Муниципальные архивы являются неотъемлевой частью Единой архивной фондовой системы Российской Федерации. Их деятельность регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также региональными законами и местными нормативными правовыми актами. Структура управления муниципального архива формируется в зависимости от объема архивных фондов, категории муниципального образования и утвержденного Положения об архиве.

Нормативно-правовые основы формирования структуры

Структура управления не является произвольной, она вытекает из законодательства:

• ФЗ № 125 «Об архивном деле» — определяет статус архивов, права и обязанности органов местного самоуправления (ОМСУ) в области архивного дела.
• ФЗ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» — закрепляет за ОМСУ полномочия по организации архивного дела на соответствующей территории.
• Постановления Правительства РФ (например, № 1130 «Об утверждении типовых положений об архивах…»).
• Местные нормативные акты — Положение об управлении (департаменте/отделе) по делам архивов, Устав муниципального образования, административные регламенты.

Типовая организационная структура (на примере Управления по делам архивов Администрации г. Махачкалы)

Рассмотрим реальную структуру структурного подразделения органа местного самоуправления, обеспечивающего архивное дело (источник: официальный сайт Администрации г. Махачкалы).

Руководящий состав

1. ВРИО Начальника управления (или Начальник управления / Директор архива) — несет персональную ответственность за выполнение задач и функции управления.
2. Заместители начальника управления (обычно 2–3 человека) — курируют отдельные направления: комплектование и хранение, использование и информатизация, организационно-методическая работа.

Структурные подразделения (Отделы/Сектора)

Внутри управления выделяются функциональные отделы, возглавляемые Начальниками отделов, в штат которых входят Главные специалисты (и специалисты 1-й, 2-й категории).

Основные функции управления муниципального архива

Согласно типовому Положению и данным официальных источников (например, Администрация г. Махачкалы), функции делятся на ключевые блоки:

Обеспечение сохранности и комплектования Архивного фонда

• Прием на хранение архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению (сроки более 10 лет).
• Комплектование управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования;
• Ведение Государственной регистрации архивных фондов (присвоение номеров фондам, учет поступивших и выбывших фондов).

Организационно-методическое руководство

• Методическое руководство деятельностью ведомственных архивов органов местного самоуправления и муниципальных организаций (школ, больниц, ЖЭК, администраций поселений).
• Организация делопроизводства в структурах муниципального сектора: утверждение номенклатур дел, графиков сроков хранения.
• Содействие организациям других форм собственности в реализации отдельных государственных полномочий по сохранению их архивов.

Информационное обеспечение и доступ к документам

• Организация использования архивных документов органами власти, организациями и гражданами.
• Удовлетворение прав граждан на архивную документацию:
  • Выдача копий документов, подтверждающих право на владение землей.
  • Сведения о подтверждении трудового стажа.
  • Сведения о подтверждении заработной платы (для пенсионного обеспечения).
  • Иные социально-правовые справки.
• Информационное обеспечение граждан и организаций на основе документов Архивного фонда РФ.

Информационные системы и реестры

Современное управление архивом невозможно без автоматизации; В ведении управления находятся:

• Список фондов — автоматизированная база для регистрации принятых на хранение фондов, присвоения номеров, учета количества фондов на хранении и выбывших.
• Список организаций – источников комплектования — реестр для определения круга организаций, образующих документы Архивного фонда субъекта РФ/муниципального образования, подлежащие приему на хранение.
• Перечень муниципальных услуг — реестр для определения круга услуг, оказываемых управлением (в электронном и бумажном виде через МФЦ или портал Госуслуг).
• Внутренние базы данных: описи фондов, карточки учета выдачи, электронные копии документов (цифровой архив).

Взаимодействие с ведомственными архивами и гражданами

Вертикальные связи

Управление архивами (департамент/отдел) администрации города/района осуществляет методическое руководство за архивами подведомственных учреждений (образования, здравоохранения, культуры, коммунального хозяйства). Это включает:

• Проведение проверок состояния делопроизводства и архивов.
• Согласование номенклатур дел и графиков сроков хранения.
• Организацию отбора документов на хранение в муниципальный архив после истечения сроков хранения в ведомственных архивах.

Работа с гражданами (Приемная)

Режим работы обычно регламентирован административным регламентом предоставления муниципальных услуг. Пример (г. Махачкала):

• График работы: Понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00.
• Прием граждан: с 9:30 до 17:00.
• Перерыв: с 13:00 до 14:00.
• Неприемный день: среда.

Услуги предоставляются как лично, так и через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги) и МФЦ.

Особенности структуры в крупных муниципальных образованиях (Пример г. Казани)

В городах федерального значения и крупных мегаполисах (например, г. Казань) структура может быть более сложной и выделена в отдельное юридическое лицо — МУ «Управление муниципального архива» (или Архивное управление Исполкома/Администрации).

Их структура часто включает:

• Отделы по историческим фондам (дореволюционный период, советский период).
• Отделы по современным фондам (документы органов местного самоуправления 1990-х – наших дней).
• Специализированные лаборатории реставрации и микрографирования/цифровизации.
• Научно-справочный аппарат (составление путеводителей, публикация документов).
• Отделы выставочно-издательской и просветительской работы.

Перспективы развития структуры управления

Современные вызвановлением законодательства (в частности, переходом к обязательному электронному документообороту в госсекторе) структура управления архивами трансформируется:

1. Появление подразделений электронного хранения: Отделы/сектора электронных архивов (Цифровых архивов) для хранения наборов электронных документов с квалифицированными электронными подписями.
2. Централизация: Объединение мелких муниципальных архивов в межмуниципальные архивные центры для оптимизации затрат на хранение и обеспечение информационной безопасности.
3. Расширение штата IT-специалистов: Внедрение систем электронного архива (СЭА), интеграция с АИС «Госархив», порталами открытых данных.
4. Аутсорсинг вспомогательных функций: Передача охраны, клининг, ремонта подрядным организациям с сохранением в штате только профильных архивистов и IT-кадров.

Структура управления муниципального архива, это динамическая система, определяемая объемом фондов, законодательством и уровнем информатизации. Ключевыми элементами любой структуры остаются: руководство (начальник и замы), профильные отделы (комплектование/учет, хранение/сохранность, использование/сервис, методическая работа) и информационно-техническое обеспечение. Эффективная структура гарантирует выполнение главной миссии архива — сохранение документированной памяти муниципалитета и обеспечение прав граждан на доступ к архивной информации.

Статья подготовлена на основе открытых данных официальных сайтов органов местного самоуправления (Администрация г. Махачкалы, Ресурсы г. Казани) и действующего законодательства РФ по состоянию на .