанию: юрист, ИТ-специалист (если уничтожаються электронные носители).

Шаг 2. Составление описи (перечня) на уничтожение

Бухгалтер/архивист готовит Опись документов, подлежащих уничтожению. В ней указываются: название дела/документа, даты начала/окончания, срок хранения по номенклатуре, основание (пункт Перечня № 236).

Шаг 3. Проведение экспертизы ценности документов

Комиссия изучает опись и физически проверяет дела. Цель — выявить документы, имеющие историческую, научную или иную общественную ценность (п. 5 ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле»). Если такие найдены — они выделяются для постоянного хранения (передача в госархив).

Протокол экспертизы подписывается всеми членами комиссии.

Шаг 4. Составление Акта уничтожения

Единой утвержденной формы акта нет (отменен ГОСТ Р 7.0.97-2016), но организация должна утвердить свою форму в учетной политике или локальном акте. Акт должен содержать:

1. Наименование организации.
2. Дата и место составления.
3. Состав комиссии (ФИО, должности, подписи).
4. Ссылку на Протокол экспертизы.
5. Перечень уничтожаемых дел/документов (можно сослаться на приложенную Опись).
6. Способ уничтожения (перемалывание, сжигание, химическое растворение — для бумаги; физическое уничтожение носителей — для флешек/дисков).
7. Дата и место уничтожения.
8. Подписи лиц, непосредственно выполнивших уничтожение, и членов комиссии, контролировавших процесс.

Шаг 5. Непосредственное уничтожение и фиксация факта

Уничтожение должно быть невосстановимым. Выбрасывание в мусорный бак целыми листами — нарушение. Допустимые способы: шредер (перемалывание до невозможности восстановления), сжигание в печи, макулатура по договору с лицензированной организацией (акту передачи на макулатуру должен предшествовать акт внутренней комиссии).

Шаг 6. Внесение записей в Номенклатуру дел

В колонку «Примечание» или специальный журнал учета уничтожения вносится запись: «Уничтожено Актом № от даты».

Ответственность за нарушение: от штрафа до уголовки

Риски превышают экономию места на полках.

Административная ответственность (КоАП РФ)

• Ст. 15.11 КоАП РФ (нарушение правил ведения бухгалтерского учета): штраф на должностных лиц 5 000 – 20 000 руб. или дисквалификация на 1–2 года (для повторного нарушения в течение года).
• Ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства в области архивного дела): штраф на должностных лиц 2 000 – 5 000 руб., на юрлиц 50 000 – 200 000 руб.

Налоговые риски (НК РФ)

• Ст. 120 НК РФ — штраф 10 000 руб. за каждый налоговый период, за который не представлены документы по требованию ФНС (если проверка началась, а документов нет — признаются необоснованными расходы/вычеты).
• Ст. 126 НК РФ — штраф 20% от суммы налога (мин. 40 000 руб.) за неисполнение требования налогового органа о предоставлении документов.

Уголовная ответственность (УК РФ)

• Ст. 377 УК РФ — «Уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений». Наказание: штраф до 200 т.р. (или до зарплаты за 18 мес.), обязательные работы до 480 ч., исправительные работы до 2 лет, арест до 6 мес., лишение свободы до 2 лет.
• Квалификация «из корыстных побуждений» часто подставляется, если уничтожение выгодно руководителю/бухгалтеру (скрыть хищения, ошибки, недоплату налогов).

Особые случаи и нюансы 2026 года

Документы, содержащие персональные данные (ПДн)

Согласно ст. 21 ФЗ-152 и Постановлению Правительства РФ № 1119, уничтожение носителей ПДн требует:

• Приказа об уничтожении с указанием способа (гарантирующего невозможность восстановления).
• Акта уничтожения с указанием ФИО ответственного за уничтожение.
• Способов: перемалывание (шредер класса безопасности не ниже P-4), сжигание, обезличивание (если дальнейшая обработка планируется).

Электронные документы и ЭДО

Согласно ст. 6 ФЗ-402 и ст. 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи», первичка в электронном виде (ЭДО, сканы с ЭЦП) равнозначна бумажной. Сроки хранения те же (5 лет). Уничтожение электронных файлов — это удаление из всех систем (1С, ЭДО, почты, бэкапов) с составлением акта и протокола экспертизы. Просто нажать «Delete» недостаточно — нужны логи удаления.

Судебные споры и налоговые проверки

Жесткое правило: Если по организации идет налоговая проверка (камеральная/выездная), судебный процесс, трудовой спор или проверка профсоюза/ГИТ — уничтожение документов, связанных с проверкой/спором, ЗАПРЕЩЕНО до полного завершения процедуры (вступления решения в законную силу). Уничтожение в этот момент трактуется как препятствование правосудию/контролю (ст. 17.7-17.8 КоАП, ст. 308 УК РФ).

Номенклатура дел — ваш главный щит

Сроки в Перечне № 236 — минимальные. Организация обязана разработать и утвердить свою Номенклатуру дел (сроки хранения конкретных дел вашей оргструктуры). В номенклатуре можно (и часто нужно) увеличить сроки (например, хранить первичку 6 или 10 лет для безопасности), но уменьшать ниже Перечня № 236 — НЕЛЬЗЯ.

Чек-лист для бухгалтера перед стартом «чистки архива»

1. Проверить Номенклатуру дел: актуальна ли? Утверждена ли руководителем? Соответствуют ли сроки Перечню № 236?
2. Сформировать список кандидатов на уничтожение: документы, у которых истек срок хранения на 31.12.предыдущего года.
3. Исключить «опасные» документы: по ним нет проверок, судов, претензий контрагентов, требований ФНС/СФР/ГИТ.
4. Оформить приказ о комиссии: до начала экспертизы.
5. Провести экспертизу: зафиксировать в Протоколе отсутствие исторической ценности.
6. Подготовить Акт уничтожения: по форме организации.
7. Организовать физическое уничтожение: вызвать лицензированную фирму (с договором/актом приема-передачи на макулатуру) или перемолоть шредером под контролем комиссии.
8. Зафиксировать в журналах/Номенклатуре: запись об уничтожении с номером и датой акта.
9. Сохранить пакет документов (Приказ, Опись, Протокол экспертизы, Акт уничтожения, Акт макулатуры): они хранятся постоянно (как учетная документация по архиву).

Часть бумаг выбросить можно и нужно — архив не резиновый, и хранение «на всякий случай» создает риски утечки ПДн и хаос. Но это делается только по процедуре: Номенклатура → Комиссия → Экспертиза → Акт → Шредер/Макулатура.

Попытка сэкономить время на оформлении акта или комиссии может стоить организации сотен тысяч рублей штрафов, дисквалификации директора/бухгалтера и проблем с налоговой при следующей проверке. В 2026 году, при тотализации цифрового контроля (АСК НДС-2, ВАС «Налог-3», интеграция СФР/ФНС), отсутствие первички по истекшим срокам — это не просто формальность, а прямой триггер для начислений и пенальти.

Совет: Если объемы большие — оформите договор с профессиональной архивной организацией или оператором макулатуры. Они предоставят свою лицензию, строгий учет и акт приема-передачи, что снимет с вас ответственность за этап физического уничтожения.