Городской архив — это не просто место хранения старых бумаг, а сложный организационный механизм, обеспечивающий формирование, учет, хранение, научное описание и использование документов, составляющих архивный фонд города. Эффективная работа архива невозможна без четко выстроенной штатной структуры, где каждой должности соответствуют конкретные полномочия и зоны ответственности.

В данной статье подробно разбирается типичная иерархия должностей городского архива (на примере российской практики), их функциональные обязанности, а также требования к квалификации сотрудников.

Руководящий состав

Директор (Начальник) архива

Это единоличный исполнительный орган, несущий полную ответственность за деятельность учреждения.

• Основные функции: стратегическое управление, представление архива в органах власти и общественных организациях, утверждение локальных нормативных актов, управление бюджетом, кадрами и материально-технической базой.
• Ключевые задачи: обеспечение безопасности фондов, внедрение современных технологий (ЭДО, цифровизация), отчетность перед учредителем (администрацией города/департаментом культуры).
• Требования: высшее образование (архивоведение, история, управление), опыт управленческой работы не менее 3–5 лет, знание законодательства об архивном деле (ФЗ-125, ФЗ-2296-1 и др.).

Заместители директора

В крупных архивах выделяют несколько заместителей по направлениям:

1. Зам. по основной деятельности (научной работе): курирует прием, учет, хранение, описание и выдачу документов. Отвечает за состояние фондов и справочно-поисковой аппарат.
2. Зам. по информатизации и цифровизации: отвечает за создание электронных копий, ведение баз данных, поддержку сайта архива, внедрение АИС (автоматизированных информационных систем) и обеспечение информационной безопасности.
3. Зам. по хозяйственной части / АХО: управление зданием, инженерными системами, пожарной безопасностью, климат-контролем в хранилищах, закупками, ремонтом.

Научно-основной состав (Специалисты по работе с фондами)

Это «ядро» архива, обеспечивающее выполнение его основной миссии — сохранность и доступность документов.

Старший архивист / Главный архивист отдела

Промежуточное звено между руководством и линейными специалистами. Координирует работу группы архивистов (например, отдела приема и учета или отдела выдачи).

• Контроль качества научной обработки дел (описание, систематизация).
• Разработка инструкций и методических рекомендаций для подчиненных.
• Работа со сложными запросами пользователей и межведомственными комиссиями по экспертизе ценности документов.

Архивист (Специалист по приему и учету документов)

Функции: прием архивных документов от организаций-образователей (управлений мэрии, районных администраций, муниципальных учреждений), проверка их состояния и соответствия актам экспертизы, государственная регистрация фондов (внесение в ЕГРАФ), формирование описей и инвентарей.

Архивист (Специалист по хранению и обеспечению сохранности)

Функции: контроль микроклимата в хранилищах (температура, влажность, освещение), борьба с биологическими повреждениями (грибок, насекомые, грызуны), расстановка дел, контроль за соблюдением режима секретности и доступа, подготовка документов к реставрации.

Архивист (Специалист по научному описанию и справочно-поисковой работе)

Функции: составление научных описей (путеводителей), создание тематических указателей, ведение электронных баз данных (Электронный архив, АИС «Архив»), консультирование пользователей, подготовка справок, копий и выписок, работа в читальном зале.

Архивист-референт / Специалист по использованию документов

Фокусируется на «внешнем контуре»: прием посетителей в читальном зале, учет запросов (письменных, электронных, через Госуслуги), выдача документов в пользование, контроль сроков возврата, оформление платных услуг (цифровые копии, заверенные выписки).

Специализированные технические и творческие должности

Современный архив требует узких компетенций, выходящих за рамки классического архивистики.

Вспомогательный и охранно-хозяйственный персонал

Без этих должностей невозможна физическая сохранность фондов и работоспособность учреждения.

• Кладовщик / Магазинщик: учет расходных материалов (коробки, папки, бумага, бытовая химия), выдача инвентаря архивистам.
• Охранник / Контролер пропускного режима: обеспечение физической охраны здания, контроль входа/выхода людей и выноса имущества, работа с системой видеонаблюдения и тревожной кнопки.
• Уборщица помещений (в т.ч. хранилищ): уборка по специальным технологиям (влажная уборка с HEPA-фильтрами, запрет на использование агрессивной химии в хранилищах).
• Водитель / Курьер: перевозка документов между филиалами, доставка запросов в организации-образователи, вывоз документов на реставрацию.

Современные тренды: новые роли в штатном расписании

Цифровая трансформация архивного дела порождает новые должности, которые все чаще появляются в штатных расписаниях крупных городских архивов:

• Data-куратор (Data Curator) / Специалист по управлению данными: работа с метаданными, стандартами описания (ISAD(G), RIAD), приведение данных в соответствие с требованиями открытых данных (Open Data).
• Специалист по электронному документообороту (ЭДО): взаимодействие с городскими ИС (АИС «Город», ЕАИС), настройка пересылки дел в архив в электронном виде, проверка ЭП (электронных подписей) и хэш-сумм.
• PR-менеджер / Специалист по коммуникациям: популяризация архивного наследия, работа с медиа, организация квестов, лекториев, проектов «Архив в школе».

Требования к квалификации и профстандарты

В РФ основным документом, регламентирующим требования к персоналу, является Профессиональный стандарт «Специалист по архивному делу» (утв. Приказом Минтруда от № 236н).

Ключевые группы компетенций (по профстандарту):

1. Знание нормативной базы: ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О ПДн», закон области/города об архивах, ГОСТы (Р 7.0.100-2018, Р 7.0.97-2016 и др.), СанПиН для архивов.
2. Архивоведческие компетенции: теория и практика формирования фондов, экспертиза документов, научная описание, учет и хранение.
3. Цифровые компетенции: владение АИС архива, навыки сканирования и OCR, работа с облачными хранилищами, основы кибербезопасности.
4. Коммуникативные навыки: работа с пользователями (гражданами, юристами, геноалогами, учеными), консультирование, конфликтология.

Образование:

• Высшее: профиль «Архивоведение», «История», «Документоведение», «Информационная безопасность» (для IT-специалистов).
• Среднее профессиональное: специальность «Архивное дело» (для архивистов-техников, операторов цифровизации, кладовщиков).
• Дополнительное профессиональное образование (ДПО): обязательное переподготовление/повышение квалификации не реже 1 раза в 3–5 лет (программы по реставрации, ЭДО, защите гостайны, микроклимату).

Организация труда и специфика работы

• Режим работы: чаще всего 5-дневная рабочая неделя (пн-пт), для читальных залов — 6-дневная с выходным в будни. Сменная работа возможна у охраны и операторов сканирования (при больших объемах цифровизации).
• Вредность/Опасность: работа в хранилищах (пыль, микроклимат), реставрационные мастерские (пари лаков, клеев, растворителей) требуют спецоценки условий труда (СОУТ), выдачи СИЗ, молока/лечебного питания и дополнительных отпусков.
• Доступ к гостайне: сотрудники, работающие с секретными документами, проходят проверку на допуск (ФСБ/ФСО) и подписывают обязательства о неразглашении.

Штатное расписание городского архива — это динамическая структура, отражающая этап развития учреждения. Если 20 лет назад основной акцент делался на физическом хранении (архивисты-хранители, кладовщики), то сегодня приоритеты сместились в сторону информационного обслуживания (IT-специалисты, операторы цифровизации, data-кураторы, PR-менеджеры).

Грамотное сочетание классических архивистских компетенций с современными цифровыми навыками позволяет городскому архиву выполнять свою главную миссию: быть надежным хранилищем городской памяти и удобным сервисом для общества, бизнеса и власти.