Справка — это любой документ, подтверждающий факт (о доходах, о несудимости, о состоянии здоровья, о стаже и т.д.). Вопрос о том, сколько такая справка должна храниться в архиве организации, возникает у бухгалтеров, кадровиков, руководителей и архивистов. Ответ зависит от:

• видов справки (кадровая, бухгалтерская, налоговая, медицинская и др.);
• правовой основы (Федеральный закон 125‑ФЗ, Приказ 77 Росархива, отраслевые нормативные акты);
• того, является ли документ временным или постоянным (долгосрочным) в архиве.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие сроки хранения справок в архиве:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (статьи 21‑1, 22, 22‑1). Он определяет категории сроков: временный, долговременный и постоянный.
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 77 «Об утверждении Положения о сроках хранения архивных документов». В нём указаны конкретные сроки для большинства видов документов.
3. Отраслевые нормативные акты (например, Приказ ФНС № ММ‑6‑03/2025 о сроках хранения справок НДФЛ, Приказ Минздрава о медицинских справках, Приказ Минтруда о кадровых справках).
4. Методические рекомендации (шпаргалки) от Росархива и коммерческих сервисов (nalog‑nalog.ru, Делис Архив).

Классификация справок по срокам хранения

Как определить срок хранения конкретной справки

Для большинства организаций удобным способом является онлайн‑сервис «Архивист онлайн». Пользователь вводит название документа, а система выдаёт:

• Срок хранения по нормативному акту;
• Рекомендацию по включению в номенклатуру дел;
• Шаги по передаче в архив или уничтожению.

Пошаговая инструкция

1. Идентификация документа. Установите тип справки (кадровая, бухгалтерская, медицинская и т.д.).
2. Проверка нормативной базы. С помощью сервиса или справочника найдите соответствующий пункт закона/приказа.
3. Определение категории срока. Если срок <10 лет — документ считается временным и может быть уничтожен после истечения срока; Если срок ≥10 лет — это долговременный документ, подлежащий передаче в архив.
4. Включение в номенклатуру дел. Оформите номенклатуру в соответствии с Положением о номенклатуре дел.
5. Передача в архив. Сформируйте сдаточную опись, подпишите акт передачи.
6. Уничтожение. По истечении срока проведите уничтожение в соответствии с пунктом 3 статьи 22 ФЗ 125‑ФЗ (документы уничтожаются под контролем уполномоченного лица).

Особенности хранения электронных справок

С 2024 года большинство организаций переводят справки в электронный формат. При этом действуют дополнительные требования:

• Электронный документ считается аналогом бумажного и подчиняется тем же срокам.
• Необходимо обеспечить достоверность (ЭЦП, подпись, метаданные).
• Хранение в специализированных системах (ЭДО, электронный архив) должно соответствовать требованиям ФЗ 152 «О персональных данных».
• Для электронных справок срок временного хранения считается от даты последнего изменения метаданных.

Практические рекомендации для компаний

Создайте «шпаргалку» по срокам

Сформируйте таблицу (как выше) в виде отдельного документа, разместите её в общем доступе (например, в корпоративном портале). Обновляйте её ежегодно в соответствии с изменениями нормативных актов.

Автоматизируйте процесс

Внедрите в ERP/HR‑систему правила автоматического расчёта срока хранения справок. При приближении даты истечения система должна генерировать уведомление о предстоящем уничтожении или передаче в архив.

Проводите регулярные аудиты

Раз в полгода проверяйте соответствие фактического хранения документам нормативным требованиям. При обнаружении несоответствий – корректируйте процесс.

Обучайте персонал

Проведите инструктаж для сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и ИТ‑подразделения о важности соблюдения сроков хранения и правильного оформления актов передачи/уничтожения.

Примеры типовых сроков для самых популярных справок

• Справка о доходах (НДФЛ) – 5 лет (для налоговых целей). При необходимости хранится 10 лет в архиве.
• Справка о несудимости – 3 года, после чего может быть уничтожена, если нет требований к длительному хранению.
• Медицинская справка о здоровье – 5 лет, но в некоторых отраслях (строительство, оборона) – до 15 лет.
• Справка о стажe – 5 лет после увольнения, а в архиве хранится 50–75 лет в зависимости от даты закрытия дела.
• Справка о наличии/отсутствии задолженности – 3 года, при необходимости – 10 лет.

Как правильно оформить акт уничтожения справки

Уничтожение документов, срок хранения которых истёк, должно быть документировано. Стандартный акт уничтожения включает:

1. Наименование организации, дата и место проведения.
2. Перечень уничтожаемых справок (название, номер, дата создания).
3. Основание (ссылка на нормативный акт, срок хранения).
4. Подписи ответственных лиц (руководитель отдела, архивист, представитель службы безопасности).
5. Метод уничтожения (шредер, сжигание, электронное стирание).

Определение срока хранения справки в архиве — это сочетание юридических требований и практических потребностей организации. Ключевые моменты:

• Определяйте тип справки и ищите соответствующий нормативный акт.
• Если срок хранения менее 10 лет, документ считается временным и может быть уничтожен после истечения срока.
• Документы со сроком 10 лет и более передаются в архив (долговременное или постоянное хранение).
• Электронные справки подчиняются тем же срокам, но требуют обеспечения подлинности и защиты персональных данных.
• Регулярно обновляйте внутренние регламенты и обучайте персонал, чтобы избежать штрафов и потери важной информации.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете построить эффективную систему управления справками в архиве, минимизировать риски и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Дата актуализации:  01:15:09 (). Информация собрана из открытых источников, включая КонсультантПлюс, сайты архивных сервисов и официальные приказы Росархива.