Поиск сведений о предках, подтверждение стажа работы, восстановление утеряных трудовых книжек или изучение биографий выдающихся личностей — все эти задачи решаются в архивных учреждениях. Важно сразу уточнить: отдельного учреждения с точным названием «Государственный архив документов по личному составу Санкт-Петербурга» не существует. Документы по личному составу (служебные списки, делопроизводство по кадрам, метрические книги, списки призывников и т.д.) распределены между несколькими крупными федеральными и региональными архивами, расположенными в Санкт-Петербурге.
В данной статье мы подробно разберем структуру архивной сети города, какой архив за какими периодами и категориями документов отвечает, как правильно оформить запрос и какие нюансы необходимо учитывать исследователю.
Два главных столпа: ЦГИА СПб и ЦГА СПб
Огромное большинство запросов, касающихся личного состава (как довореволюционного, так и советского периодов), адресуется двум центральным государственным архивам. Они находятся в одном здании по адресу: ул. Варакина, д. 5 (м. «Площадь Александра Невского» или «Новочеркасская»), но имеют разные фонды, инвентари и читальные залы.
Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб)
Профиль: Довореволюционный период (XVIII век — 1917 год).
Ключевые фонды по личному составу:
- Фонд 191 (Табель о рангах / Герольд-мейстерская): Служебные списки чиновников гражданских ведомств, офицеров, генералов. Содержат подробные биографии: место рождения, происхождение, образование, награды, перемещения по службе, сведения о семье.
- Фонды ведомств (МВД, МОПР, Министерство финансов, Министерство путей сообщения и др.): Личные дела служащих, списки штатов, аттестации, пенсионные дела.
- Фонды губернских учреждений (Петербургская губерния, Санкт-Петербургская градоначальница): Документы по приему на службу, увольнению, дисциплинарным взысканиям, назначению пенсий.
- Метрические книги (Фонды духовного ведомства, консисторий): Рождение, брак, смерть — база для подтверждения родственных связей.
- Ревизские сказки и семейные списки (Фонд 350 и др.): Учет податного сословия (крестьяне, мещане, купечество).
- Списки призывников и воинские облигации: Учет мужского населения призывного возраста.
Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб)
Профиль: Советский период (1917 — начало 1990-х гг.).
Ключевые фонды по личному составу:
- Фонды исполкомов Soviets (Петроградский/Ленинградский горсовет, райисполкомы): Отделы кадров, отделы труда и заработной платы. Содержат личные дела работников городского хозяйства, коммунального хозяйства, образования, здравоохранения.
- Фонды предприятий и организаций (Заводы, фабрики, трамвайные парки, театры, больницы): Личные карточки рабочих и служащих (Форма № П-4), трудовые книжки (если сохранены в архиве предприятия), листы учета рабочего времени, наряды на работу.
- Партийные фонды (Обком ВКП(б), Райкомы): Анкеты коммунистов, автобиографии, дела по учетам (партийным билетам).
- Фонды КОМСОМОЛА, профсоюзов, Крестовского комитета (Крестовский фонд): Данные о членах ВЛКСМ, профсоюзных билетах, пособиях.
- Архив Леноблисполкома (отдельно, но часто ищут здесь): Документы по личному составу Ленинградской области (колхозы, МТС, райисполкомы).
Специализированные и ведомственные архивы
Если ваш предок служил в силовых структурах, на транспорте или в спецведомствах, документы могут находиться не в ЦГИА/ЦГА, а в ведомственных архивах:
| Ведомственный архив | Категории личного состава | Примечание |
|---|---|---|
| Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО) (подмосковное Подольск, но есть отделение в СПб / ЦА ВМФ в СПб) | Офицеры, генералы, адмиraalы, военнопленные, кадетские корпуса, военные училища | ЦА ВМФ (ул. Бिरжевая, 4) — главный архив по флоту. ЦА МО — по сухопутным войскам. |
| Архив ФСБ России по СПб и ЛО | Сотрудники ЧК-ГПУ-НКВД-МГБ-КГБ, спецпоселенцы, репрессированные | Доступ строго регламентирован. Запросы на реабилитацию — через суд или прокуратуру. |
| Центральный государственный архив Военно-Морского Флота (ЦГА ВМФ) | Морские офицеры, подофицеры, матросы, гражданский флот (до 1917 и советский период) | Находится на Биржевой линии, 4. Огромные фонды роллов (списков экипажей). |
| Архив МВД по СПб и ЛО | Сотрудники милиции/полиции, конвоя, ГУЛАГ (лагеря на территории области) | Личные дела сотрудников, делопроизводство по заключенным. |
| Архив Октябрьской железной дороги (ОКТ ЖД) | Железнодорожники: машинисты, диспетчеры, путники, служащие депо и станций | Личные дела, служебные списки, пенсионные дела железнодорожников. |
| Государственный архив Санкт-Петербурга (ГА СПб), современный период | Документы органов власти города 1990-х, наше время | Формируется из дел администрации губернатора, комитетов, современных предприятий. |
Как и где искать: Пошаговая инструкция
Шаг 1. Определите архив-адресата
Составьте «доссье» искомого человека:
- ФИО (полностью, с вариантами написания).
- Годы жизни (примерные).
- Место службы/работы (название ведомства, завода, учреждения, воинской части).
- Период службы/работы.
- Должность/звание.
Пример: Если дед работал на Кировском заводе в 1950-70-х — это ЦГА СПб (фонд завода). Если прадед был чиновником особого совещания при Петербургском градоначальнике в 1900-х — это ЦГИА СПб (фонд Градоначальника). Если отец служил на Балтийском флоте в 1980-х — это ЦГА ВМФ.
Шаг 2. Работа с описями и путеводителями (Онлайн)
Не ездите в архив «вслепую». Используйте открытые ресурсы:
- Сайт ЦГИА СПб и ЦГА СПб (cgia.spb.ru / cga.spb.ru): Разделы «Фонды», «Путеводители», «Электронные инвентари»; Многие описи оцифрованы и доступны для поиска по ключевым словам (Ctrl+F).
- Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС) / Поиск по архивам России (archives.gov.ru): Федеральный каталог фондов.
- Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru) и «Подвиг народа» (podvignaroda.ru): Для воинских званий и наград ВОВ.
- «Всесоюзная книжная палата» / «Родовид» / FamilySearch: Оцифрованные метрические книги и ревизские сказки (часто с привязкой к фондам ЦГИА СПб).
Шаг 3. Оформление запроса
Есть три способа получить информацию:
А. Личная работа в читальном зале (Бесплатно)
Наиболее эффективный способ для глубокого исследования.
- Режим: Обычно вт–сб (пн–вт — санитарные дни/закрыто), 10:00–17:00/18:00. Обязательно проверяйте актуальное расписание на сайте перед поездкой!
- Оформление: Паспорт РФ. Заполняется читательский билет (действует 1 год).
- Заказ дел: Через электронную систему заказа (АРМ читателя) или бумажные заказ-листы. Срок выдачи: от 30 минут (если дело в читальном зале) до 3–5 дней (если дело на складе/в другом корпусе).
- Фотосъемка: Разрешена безвспышковая (своим фотоаппаратом/телефоном) бесплатно в ЦГИА и ЦГА (уточняйте правила на месте). Ксерокопия — платно, по заявке.
Б. Письменный архивный запрос (Платно / Бесплатно для льготников)
Подходит, если вы не можете приехать лично.
- Форма: Произвольная на сайте архива (раздел «Обращения граждан» / «Заказ справки») или по почте.
- Содержание: Четкая формулировка: «Прошу выдать справку о службе/работе Иванова Ивана Ивановича (род. 1900 г.) на Кировском заводе в 1930–1941 гг. для подтверждения стажа / установления судьбы».
- Сроки: Законодательно, до 30 дней (сложные — до 3 мес.).
- Оплата: По квитанции, которую пришлют в ответ. Тарифы устанавливаются архивом (справка, копии, поиск).
- Ответ: Приходит по почте (заказным письмом) или на электронную почту (скан справки).
В. Заказ через МФЦ (Мои Документы) / Госуслуги
Для типовых справок (о стаже, зарплате для пенсии, об архивном фонде) можно обратиться в МФЦ. Они сами направят межведомственный запрос в нужный архив. Удобно для пенсионеров и предпенсионеров.
Типовые документы, подтверждающие личный состав
Понимание того, как выглядит нужный документ, ускорит поиск в 10 раз.
| Тип документа | Что содержит | Где искать (пример) |
|---|---|---|
| Служебный список (Доворев.) | Полная биография служащего: происхождение, образование, ранги, награды, перемещения, семья. | ЦГИА СПб, Ф. 191 (Табель о рангах), фонды ведомств. |
| Личное дело (Советское) | Анкета, автобиография, копии документов, приказы о приеме/увольнении/поощрениях/наказаниях, справки о зарплате. | ЦГА СПб (фонды предприятий, райисполкомов), Ведомственные архивы. |
| Личная карточка учетная (Форма П-4) | Краткая записка: ФИО, дата рожд., профессия, даты приема/увольнения, табельный номер. Основа для подтверждения стажа. | ЦГА СПб (фонды предприятий), Архивы предприятий-правопреемников. |
| Трудовая книжка (оригинал или дубликат) | Основной документ пенсионного стажа. В архивах хранятся редко (обычно у наследников или в архиве предприятия). | Архив предприятия-правопреемника, ЦГА СПб (если предприятие ликвидировалось и сдало архив). |
| Метрическая запись / Актовая запись ЗАГСа | Рождение, брак, смерть. Основа для подтверждения родства. | ЦГИА СПб (до 1917/1918), ЗАГС / ГА СПб (после 1918). |
| Ревизская сказка / Семейный список | Состав семьи мужского пола (ревизские сказки) или полного состава (семейные списки 1860-1917 гг.). | ЦГИА СПб (Ф. 350, фонды уездных казенных палат). |
| Ролл (Морской список) | Список экипажа судна с указанием званий, должностей, времени службы на судне. | ЦГА ВМФ (Биржевая линия, 4). |
| Дело о награждении / Подвиг народа | Описание подвига, номер приказа, дата награждения медалью/орденом. | ЦА МО (Подольск), ЦГА ВМФ, сайт «Подвиг народа». |
Типичные проблемы и как их решить
Проблема 1: «Предприятие ликвидировалось, архив не сдан»
Решение: Поищите правопреемника (ОАО, ЗАО, созданные на базе завода). Обратитесь в Архивное управление Администрации Санкт-Петербурга (ул. Марата, 12) — они ведут реестр архивов организаций. Часто фонды лежат в коммерческих архивах или на складах правопреемников.
Проблема 2: «ФИО пишется по-разному / Одинаковые фамилии»
Решение: Ищите по дате рождения и месту рождения (губерния, уезд, деревня). В советских анкетах всегда указывали «место рождения». В довореволюционных служебных списках — «происхождение» и «вероисповедание».
Проблема 3: «Справка от архива: «Сведений нет»»
Причины: Дело не сдано в архив, сдано в другой архив, сгорело/утеряно (война, наводнение 1924 г.), человек работал неофициально/по совместительству.
Действия:
- Запросите перечень фондов, которые просматривались (архив обязан указать в отказе).
- Проверьте смежные фонды (например, не завод, а райисполком/городской совет труда).
- Ищите косвенные документы: списки на получение продуктов по карточкам (блокада), списки эвакуированных, домовые книги (Ф. 1943 в ЦГА СПб — домовые книги Ленинграда), газетные объявления.
Проблема 4: Репрессированные и спецпоселенцы
Запросы направляются в Архив ФСБ по СПб и ЛО (ул. Кирочная, 17/19) или в ЦГА СПб (фонды НКВД/МВД Ленинградской области). Необходимо решение суда о реабилитации или запрос прокурора. Для установления факта спецпоселения часто помогают фонды «Команданта Ленинградской области» или «Спецпоселенцы» в ЦГА СПб.
Полезные контакты и адреса (Актуально на 2026 год)
ЦГИА СПб (Довореволюционный период)
Адрес: 191104, Санкт-Петербург, ул. Варакина, д. 5 (Корпус 1)
Телефон справки/читального зала: +7 (812) -75-75-XX (уточняйте на сайте)
Сайт: cgia.spb.ru
Эл. почта читального зала: chitalny@cgia.spb.ru
ЦГА СПб (Советский период)
Адрес: 191104, Санкт-Петербург, ул. Варакина, д. 5 (Корпус 2)
Телефон справки/читального зала: +7 (812) -75-75-XX (уточняйте на сайте)
Сайт: cga.spb.ru
Эл. почта: arkhiv@cga.spb.ru
ЦГА ВМФ (Военно-Морской Флот)
Адрес: 199034, Санкт-Петербург, Биржевая линия, д. 4
Сайт: cgavmf.ru
Архивное управление Администрации Санкт-Петербурга (Координация, реестр архивов организаций)
Адрес: 191040, Санкт-Петербург, ул. Марата, д. 12
Сайт: gov.spb.ru/arch/
Советы профессионального геноалога/архивиста
- Начинайте с известного. Соберите все документы дома: трудовые книжки, наградительные листы, письма, фото с надписями на обороте, военные билеты, членские билеты профсоюзов/партии.
- Цифруйте всё; Фотографируйте каждую страницу дела в читальном зале (разрешено бесплатно). Не экономьте время на переписывании рукой — сфотографируйте и разбирайтесь дома.
- Ищите «соседей» по делу. В личных делах и служебных списках часто встречаются знакомые фамилии (свидетели при приеме, родственники в анкетах). Это помогает пробить «тупики».
- Используйте «Домовые книги» (ЦГА СПб, Ф. 1943). Для Ленинградского периода это золотая жила: по адресу можно найти состав семьи, даты приезда/выезда, место работы каждого жильца.
- Не бойтесь платных услуг архива. Если времени нет, закажите архивную справку или копии дел по почте/email. Это легально, официально и часто дешевле поездки из другого города.
- Проверяйте «Мемориал» и «Возвращенные имена». Базы данных репрессированных часто содержат ссылки на конкретные фонды и дела в ЦГА СПб / Архиве ФСБ.
Работа с документами по личному составу в Санкт-Петербурге — это системный процесс. Ключ к успеху — правильная идентификация архива-хранителя на этапе планирования. Санкт-Петербург уникален тем, что два главных государственных архива (ЦГИА и ЦГА) находятся в одном комплексе зданий на Варакиной улице, что позволяет за один визит охватить историю семьи за 300 лет — от петербургского дворянина XVIII века до инженера ЛЭП 1980-х годов.
Используйте онлайн-путеводители, готовьте точные запросы и помните: в архивах нет «невозможных» задач, есть задачи, требующие больше времени и смежных источников. Удачи в ваших поисках!
Данная статья носит информационный характер. Режим работы архивов, тарифы и контактные телефоны могут меняться. Обязательно проверяйте актуальную информацию на официальных сайтах перед посещением или отправкой запроса.