Сузакский районный государственный архив — это ключевое учреждение архивной службы в структуре управления документацией и архивного дела Сузакского района Туркестанской области Республики Казахстан. Архив выполняет функции по сбору, учету, хранению, научной обработке и предоставлению на использование документов, составляющих архивный фонд района.

Общие сведения и правовой статус

Полное наименование учреждения: Коммунальное государственное учреждение «Сузакский районный государственный архив» управления цифровизации, оказания государственных услуг и архивов Туркестанской области.

• Тип учреждения: Коммунальное государственное учреждение (КГУ).
• Ведомственная подчиненность: Управление цифровизации, оказания государственных услуг и архивов акимата Туркестанской области.
• Территория действия: Сузакский район Туркестанской области.
• Основной вид деятельности: Деятельность архивов (КЕД 92.51.3).

Архив осуществляет свою деятельность на основе Конституции РК, Закона РК «Об архивном деле и архивах», Типового положения о районном (городском) государственном архиве и иных нормативных правовых актах.

Историческая справка

Формирование архивного фонда Сузакского района неразрывно связано с историей образования района. Сузакский район был образован 14 апреля 1935 года (по другим историческим данным, административно-территориальное деление менялось, однако именно с 1930-х годов начинается системное ведение делопроизводства в районных органах власти).

С этого периода начинается отсчет времени для документирования деятельности районных исполнительных комитетов, а позже — районных администраций (акиматов), сельских округов, сельсоветов, сельских производственных кооперативов, колхозов, совхозов и иных организаций, действовавших на территории района.

В разные годы архив проходил этапы реорганизации: от архива Райисполкома до современного коммунального государственного учреждения, входящего в единую систему архивных органов области и республики.

Состав и структура архивных фондов

Архивный фонд учреждения формируется за счет документов постоянного хранения, поступающих от:

1. Органов местного государственного управления: Акимат Сузакского района, департаменты и управления акимата.
2. Органов местного самоуправления: Сельские округа, аульные (сельские) администрации.
3. Предприятий, учреждений и организаций: Ликвидированных или реорганизованных юридических лиц, находившихся на балансе района (сельхозпредприятия, школы, больницы, дома культуры и др.).
4. Общественных объединений: Партийных, профсоюзных, комсомольских организаций района.
5. Частных лиц: Личные фонды известных земляков, ветеранов труда и войны, фотодокументы, кинофотофоно документы.

Основные фонды (ориентировочная структура):

• Фонд № 1: Сузакский районный исполнительный комитет (историческое название), сейчас — Акимат Сузакского района.
• Фонды сельских советов/администраций: Документы аульных округов (например, Карабау, Жаңааул, Төлеби и др.).
• Фонды сельскохозяйственных предприятий: Колхозы «Коммунизм», «Путь Октября», совхозы и современные ТОО/КФХ (по ликвидации).
• Фонды социально-кultureльных учреждений: Отделы образования, здравоохранения, культуры, архивы школ и больниц.
• Партийные фонды: Документы районного комитета партии, райкома комсомола.

Примечание: Точный перечень фондов, их описи и временные границы (датировка) уточняются в путеводителе по фондам архива и информационно-справочной системе (ИСС) на сайте управления архивов.

Основные функции и полномочия

В соответствии с законодательством РК, архив выполняет следующие ключевые функции:

• Прием на хранение: Прием документов постоянного хранения от образующих организаций по актам приема-передачи и описям.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, световой режим, противопожарная безопасность, антибиологическая защита).
• Научная обработка: Расклассификация, систематизация, описание (составление описей, указателей), атрибуция документов (определение сроков хранения).
• Информационное обслуживание: Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям.
• Государственная регистрация архивных фондов: Ведение учета фондов в установленном порядке.
• Цифровизация: Перевод документов в электронный вид для обеспечения удаленного доступа и сохранения оригиналов (в рамках программы «Цифровой Казахстан»).
• Публикация и пропаганда: Подготовка публикаций, выставок, проведение экскурсий, работы с молодежью.

Предоставление государственных услуг

Архив оказывает государственные услуги в соответствии со Стандартом государственной услуги «Предоставление архивных справок, выписок, копий документов из архивных фондов».

Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждении (для назначения пенсий, льгот).
• Выдача справок о факте рождения, брака, смерти (дубликаты записей актов гражданского состояния, если оригиналы находятся в архиве).
• Выдача справок о репрессированных, участниках ВОВ, трудовой армии.
• Предоставление документов для установления прав на жилье, земельные участки, восстановления судебных решений.
• Научные и исторические запросы.

Порядок обращения:

1. Личный визит в читальный зал архива.
2. Написание официального запроса (от организации) с указанием цели и реквизитов.
3. Обращение через портал «э-Гов» (egov.kz) — для получения справок в электронном виде.
4. Почтовое обращение (с нотариально заверенной доверенностью или копией УДЛ).

Сроки исполнения: Обычно до 10 рабочих дней (для сложных запросов — до 30 дней с уведомлением заявителя).

Адрес, контакты и режим работы

Структура и штатное расписание

По данным открытых источников, численность работников архива составляет около 20 человек. Структура обычно включает:

• Директора архива.
• Главного архивиста / Зам. директора по научной работе.
• Отдел (сектор) приема и учета документов.
• Отдел (сектор) научной обработки и описи фондов.
• Отдел (сектор) хранения и обеспечения сохранности.
• Сектор информационно-справочного обслуживания (читальный зал).
• Сектор цифровизации и электронного документооборота.
• Хозяйственный персонал (охрана, уборка, кладовщики).

Цифровая трансформация и проекты

В рамках реализации программы «Цифровой Казахстан» и концепции развития архивного дела РК до 2025 года и на перспективу до 2030 года, архив ведет активную работу по:

• Сканированию наиболее востребованных фондов (метрические книги, личные дела, наградные листы).
• Внедрению электронной системы управления архивами (ЭСУА) для ведения электронных описей.
• Интеграции с единым порталом государственных услуг (egov.kz) для автоматизации выдачи справок.
• Размещению цифровых копий документов в открытом доступе (с соблюдением закона о персональных данных) на ресурсах Управления архивов области.

Значение для района и общества

Сузакский районный государственный архив является центром исторической памяти района. Документы, хранящиеся в его фондах, являются:

• Главным источником для написания истории района, сел, родословных.
• Юридически значимыми доказательствами прав граждан (пенсионные права, жилищные, земельные).
• Основой для государственной отчетности и планирования социально-экономического развития территории.
• Ресурсом для патриотического воспитания молодежи (поисковые работы, проекты «Мәңгілік Ел», «Жеті қаза»).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт акимата Туркестанской области: turkestan.gov.kz (раздел «Управление цифровизации, госуслуг и архивов»).
• Портал государственных услуг: egov.kz (заказ архивных справок онлайн).
• Сайт Комитета по архивам и делопроизводству МКР РК: archives.gov.kz (нормативная база, путеводители по республиканским архивам).
• Информационно-справочная система «Архивы Казахстана»: поиск по фондам и адресам архивов страны.

Резюме

Сузакский районный государственный архив — это современное учреждение, выполняющее миссию хранителя документариального наследия Сузакского района. Переход на цифровые технологии, открытость информации через портал е-Гов и систематическая работа по пополнению фондов делают его доступным и эффективным инструментом для защиты прав граждан и изучения истории малой родины. Для получения актуальной информации о составе фондов, сроках готовности справок или записи на консультацию рекомендуется связаться с архивом по телефону 2-16-63 или обратиться лично по адресу: с. Сузак, ул. Абылай хана, 10.