Организация хранения кадровых документов, это одна из важнейших обязанностей любой компании. От правильности оформления и своевременной передачи дел в архив зависит не только успешное прохождение проверок, но и защита прав самих работников. В этой статье мы подробно разберем, сколько хранится архив отдела кадров, какие существуют сроки для разных видов документов и как правильно их рассчитывать.
Законодательная база
Основным документом, регулирующим вопросы архивного хранения в нашей стране, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно части 1 статьи 17 этого закона, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков, установленных законодательством.
Для определения точных сроков хранения кадровики руководствуются следующими нормативными актами:
- Приказ Росархива от № 236 — содержит актуальный перечень типовых архивных документов и сроки их хранения.
- Приказ Минтруда России от № 578н — детализирует требования к составу и формам электронных кадровых документов.
Как правильно рассчитать срок хранения
Одна из самых частых ошибок при определении срока хранения — неверный отсчет времени. Согласно статье 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, сроки хранения рассчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Пример: Трудовые договоры с сотрудниками действовали до года, после чего работники уволились. Делопроизводство по этим документам завершено в 2023 году. Следовательно, срок хранения начнется только с 1 января 2024 года.
Основные сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения зависят от вида документа, его ценности и даты создания. С 18 февраля 2020 года в перечень были внесены существенные корректировки. Разберем основные категории.
Документы по личному составу (50 или 75 лет)
Это самая объемная категория, к которой относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, личные карточки и трудовые договоры. Срок их хранения зависит от даты завершения делопроизводства:
- 75 лет — если делопроизводство было закончено до 1 января 2003 года. Также 75 лет хранятся документы, если организация передает их в государственный архив или если документ обладает особой исторической ценностью.
- 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года.
Документы постоянного хранения
Некоторые кадровые документы имеют бессрочный (постоянный) срок хранения. К ним относятся:
- Личные дела руководителей организации (директоров, главных бухгалтеров и т.д.).
- Документы, связанные с правилами и охраной труда на предприятии.
- Штатные расписания (в ряде случаев).
Документы временного хранения (до 10 лет)
К этой группе относятся документы, имеющие оперативное значение. Например:
- Графики отпусков.
- Приказы о предоставлении отпусков.
- Документы о дисциплинарных взысканиях (как правило, хранятся 3-5 лет).
Документы длительного хранения (свыше 10 лет)
К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки сотрудников (формы Т-2), табели учета рабочего времени. Они должны храниться не менее 50 лет (или 75 лет для старых документов).
Порядок передачи документов в архив
Кадровые документы не могут лежать в отделе кадров вечно; Существует строгий порядок их передачи в архив организации:
- Срок передачи: Дела должны быть переданы в архив организации, как правило, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства.
- Отбор: Кадровый специалист должен передать в архив документы со сроком хранения более 10 лет или постоянные.
- Экспертиза ценности: Перед передачей проводится экспертиза ценности документов, чтобы отобрать те, что подлежат уничтожению, от тех, что нужно сохранить.
Хранение электронных кадровых документов
С развитием цифровизации все больше компаний переходят на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Важно помнить, что электронные кадровые документы имеют те же сроки хранения, что и бумажные. Требования к их составу и формам детализированы в Приказе Минтруда России от № 578н. Организация обязана обеспечить не только сохранность электронных файлов, но и их читаемость на протяжении всего срока хранения.
Ответственность за нарушение сроков
Законодательство строго следит за сохранностью кадровой документации. За нарушение правил архивного хранения предусмотрена административная ответственность. Если компания не может предоставить документы по запросу проверяющих органов (например, Социального фонда или трудовой инспекции), ей грозят крупные штрафы. Кроме того, отсутствие кадровых документов может стать причиной проблем при оформлении пенсий бывшим сотрудникам, что может привести к судебным искам.
Хранение архива отдела кадров — это сложный процесс, требующий внимательности и знания законодательства. Главные правила, которые должен помнить каждый кадровик:
- Сроки считаются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
- Документы до 2003 года хранятся 75 лет, после — 50 лет.
- Личные дела руководителей хранятся постоянно.
- В архив передаются документы со сроком хранения более 10 лет не позднее, чем через 3 года после окончания делопроизводства.
Соблюдение этих простых правил поможет вашей организации избежать штрафов и сохранить важную кадровую историю.