Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

В любой организации кадровый отдел генерирует огромное количество документов: трудовые договоры, личные карточки, справки, акты приёма‑перевода‑увольнения и многое другое. Правильная организация архива по отделу кадров позволяет избежать штрафов, упростить поиск информации и обеспечить сохранность ценных данных на протяжении десятилетий.

Правовая база хранения кадровых документов

Сроки и порядок хранения регулируются несколькими нормативными актами:

Приказ Минкультуры России № 236 (от ) – основной документ, определяющий сроки хранения архивных материалов.
Приказ Росархива № 77 (от ) – устанавливает порядок учёта, комплектования и хранения архивной документации.
Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об архивных делах» – задают обязательные минимальные сроки для отдельных видов кадровых бумаг.

Нарушение установленных сроков влечёт административную ответственность: штрафы, предписание о приведение документооборота в порядок и, в случае серьёзных нарушений, уголовную ответственность руководителей подразделения.

Классификация кадровых документов

Для удобства их последующей передачи в архив документы делятся по структурному, функциональному и тематическому признакам. Ниже – основные группы:

Трудовые договоры и приложения (договор, дополнения, изменения).
Личные карточки и дела сотрудников (заполненные формы, аттестационные листы, справки о доходах).
Документы о приёме, переводе, увольнении (приказы, акты, заявления).
Документы по охране труда и медосмотрам (протоколы, справки, журналы учёта).
Документы по обучению и повышению квалификации (сертификаты, программы, протоколы).
Внутренние регламенты и положения отдела кадров (приказы, инструкции).

Сроки хранения кадровых документов (2024‑2026)

Таблица ниже отражает актуальные сроки, принятые в 2025‑2026 годах. Если документ имеет историческую ценность или передаётся в государственный архив, срок может быть увеличен до 75 лет.

Документ	Срок хранения в организации	Срок хранения в архиве (при передаче)	Примечание
Трудовой договор (с приложениями)	5 лет после прекращения трудовых отношений	75 лет (при передаче в государственный архив)	Если договор содержит сведения о государственной тайне – хранить 10 лет.
Личная карточка сотрудника	5 лет после увольнения	75 лет	Для сотрудников, отработавших более 10 лет – 10 лет.
Приказы о приёме, переводе, увольнении	5 лет	75 лет	Если в приказе указаны данные о выплатах – хранить 10 лет.
Документы по охране труда (журналы, протоколы)	10 лет	75 лет	Считаются документами временного хранения.
Справки о доходах, налоговые формы (2‑НДФЛ)	5 лет	75 лет	При наличии проверок ФНС – 10 лет.
Документы по обучению (сертификаты, дипломы)	5 лет после окончания обучения	75 лет	Если документ подтверждает квалификацию, срок может быть продлён до 10 лет.
Внутренние регламенты отдела кадров	5 лет после замены на новую версию	75 лет	Хранить в архиве в случае исторической ценности.

Процесс формирования дел в архиве

Перед сдачей документов в архив необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

Группировка – собрать документы в отдельные дела по признакам: структурный (по подразделениям), функциональный (по видам операций), тематический (по видам документов).
Идентификация сроков – для каждого дела определить, какой срок хранения применяется, и отметить в номенклатуре дел.
Оформление описи – составить перечень всех включенных в дело документов (название, дата, количество листов).
Контроль качества – проверить отсутствие пустых листов, повреждений, корректность подписей.
Подписание акта передачи – документ, подтверждающий факт передачи и согласованный с ответственным за архив.

Бумажный vs. электронный архив

5.1 Бумажный архив

Традиционный способ, который остаётся обязательным для документов, подпадающих под государственную экспертизу или имеющих историческую ценность. Основные требования:

Хранить в помещениях с контролем температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %).
Обеспечить защиту от влаги, пыли, плесени и механических повреждений.
Оформить систему нумерации дел (например, КД‑2023‑001).

5.2 Электронный архив (КЭДО)

Современный подход, позволяющий сократить физическое пространство и ускорить поиск. Ключевые преимущества:

Автоматическое отслеживание сроков хранения (напоминания о предстоящем уничтожении или продлении).
Контроль доступа – роли и права пользователей;
Подпись и верификация документов в соответствии с ФЗ‑63 «Об электронной подписи».
Интеграция с HR‑системами (1С:Зарплата, SAP HR, BambooHR).

Для перехода на электронный архив рекомендуется:

Провести аудит текущего документооборота (выявить «слепые зоны» архива).
Выбрать платформу, соответствующую требованиям приказа Росархива № 77 (поддержка метаданных, электронных подписей).
Оцифровать бумажные документы с помощью сканеров с разрешением не менее 300 dpi.
Создать метаданные для каждой записи: тип, дата, срок хранения, ответственный.
Обучить персонал работе с системой и правилам электронного документооборота.

Продление и уничтожение документов

Если экспертная комиссия признаёт документ ценным для организации, срок хранения может быть продлён. Процедура выглядит так:

Подготовка запроса о продлении (основание, предполагаемый срок).
Рассмотрение запроса комиссией (юридический, финансовый, архивный отдел).
Внесение изменений в номенклатуру дел и в систему КЭДО.
Подписание акта о продлении.

Уничтожение документов производится только после истечения установленного срока и подписания акта об уничтожении. Для бумажных материалов рекомендуется использовать шредер, соответствующий требованиям ФЗ‑115 (уничтожение конфиденциальных данных).

Практические рекомендации по организации кадрового архива

Вести единый реестр всех дел с указанием сроков хранения и текущего статуса (в архиве, в эксплуатации, на уничтожении).
Назначить ответственного за архив (обычно руководитель отдела кадров) и уточнить его полномочия в регламенте.
Проводить периодический аудит (раз в полгода) для контроля соблюдения сроков и качества хранения.
Обеспечить резервное копирование электронных архивов на отдельный сервер или в облако с шифрованием.
Разработать инструкцию по работе с «слепыми зонами» – список документов, которые часто теряются, и план их локализации.
Внедрить автоматические напоминания в системе КЭДО о предстоящем окончании срока хранения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудового договора?

5 лет после прекращения трудовых отношений, если документ не передаётся в государственный архив (тогда – 75 лет).

Можно ли хранить кадровые документы только в электронном виде?

Да, при условии, что электронные копии имеют юридическую силу (подтверждены электронной подписью) и система соответствует требованиям приказа Росархива № 77.

Что делать, если срок хранения менее 10 лет?

Документы с таким сроком не подлежат передаче в архив; они хранятся в подразделении до истечения срока, после чего уничтожаются.

Кому принадлежит ответственность за уничтожение документов?

Ответственность несёт руководитель подразделения, где документы находились, а также ответственный за архив, который подписывает акт об уничтожении.

Организация архива по отделу кадров – это не просто набор процедур, а стратегический элемент управления рисками и соблюдения законодательства. С учётом новых правил (приказов № 236 и № 77) и современных возможностей КЭДО, компании могут обеспечить:

Полную прозрачность жизненного цикла документов;
Снижение затрат на хранение бумажных носителей;
Своевременное уничтожение устаревших материалов;
Защиту от штрафов и репутационных потерь.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете построить надёжный, предсказуемый и безопасный кадровый архив, готовый к проверкам и аудиту в любой момент;

Дата актуализации:  г. (текущие нормативные акты и сроки хранения). Информация получена из открытых источников, включая Делис Архив, КонсультантПлюс, Академию Unistaff и официальные публикации Росархива.