Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопрос сроков хранения трудовых книжек и сопутствующей документации являеться одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Нарушение сроков хранения или преждевременное уничтожение документов влечет за собой административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), а в отдельных случаях — уголовную (ст. 276 УК РФ). Ситуация осложняется переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и Сведения о трудовой деятельности и страховом стаже (СТР-Р).

В данной статье подробно разбираются актуальные нормативные сроки хранения, различия между бумажными и электронными носителями, обязанности работодателя и порядок утилизации документов по истечении сроков.

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими сроки хранения, являются:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 22), устанавливает общие принципы хранения и передачи в государственные архивы.
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) (ст. 66, 303), определяет обязанность работодателя хранить документы, содержащие сведения о стаже и заработной плате.
Федеральный закон от № 377-ФЗ «О трудовой книжке в электронном виде…» — регулирует переход на ЭТК/СТР-Р.
Приказ Росархива от № 36 «Об утверждении Типового перечня управленческой архивной документации, образующейся в деятельности организаций…» (вступил в силу , заменил Приказ № 236). Это основной документ по срокам хранения на 2024–2026 гг.
Постановление Правительства РФ от № 1319, правила ведения СТР-Р.

Ключевые понятия: что именно храним?

Работодатель не хранит «только трудовую книжку». Хранится комплекс документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату. Их сроки хранения различаються.

Вид документа	Срок хранения (По Приказу Росархива № 36)	Основание / Примечание
Личные карточки учетная (ф. Т-2) / Личные карточки работника (ф. Т-54а)	75 лет	Главный документ для подтверждения стажа и зарплаты. Срок исчисляется с конца года составления.
Журналы учета трудовых книжек (движения, выдачи, возврата)	50 лет	Учет бланков строгой отчетности. Срок с конца года последней записи.
Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении (основная деятельность)	50 лет	Ранее было 75 лет. Сокращено Приказом № 36. Срок с конца года издания.
Трудовые книжки (бумажные), оставшиеся у работодателя (не полученные работником, дубликаты, аннулированные)	75 лет	Если ТК не выдалась работнику (уволен не явился, утеряна и выдан дубликат). Хранятся как документы личного учета.
Копии трудовых книжек (при приеме на работу удаленно или для отчетности)	50 лет	Хранятся вместе с приказом о приеме / в личном деле.
Сведения о трудовой деятельности и страховом стаже (СТР-Р), локальные копии/реестры у работодателя	75 лет	Если работодатель ведет локальный реестр СТР-Р (п. 1.1.2 Типового перечня № 36).
Отчетность в СФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1)	50 лет (как отчетность в внебюджетные фонды)	Срок хранения отчетности, сдаваемой в контролирующие органы.
Договоры труда (экземпляры работодателя)	50 лет	С конца года истечения срока действия договора.

⚠ Важное изменение 2024 года (Приказ Росархива № 36)

Ранее (по Приказу № 236) приказы о приеме/увольнении и личные карточки Т-2 хранились 75 лет. Новый Типовой перечень № 36 разделил сроки:

Личные карточки (Т-2, Т-54а) — 75 лет (сохранено, так как это первичный учет зарплаты/стажа).
Приказы по основному персоналу (прием, увольнение, переводы), 50 лет (сокращено с 75).
Журналы учета ТК — 50 лет (сохранено).

Рекомендация: Если ваша организация еще не утвердила свой Перечень стандартных сроков хранения (с учетом Приказа № 36), делайте это до (год на приведение в соответствие). До утверждения своего перечня действует Типовой перечень № 36.

Бумажные трудовые книжки: специфика хранения

Трудовые книжки, выданные работникам

С 2021 года ведение бумажных трудовых книжек прекращено для вновь поступающих на работу. Для работающих до 2021 г. — ведение продолжается по их желанию.

Работодатель НЕ хранит трудовую книжку работника у себя. ТК хранится у работника. Работодатель хранит только:

Журнал учета движений ТК (50 лет).
Личную карточку Т-2 (75 лет).
Приказы о приеме/увольнении (50 лет).

Трудовые книжки, НЕ полученные обратно или не выданные

Ситуации, когда ТК остается в архиве организации:

Работник уволен, но не забрал ТК (хранится до востребования, но не менее 75 лет).
Выдан дубликат ТК (в связи с утерей/порчей) — оригинал (если найден) или аннулированный бланк хранится 75 лет.
ТК работника, умершего на работе или пропавшего без вести.

Срок хранения: 75 лет с конца года поступления в архив организации (п. 1.1.2 Типового перечня № 36).

Обеспечение сохранности (ст. 22 Закона об архивном деле)

Работодатель обязан создать условия для хранения: защита от пожара, воды, несанкционированного доступа, соблюдение температуры/влажности (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003). ТК, документы строгой отчетности, их утрата влечет штрафы по ст. 15.12 КоАП РФ (на должностных лиц — 500–1000 руб., на юрлиц — 5000–10000 руб.).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и СТР-Р: где и сколько хранятся?

Единая информационная система СФР (бывш. ПФР)

С 2021 года основным носителем сведений о трудовой деятельности является СТР-Р (Сведения о трудовой деятельности и страховом стаже). Они формируются в информационной системе Социального фонда России (СФР) на основании отчетности работодателей (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1).

Срок хранения в СФР: БЕССРОЧНО (постоянно).
Сведения не уничтожаются, они необходимы для назначения пенсий, пособий, социальных выплат на протяжении всей жизни гражданина и после его смерти (для наследников/иждивенцев).

Обязанности работодателя при электронном учете

Работодатель не ведет электронную трудовую книжку у себя. Его обязанности:

Своевременно сдавать отчетность в СФР (СЗВ-ТД — при приеме/увольнении/переводе; СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1 — ежемесячно).
Хранить локальные документы-основания (приказы, договоры, личные карточки Т-2, журналы учета отчетности) установленные сроки (50/75 лет).
Выдавать работнику СТР-Р (выписку из реестра) по требованию в течение 3 рабочих дней (п. 11 ст. 66 ТК РФ).

Порядок уничтожения документов по истечении сроков хранения

По истечении установленных сроков (50 или 75 лет) документы нельзя просто выбросить или сжечь. Необходима строгая процедура (ст. 22 Закона № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 36):

Формирование экспертизы: Создается экспертная комиссия по оценке ценности и сроков хранения документов (утверждается приказом руководителя). В состав входят руководитель, архивист/ответственный за архив, юрист, бухгалтер.
Проведение экспертизы: Каждый дело/список проверяется на предмет:
- Истечения срока хранения.
- Наличия непогашенных обязательств (суды, проверки, долги по зарплате).
- Ценности для истории организации/региона (подлежат передаче в госархив).
Составление акта: Оформляется Акт экспертизы документов (форма свободная, но по стандартам РОСАРХИВА) с решением: «На уничтожение» или «На передачу в государственный архив».
Уничтожение: Проводится под наблюдением члена комиссии. Оформляется Акт уничтожения. Способ: шредеринг (для бумаги) до невозможности восстановления (класс секретности «Для служебного пользования» — минимум P-3 по DIN 66399).
Передача в госархив: Документы, признанные ценными (исторические, уникальные), передаются в архив субъекта РФ или федеральный архив за счет организации.

🛑 Запрещено уничтожать документы, если:

На организацию наложен арест имущества или идет банкротство.
Проводится проверка (налоговая, прокуратура, СФР, трудовая инспекция);
Рассматриваются судебные споры с работниками (в т.ч. о стаже, зарплате, моральном вреде).
Документы относятся к ликвидированной организации (передаются в архив ликвидационной комиссии/госархив).

Ответственность за нарушение сроков и правил хранения

Нарушение	Статья	Санкции
Нарушение правил ведения кадровых документов (в т.ч. сроков хранения, условий хранения ТК)	ст. 5.27 КоАП РФ	Должностные лица: 1 000 – 5 000 руб. (повторно, дисквалификация 1–3 г. или штраф 20 000 – 50 000 руб.). Юрлица: 30 000 – 50 000 руб. (повторно — 50 000 – 70 000 руб. или приостановка деятельности на 90 дней). ИП: 1 000 – 5 000 руб. или приостановка на 90 дней.
Утрата трудовой книжки (бланка строгой отчетности)	ст. 15.12 КоАП РФ	Должностные лица: 500 – 1 000 руб. Юрлица: 5 000 – 10 000 руб.
Уничтожение, повреждение или скрытие документов, подлежащих хранению в архивах (умышленно)	ст. 276 УК РФ	Штраф до 200 000 руб. или до 18 мес. исправительных работ, или до 2 лет принудительных работ, или до 3 мес. ареста, или до 2 лет лишения свободы.
Неисполнение решения госархива о передаче документов	ст. 19.5 КоАП РФ	Должностные лица: 500 – 1 000 руб. Юрлица: 3 000 – 5 000 руб.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Работник уволен в 2024 году, трудовую книжку не забрал. Что делать?

Ответ: Направьте уведомление заказным письмом с описью вложения на последнее известное адресное место жительства работника с предложением забрать ТК. Если работник не явился в течение срока (обычно 1 месяц) — ТК кладется в архив организации. В журнале учета ТК ставиться отметка «Не получена». Срок хранения — 75 лет.

Вопрос 2: Нужно ли хранить копии трудовых книжек, если работник перешел на ЭТК/СТР-Р?

Ответ: Да. Копия ТК (развороты с записями), сделанная при приеме на работу (для оформления СЗВ-ТД «Прием»), хранится 50 лет (как документ, приложенный к приказу о приеме, или в личном деле). Это ваше доказательство правильности переданных в СФР данных.

Вопрос 3: Как хранить документы удаленных работников (удаленка)?

Ответ: Тот же порядок и те же сроки. Оригиналы приказов, договоров, Т-2 передаются в архив организации. Если используется ЭДО (электронный документооборот) с ЭП — хранится электронный оригинал в системе ЭДО (сроки те же: 50/75 лет). Бумажные копии не обязательны, если ЭДО соответствует 63-ФЗ и 402-ФЗ.

Вопрос 4: Организация ликвидируется. Куда девать архив?

Ответ: Архив (все дела с истекшими и неистекшими сроками) передается в государственный архив субъекта РФ (по месту нахождения организации) за счет ликвидируемой организации. Составляется опись, акты приема-передачи. Ликвидационная комиссия несет за это ответственность.

Вопрос 5: Срок хранения 75 лет для Т-2, это много. Можно ли оцифровать и уничтожить бумагу?

Ответ: Можно, но только после создания электронного архива, соответствующего требованиям (ФЗ-63, ФЗ-402, Приказ Минкультуры/Росархива о требованиях к ЭА). Просто отсканировать и выбросить оригинал нельзя — скан не имеет юридической силы оригинала без квалифицированной ЭП и соблюдения процедуры оцифровки. Обычно бумажные Т-2 хранят физически до истечения 75 лет.

Чек-лист для кадрового специалиста / архивиста

[ ] Утвержден свой Перечень стандартных сроков хранения с учетом Приказа Росархива № 36 (дедлайн );
[ ] Журналы учета ТК заполнены без пробелов, сшиты, пронумерованы, хранятся в сейфе/металлическом шкафу.
[ ] Личные карточки Т-2 заведены на всех работников (в т.ч. уволенных), заполнены полностью, хранятся в отдельных папках/делах по алфавиту.
[ ] Приказы по персоналу (основная деятельность) сшиты в дела по годам, инвентаризированы. Срок 50 лет.
[ ] ТК невыданные/аннулированные оформлены в отдельное дело, учтены в журнале, срок 75 лет.
[ ] Ежегодно (обычно в I квартале) проводится экспертиза документов с истекшими сроками.
[ ] Акты экспертизы и акты уничтожения оформлены, подписаны комиссией, хранятся постоянно (акты уничтожения — 75 лет).
[ ] Обеспечен доступ к выдаче СТР-Р работникам в течение 3 дней (через личный кабинет СФР или на бумаге).
[ ] При ликвидации/реорганизации, подготовлен пакет документов для передачи в госархив;

Хранение трудовых книжек и документов о трудовой деятельности — это не формальность, а гарантия социальных прав граждан и правовая защита самой организации. Ключевые цифры, которые нужно запомнить в 2024–2026 гг.:

75 лет — Личные карточки (Т-2), невыданные/аннулированные ТК, локальные реестры СТР-Р.
50 лет — Журналы учета ТК, приказы о приеме/увольнении/переводе, договоры труда, отчетность в СФР.
Бессрочно, Сведения в единой базе СФР (СТР-Р).

Регулярно сверяйте свой локальный перечень с актуальными приказами Росархива, проводите экспертизы вовремя и обеспечивайте физическую сохранность бумажного архива. Это сэкономит вам штрафы, судебные издержки и репутационные риски.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может меняться. Для принятия управленческих решений обращайтесь к актуальным текстам законов и приказов Росархива или консультируйтесь с профессиональным юристом/архивистом.