Государственный архив Самарской области (ГАСО), одно из крупнейших архивных учреждений Поволжья, хранящее документы с XVII по XXI век. Для успешной работы в читальне или удаленного заказа копий критически важно понимать структуру описей, принципы их нумерации и современные инструменты поиска. В данной статье подробно разбирается система описей ГАСО, особенности фондов и практические советы исследователям.

Общая структура архива и понятие «Опись»

В российском архивоведении опись (описание дел) — это основной справочный указатель фонда, составляемый по итогам научной обработки документов. В ГАСО, как и в большинстве государственных архивов РФ, применяется трехуровневая система описания:

1. Фонд — совокупность документов, созданных одним лицом или организацией (создателем). Имеет уникальный номер (например, Ф. 1, Ф. 1256).
2. Опись — систематический перечень дел фонда, отражающий его внутреннюю структуру. У каждой описи свой номер внутри фонда (Ф. 1, Оп. 1; Ф. 1, Оп. 2).
3. Дело, единица хранения (сшитые листы, скрепка, том), имеющая заглавие, даты начала и конца, количество листов. Дела нумеруются сквозно внутри описи.

Важно: В ГАСО фондам присваиваются номера в порядке поступления в архив. Номер фонда не указывает на его хронологию или тематику. Ф. 1 — это Самарская губернская правление (XVIII–XIX вв.), а Ф. 2000+ могут быть фондами советского периода или современными поступлениями.

Основные массивы фондов ГАСО и их описи

Архив условно делится на несколько исторических этапов. Понимание этого деления помогает сразу сузить круг поиска нужной описи.

Дореволюционный период (до 1917 г.)

Самый обширный и сложный для поиска массив. Ключевые фонды:

• Ф. 1 Самарское губернское правление (1780–1917) — «сердце» губернского управления. Описей более 30. Оп. 1 — дела канцелярии (вход/выход), Оп. 2–5 — отделы (земский, медицинский, статистический и др.). Есть описи по ведомствам (полиция, гendarmerя, школа, почта).
• Ф. 2 Самарская городская дума и управа — вопросы городского хозяйства, благоустройства, торговли.
• Ф. 3–10 Уездные правления и земские управы (Ставропольское, Новоузенское, Бузулукское, Николаевское, Меленковское, Сергиевское, Стравропольское, Самарское уезды). У каждого уезда свои описи.
• Фонды духовного ведомства (Епархиальные архивы) — метрические книги, духовные консистории (Ф. 100, 101 и др.). Критически важны для геноалогии.
• Фонды судебных учреждений — Самарская судебная палата, уездные суды, мировые посредники. Описи часто разделены на гражданские и уголовные дела.
• Частные фонды (дворянские роды, купцы, промышленники) — Фонды Суворовых, Наумовых, Шихматевых, Козьмынина и др. Обычно имеют 1–3 описи.

Советский период (1917–1991)

Фонды образуются по ведомственному принципу (области, районы, предприятия, организации).

• Ф. Р-1 (или старые номера 100-х, 200-х серий) — Областной исполком, облсовет. Огромные описи по отраслям: сельское хозяйство (колхозы/совхозы), промышленность, здравоохранение, образование, кадры.
• Районные исполкомы (РайИсполкомы) — для каждого района области свой фонд (десятки фондов). Описи содержат дела по коллективизации, репрессиям, эвакуации, хозяйственной деятельности.
• Предприятия и организации — заводы (Ф. «Куйбышевазпром», «Прогресс», «Самолет» и т.д.), учебные заведения, больницы. Часто имеют неполные описи.
• Партийные фонды (Ф; Р-…) — обком, горкомы, райкомы ВКП(б)/КПСС. Доступ к ним может быть ограничен (сроки секретности, персональные данные).
• Фонды НКВД/МВД/КГБ — дела по репрессированным, спецпоселенцам, эвакуированным. Работа с ними требует официального запроса или решения суда/прокуратуры (ст. 18 ФЗ «Об архивном деле»).

Период ВОВ (1941–1945) — Эвакуация и Куйбышев

Уникальный массив. В 1941–1943 гг. Куйбышев (Самара) был резервной столицей.

• Фонды эвакуированных органов ЦК ВКП(б), СНК СССР, НКО, НКВД, МИД, Госкомитетов.
• Фонды дипломатских миссий и посольств.
• Дела о строительстве бункера Сталина (Объект № 1), размещении ГКО.
• Совет: Ищите по ключевым словам «эвакуация», «резервная столица», «ГКО» в электронном каталоге.

Инструменты поиска описей: От бумаги к цифре

Электронный архивный фонд (ЭАФ) / Информационная система «Архивы Самарской области»

Главный современный инструмент — сайт ГАСО (gaso.ru) или портал «Архивы России» (archives.gov.ru).

• Поиск по фондам: Введите номер фонда (если известен) или название организации-создателя.
• Поиск по описям: Открыв фонд, вы увидите список описей с аннотациями (покрываемые даты, состав дел).
• Поиск по делам (внутри описи): Самая ценная функция. Позволяет найти дело по заглавию, номеру или ключевому слову (ФИО, название села, тема).
• Цифровые копии: Для популярных фондов (метрические книги, ревизские сказки, списки эвакуированных) прикреплены сканы. Доступны после регистрации/авторизации.

Путеводители и реестры (Традиционные инструменты)

Не все описи загружены в ЭАФ полностью. Незаменимы остаются:

• «Путеводитель по фондам Государственного архива Самарской области» (тома 1, 2, доп. издания). Содержит историко-справочную характеристику каждого фонда и перечень описей.
• Реестры описей (бумажные/PDF) — в читальне архива доступны полные печатные тексты описей (так называемые «описные листы»), где к каждому делу дается подробное заглавие.
• Тематические указатели — например, «Указатель дел о репрессированных», «Указатель метрических книг», «Документы о земельном устройстве».

Внешние ресурсы и агрегаторы

• FamilySearch / Ancestry / MyHeritage — оцифровали огромное количество метрических книг и ревизских сказок ГАСО (часто под другими фондовыми номерами, см. конкордансы).
• Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru) — ссылки на дела о награждениях, потерях, эвакуации, хранящиеся в ГАСО.
• Открытые списки (Открытый архив, Генофонд) — волонтерские индексации описей по конкретным уездам/селам.

Специфика работы с описями ГАСО: Нюансы и «подводные камни»

Множественность описей у одного фонда

Один фонд может иметь десятки описей, составленные в разное время разными архивистами.

• Опись 1 — часто самая ранняя, может быть неполной или составленной по старым принципам (хронологическим, а не тематическим).
• Последние описи — обычно более детальные, с предметными указателями в конце.
• Дополнительные описи (Доп. оп.) — дела, поступившие позже основного массива.

Стратегия: Всегда просматривайте все описи нужного фонда, а не только первую.

Изменение номенклатуры дел

В советское время (1920-е, 1930-е, 1970-е) проводились пересортировки фондов. Дела из одного фонда могли уйти в другой, нумерация описей менялась.

• В Путеводителе и ЭАФ обычно указаны старая и новая нумерация (например: «Бывш. Ф. 125, Оп. 3 → Н. Ф. Р-456, Оп. 1»).
• При заказе дела в читальне указывайте текущий (новый) номер фонда и описи.

«Скрытые» описи и картотеки

Существуют описи, не попавшие в общий ЭАФ, или вспомогательные указатели:

• Картотеки ФИО — по фондам ЗАГСов, судов, НКВД, партийных архивов. Часто находятся только в читальне.
• Адресные описи/указатели по населённым пунктам — критически важны для земельных и хозяйственных дел (Ф. Уездных земских управ, РайИсполкомов).
• Описи фотодокументов, кинофотофонограмм, картографических материалов — отдельные фонды (Ф; Р-… фото, Ф. Р-… карты). Искать их нужно в разделе «Специальные фонды».

Сроки доступа и ограничения (ст. 18, 19 ФЗ «Об архивном деле»)

Не все дела можно заказать свободно.

• 75 лет — общий срок открытия дел с сведениями о частной жизни граждан (персональные дела, суды, ЗАГС, мед. карты). Считается от даты окончания дела.
• 30 лет — срок для большинства остальных дел (хозяйственные, административные).
• Персональные дела репрессированных, доступны родственникам по решением суда или по запросу в МВД/ФСБ/Архив с доказательством родства.
• Гос. тайна — фонды спецслужб, оборонного комплекса. Доступ только по специальному допуску.

Практический алгоритм поиска нужной описи

1. Определите создателя документа. Кто мог создать запись? (Уездное правление, ЗАГС, Колхоз, Завод, Партийная ячейка, Военкомат).
2. Найдите номер фонда. Используйте Путеводитель (PDF на сайте ГАСО) или поиск по сайту gaso.ru / archives.gov.ru по названию организации.
3. Изучите список описей этого фонда. Откройте аннотации к описям. Смотрите на даты (охватываемый период) и состав (по каким вопросам/уездам/отделам).
4. Загляните в опись (реестр дел).
   • Если опись в ЭАФ — используйте поиск по заглавиям дел (Ctrl+F или строка поиска внутри описи).
   • Если только в читальне, закажите «Опись № N к Ф. N» на рабочее место.
5. Зафиксируйте реквизиты дела: Фонд, Опись — Дело (например: Ф. 1, Оп. 12, Д. 456).
6. Проверьте срок доступа. Если дело «закрыто» — оформите мотивированный запрос (для родственников) или запрос от организации.
7. Закажите дело. Через Личный кабинет на сайте ГАСО (дистанционно) или в читальне (бланк заказа).

Работа с ГАСО дистанционно: Заказ копий и справок

С 2020-х годов ГАСО активно развивает дистанционное обслуживание.

• Личный кабинет пользователя (ЛК) на сайте gaso.ru. Требует регистрации (подтверждение по email/телефону, вход через Госуслуги — ЭСИА).
• Заказ справки (архивной выписки) — стандартная услуга (подтверждение факта рождения/смерти/брака, службы, проживания). Оплачивается онлайн. Сроки: 10–30 дней.
• Заказ цифровых копий дел — если дело оцифровано (есть значок скана в ЭАФ), можно заказать копию сразу. Если не оцифровано — заказать оцифровку (платная услуга, сроки дольше).
• Научные запросы — для сложных тем (история предприятия, репрессии, земля) пишется официальный запрос на имя директора архива (почта или ЛК).

Контакты и реквизиты ГАСО (актуальные на 2026 год)

• Адрес: 443001, г. Самара, ул. Фрунзе, д. 155 (историческое здание), а также филиалы/хранилища по адресам: ул. Ново-Садовая, д. 160; пр. Кирова и др. (уточняйте при заказе, где хранится конкретный фонд).
• Сайт: gaso.ru (Основной портал, ЭАФ, Личный кабинет, Путеводители).
• Email приемной: gaso@gaso.ru (или через форму обратной связи на сайте).
• Телефон справки/читальни: +7 (846) -33-XX-XX (актуальные номера смотрите в разделе «Контакты» на сайте).
• Режим читальни: Обычно Пн–Пт 9:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс — выходные. Обязательно записывайтесь заранее через ЛК или по телефону! Мест ограничено.

Советы профессионального геноалога/историка

1. Начинайте с Путеводителя, а не с поиска по ФИО. Понимание структуры фондов сэкономит недели работы.
2. Используйте «Конкордансы старых и новых номеров фондов». В литературе 90-х и 2000-х (книги по геноалогии Самарской губернии) указаны старые номера. В современном архиве они другие.
3. Не игнорируйте «Технические описи» и «Временные описи». Там часто лежат самые интересные дела, не вошедшие в основные серии.
4. Фотографируйте описи целиком. В читальне разрешена бесплатная фотосъемка (без штатива/вспышки). Сфотографируйте страницы описи с нужными делами — дома вы спокойно проанализируете заглавия.
5. Сотрудничайте с архивистами-консультантами. В читальне дежурят сотрудники отделов (доколониальный, советский, спецфонды). Они знают «серые зоны» описей, которых нет в ЭАФ.
6. Проверяйте соседние фонды. Дело о вашем селе может быть и в Уездном правлении, и в Земской управе, и в Волостном правлении, и в РайИсполкоме, одновременно.

Резюме

Работа с описями Государственного архива Самарской области — это системный процесс. Ключ к успеху: знание фондопроизводителя → нахождение правильного фонда через Путеводитель/ЭАФ → изучение всех описей этого фонда → работа с реестром дел (описными листами) → заказ конкретных единиц хранения. Современный ЭАФ ГАСО покрывает 80–90% описей на уровне заглавий дел, что позволяет провести 90% подготовительной работы удаленно, приезжая в читальню только за просмотром оригиналов.