Услуги копирования архивных документов востребованы как физическими лицами (для genealogical research, подтверждения стажа, получения дубликатов свидетельств), так и юридическими лицами (перевод документации в электронный вид, формирование электронных архивов, восстановление утерянных данных). Ценообразование в этой сфере сильно разнится в зависимости от типа архива (государственный или частный), формата оригинала (бумага, фото, кино/видео, аудио), сложности работ и срочности.
Дата актуальности информации: . Важно: тарифы регулярно обновляются, точные цены всегда уточняйте непосредственно у исполнителя на момент заказа.
Тарифы федеральных государственных архивов России
Государственные архивы работают на основании прейскурантов, утвержденных Федеральным архивным агентством (Росархив). Цены здесь строго регламентированы, оплата производится через кассу или по безналу, а выдача копий сопровождается официальными актами.
Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД)
Специфика этого архива — работа с аудиовизуальными фондами. Ключевые правила тарификации:
- Кинодокументы: При отборе фрагментов для копирования с интервалом между ними менее 5 секунд стоимость копирования рассчитывается как совокупность длительности фрагментов плюс интервалы между ними.
- Минимальный заказ: При отборе и печати копий кинодокументов объемом менее 1 погонного метра (пог. м) взимается стоимость за 1 пог. м.
- Ответственность: Архив не несет ответственности за качество и идентичность копий, самостоятельно изготовленных пользователем, подлинным архивным документам.
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)
Прейскурант разработан в соответствии с приказами Росархива (в т.ч. от № 45). Услуги включают:
- Изготовление копий документов (ксерокопии, цифровые снимки).
- Выдачу справок, выписок, заверенных копий.
- Научные справочно-информационные услуги.
- Оцифровку фондов с предоставлением файлов на электронных носителях или через облачное хранилище.
Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
- Форматы: Стоимость изготовления цифровых копий документов форматов, превышающих А4, увеличивается кратно: А3 — х2, А2 — х3, А1 — х4, А0 — х5 от базовой ставки.
- Самостоятельное копирование: Аналогично РГАКФФД, архив не несет ответственности за качество копий, сделанных пользователем самостоятельно (на фотоаппарат/телефон), по отношению к подлиннику.
- Наличие Справочно-информационного центра для первичных консультаций.
Национальный архив Республики Беларусь
Формирование цен (тарифов) осуществляется в строгом соответствии с законодательством РБ. Услуги включают не только копирование, но и подготовку выставок, проведение лекций и экскурсий по архивам.
Услуги частных архивных компаний (Москва, СПб, регионы)
Частные операторы предлагают более гибкие условия, выезд на объект, комплексное обслуживание (обработка, систематизация, хранение, уничтожение) и часто — более высокую скорость выполнения крупных объемов.
Типовые направления и ориентировочные цены (на примере рынка Москвы/СПб):
| Услуга | Единица измерения | Ориентировочный диапазон цен / Особенности |
|---|---|---|
| Ксерокопирование / Печать (А4, А3) | 1 лист | От 3 руб./лист (по данным ДС Архив при больших объемах). В СПб минимальный заказ часто от 1000 руб., бесплатная доставка от 5000 руб. |
| Оцифровка (сканирование) документов | 1 образ / стр. | Зависит от формата (А4-А0), разрешения (200/300/600 dpi), цвета (ЧБ/Цвет), состояния бумаги (сшитые тома, ломаные края). Цена уточняется по телефону/заявке (Компании «АРХИВАРИУСЪ», «Проект-Архив»). |
| Обработка архивов (систематизация, опись, нумерация) | 1 дел / час работы | Цена зависит от сложности, специфики и объема работ. Возможен выезд специалиста на место хранения документации. |
| Архивное хранение | 1 пог. м / мес или 1 коробка / год | Стоимость складывается из объема, условий хранения (температура/влажность), страхования и доступа. Компании («Первая архивная компания», «Проект-Архив») предлагают «доступные» тарифы. |
| Уничтожение документов (после истечения сроков) | 1 кг / 1 архивная коробка | Проводиться с составлением акта утилизации. Входит в комплекс услуг по документообороту. |
Ключевые преимущества частных компаний:
- Выездной сервис: Специалисты приезжают в офис клиента для сканирования/упаковки (АРХИВАРИУСЪ, ДС Архив).
- Комплексность: «Под ключ»: приемка -> обработка -> сканирование -> выдача в ЭДО/на носителе -> хранение/уничтожение оригиналов.
- Технологии: Планшетные и проходные сканеры высокой производительности, распознавание текста (OCR), автоматическое именование файлов.
- Конфиденциальность: НДА, режимы доступа, защита персональных данных (152-ФЗ).
Специфические виды копирования
Оцифровка крупноформатных документов (Чертежи, схемы, карты)
В государственных архивах (РГАЭ) и частных компаниях применяются коэффициенты увеличения цены относительно формата А4:
- А3 — базовая цена × 2
- А2 — базовая цена × 3
- А1 — базовая цена × 4
- А0 — базовая цена × 5
Требуется профессиональное планшетное сканирование для сохранения точности линий и масштаба.
Копирование аудиовизуальных носителей (Пленки, Видеокассеты, Аудиобобинки)
Услуга специфична (РГАКФФД, специализированные студии). Тарификация идет за погонный метр (кино) или за минуту/час (видео/аудио). Критически важны: состояние пленки (облепилость, усушка), формат (8мм, 16мм, 35мм, VHS, Betacam), необходимость реставрации изображения/звука перед оцифровкой.
Восстановление сайтов из Веб-архива (Web Archive / Wayback Machine)
Отдельная ниша услуг (например, сервис Archivarix). Позволяет скачать сайт из веб-архива и развернуть его на CMS (WordPress, плагин Archivarix CMS).
- Есть возможность бесплатного тестового восстановления для проверки качества.
- Полная стоимость зависит от количества страниц, сложности структуры, наличия динамических элементов.
Из чего складывается итоговая стоимость: чек-лист факторов
При запросе коммерческого предложения будьте готовы сообщить следующие параметры для точного расчета:
- Объем: Количество дел, листов, погонных метров пленки или гигабайт данных.
- Физическое состояние: «Хорошее» (можно пропускать через проходной сканер), «Удовлетворительное» (только планшетное/ручное сканирование), «Плохое» (требуется предварительная реставрация/разглаживание).
- Форматы: А4, А3, А0, нестандартные (книги, журналы, свитки).
- Требования к качеству: Разрешение (200, 300, 400, 600 dpi), цветовая глубина (ЧБ, Оттенки серого, Цвет RGB), формат файла (PDF/A, TIFF, JPEG, PNG).
- Постобработка: Автовыравнивание, удаление шумов/черточек, OCR (распознавание текста) с верификацией, именование файлов по атрибутам (номер дела, дата, автор), формирование электронного описи (XML/CSV).
- Срочность: Стандартные сроки / Экспресс (доплата 50-100%).
- Логистика: Самовывоз / Доставка курьером / Выезд бригады на объект клиента.
- Юридическое оформление: Нужен ли акт приема-передачи, опись копий, заверка копий печатью организации-исполнителя (для суда/налоговой).
Советы по выбору исполнителя и экономии бюджета
Для работы в государственных архивах:
- Запишитесь в читальный зал заранее (часто через Госуслуги или сайт архива).
- Уточните правила самостоятельного фотографирования (часто бесплатно или за символическую плату за «разрешение на съемку»), но помните: такие копии не имеют юридической силы заверенных копий и архив не гарантирует их качество.
- Заказывайте заверенные копии только для действительно нужных документов (справки о стаже, награждениях, репрессиях), остальное сфотографируйте сами.
Для корпоративных проектов (оцифровка архива организации):
- Проводите пилотный проект (1-2 коробки/дела) у 2-3 подрядчиков для сравнения качества сканов, скорости и удобства передачи данных.
- Требуйте OCR-текстовый слой (PDF/A) для возможности полнотекстового поиска в будущем.
- Обратите внимание на программное обеспечение подрядчика: есть ли у них своя ЭДО/СЭД для загрузки результатов или выдают только на внешнем диске.
- Крупные объемы (от 50-100 тыс. листов) дают право на существенные скидки (до 30-50% от прайса).
Резюме
Рынок услуг копирования архивов разделен на два больших сегмента: государственный (фиксированные тарифы Росархива, юридическая сила копий, длинные очереди, строгие правила доступа) и частный (гибкое ценообразование от ~3 руб./лист за объемы, высокие технологии, выездной сервис, полный цикл обработки, но копии требуют отдельного заверения для судебных целей).
Главное правило: Четко определите цель копирования (для суда/пенсии/истории семьи или для внутреннего поиска/ЭДО), составьте ТЗ с параметрами сканирования и запросите коммерческие предложения у 3-4 игроков рынка (включая ГА, если документы там хранятся) для сравнения.
Данная статья составлена на основе открытых данных прейскурантов федеральных архивов (РГАКФФД, РГВИА, РГАЭ) и публичных предложений частных компаний («Проект-Архив», «Первая архивная компания», «АРХИВАРИУСЪ», «ДС Архив», Archivarix) по состоянию на . Для получения актуального расчета обратитесь к исполнителям напрямую.