Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – дать полное представление о том, какие кадровые документы подлежат архивированию, какие сроки их хранения установлены законодательством, как правильно организовать бумажный и электронный архив, а также какие процедуры следует соблюдать при передаче документов в архив и их уничтожении.

Нормативно‑правовая база

Сроки хранения кадровой документации регулируются рядом нормативных актов:

Трудовой кодекс РФ (ст. 176‑179) – определяет обязательные сроки хранения трудовых договоров, приказов, табелей и пр.
Приказ Минтруда России № 236 от  г. – устанавливает порядок хранения кадровых документов в организации и в архиве.
Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» – определяет общие требования к формированию дел, их подшивке и передаче в архив.
Постановления Росархива и Приказы ФНС, устанавливающие сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, которые часто соприкасаются с кадровыми материалами.

Последний раз сроки хранения кадровой документации корректировались в 2016 году, однако в 2024‑2026 годах появилось несколько уточнений, связанных с электронным документооборотом (КЭДО, ЭДО) и новыми технологическими решениями.

Классификация кадровых документов

Документы делятся по разделам, отражённым в системе Делис Архив:

Раздел 7 – Трудовые отношения: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, листки нетрудоспособности.
Раздел 8 – Кадровое обеспечение: штатные расписания, должностные инструкции, аттестационные листы.
Раздел 4.2 – Учёт оплаты труда: табели учёта рабочего времени, расчётные листки, справки о доходах.
Прочие документы: личные дела работников, медицинские справки, документы по охране труда, журналы регистрации несчастных случаев.

Сроки хранения кадровых документов

Ниже представлена обобщённая таблица сроков хранения, актуальная на 2024‑2026 годы. Для некоторых категорий указаны диапазоны, зависящие от характера документа и условий труда.

Вид документа	Срок хранения (лет)	Примечание
Трудовой договор (включая дополнения)	5 (с момента окончания действия) + 3 (по ТК РФ) = 8	Если договор заключён до 2002 г., срок – 5 лет
Приказы о приёме, переводе, увольнении	5 (по ТК) + 3 (по ТК) = 8	Хранятся в личных делах работников
Личные дела работников (включая личные документы)	50 – 75 (в зависимости от года завершения делопроизводства)	Для работников, уволенных после 2002 г., срок – 50 лет; для более старых – 75 лет
Штатные расписания, должностные инструкции	5 лет после прекращения действия	Если документ является управленческим, срок может быть 10 лет
Табели учёта рабочего времени, журналы учёта	5 лет (по ТК) + 3 лет (по ТК) = 8	Электронные версии могут храниться дольше при соблюдении требований к ЭДО
Документы по охране труда (журналы регистрации несчастных случаев)	45 лет	Установлено Росархивом
Документы по профессиональному обучению и аттестации	5 лет после завершения обучения	Если документ подтверждает квалификацию, срок может быть 10 лет
Электронные копии (КЭДО/ЭДО)	Сроки такие же, как у оригиналов, но в электронном виде хранить можно не менее 5 лет после окончания срока хранения бумажного оригинала.	Требуется соблюдение требований к целостности, достоверности и доступности (ФЗ «Об электронном документообороте»).

Для уточнения сроков рекомендуется пользоваться перечнем типовых управленческих архивных документов, зарегистрированным № 57449.

Организация бумажного архива

Подготовка документов к архивированию

Провести инвентаризацию: сверить наличие всех документов, указанных в таблице сроков.
Разделить документы по разделам (7, 8, 4.2) и по видам (договоры, приказы, табели).
Убедиться, что все подписи и печати оригинальны, а копии отмечены как «Копия».
Сформировать дело – собрать документы в папку, подписать листом‑указателем (шапкой дела).

Технические требования к хранению

Температура помещения: 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
Защита от прямого солнечного света, пыли и влаги (использовать архивные коробки из безкислотного картона);
Контроль доступа: только уполномоченный персонал (кадровая служба, архивисты).

Формирование архивных дел

Собрать документы в дело (по одному работнику или по тематическому набору).
Подшить дело в папку, пронумеровать согласно единой нумерации дел организации.
Записать сведения в журнал учёта архивных дел (номер, название, дата передачи, срок хранения).
Передать дело в архив (внутренний или государственный) в соответствии с приказом № 236.

Электронный архив и КЭДО

Что такое КЭДО?

КЭДО (Квалифицированный электронный документооборот) – система, позволяющая хранить документы в электронном виде с юридической силой, обеспечивая их неизменность, подлинность и доступность.

Преимущества электронного архива

Сокращение физического пространства – документы хранятся на серверах.
Быстрый поиск – метаданные позволяют находить нужный документ за секунды.
Контроль доступа – ролевая модель, журнал действий.
Автоматическое соблюдение сроков – система может генерировать напоминания о предстоящем уничтожении.

Технические требования к электронному архиву

Сертифицированный центр обработки данных (ЦОД) с резервным копированием.
Подпись квалифицированным сертификатом (ЭЦП) для каждого документа.
Метаданные: дата создания, тип документа, срок хранения, ссылка на оригинал (если есть).
Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).

Переход от бумажного к электронному архиву

Процесс миграции включает:

Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (долговременный архивный формат).
Верификацию сканов (сравнение с оригиналом, проверка читаемости).
Импорт в КЭДО с указанием всех обязательных метаданных.
Уничтожение бумажных оригиналов только после подтверждения успешной миграции и завершения срока обязательного бумажного хранения.

Порядок передачи документов в архив

Подготовка актов – акт о передаче дел в архив, подписанный руководителем и ответственным за кадры.
Регистрация в журнале – фиксируются дата, номер дела, срок хранения, место хранения.
Физическая передача – документы передаются в архив в запечатанных коробках, сопровождаемых сопроводительным листом.
Электронная передача – загрузка сканов в КЭДО, привязка к оригинальному делу.
Контрольный прием – архивист проверяет комплектность и соответствие требованиям, подписывает акт приёма.

Уничтожение архивных документов

Уничтожение возможно только после истечения установленного срока хранения и при отсутствии судебных или иных обязательств.

Подготовить приказ об уничтожении (указывается перечень дел, их номера, срок хранения, причина).
Утвердить приказ руководителем организации.
Провести уничтожение в лицензированном пункте утилизации (перетирание, сжигание) с составлением протокола.
Протокол подписывается представителями организации и пункта утилизации, хранится в архиве минимум 3 года.

Практические рекомендации

Вести электронный реестр всех кадровых документов с указанием даты начала и окончания срока хранения.
Назначить ответственного за архив (обычно – главный специалист отдела кадров).
Регулярно (раз в полугодие) проводить инвентаризацию архивных дел.
Обучать персонал правилам работы с документами и требованиям к их хранению.
Использовать специализированные сервисы (например, «Моё дело», Делис Архив) для автоматического контроля сроков.
При переходе на электронный архив обеспечить двухфакторную аутентификацию и резервное копирование в разных географических зонах.

Организация архива документов по трудовой деятельности – это не просто формальность, а важный элемент юридической безопасности предприятия. Правильное соблюдение сроков хранения, систематизация бумажных и электронных материалов, а также чётко отлаженный процесс передачи и уничтожения позволяют избежать штрафов, ускорить поиск информации и обеспечить прозрачность кадровых процессов.

Помните, что сроки хранения могут изменяться в зависимости от новых нормативных актов, поэтому регулярно проверяйте актуальность таблиц и рекомендаций, а также поддерживайте связь с юридическим отделом и архивными специалистами.

Дата последнего обновления статьи: 09:25:15