Технические архивы – это специализированные хранилища, в которых сосредоточена документация, отражающая научно‑исследовательскую, конструкторскую, проектную, технологическую и управленческую деятельность предприятий, организаций и учреждений. Состав их фондов определяется не только видом хранящихся документов, но и принципами их формирования, учёта и использования.
Основные виды документов, входящие в состав фондов технических архивов
- Научно‑техническая документация – включает научно‑исследовательские отчёты, экспериментальные данные, патенты, чертежи, схемы, спецификации, технологические карты и другие материалы, полученные в результате НИОКР.
- Конструкторская и проектная документация – рабочие чертежи, сборочные узлы, спецификации, расчётные записки, технические условия, а также документация по авторскому надзору и вводу в эксплуатацию.
- Технологическая документация – технологические процессы, инструкции по эксплуатации, нормативы, регламенты, журналы учёта производства и контроля качества.
- Управленческая документация – приказы, распоряжения, протоколы совещаний, планы‑графики, финансово‑экономические отчёты, кадровые дела, переписка с вышестоящими органами.
- Документы по личному составу – личные дела сотрудников, трудовой стаж, аттестационные листы, награды, материалы по подготовке и повышению квалификации.
Принципы формирования и объединения фондов
Согласно нормативным актам (КонсультантПлюс, п. 5.2.4), при передаче документов на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к уже существующим фондам соответствующих учреждений, образуя объединённые архивные фонды. Если дело велось последовательно в двух организациях, оно включается в состав фонда той организации, в которой документ был завершён производством.
Примером такого подхода служит состав фондов Российского государственного архива научно‑технической документации (РГАНТД), где комплектуются:
- научно‑техническая (научно‑исследовательская, конструкторская, проектная, технологическая) документация;
- управленческая документация;
- документы по личному составу от государственных организаций гражданских и оборонных отраслей экономики, а также от негосударственных организаций по договорам постоянного и временного хранения.
Примеры состава фондов в ведущих технических архивах России
Российский государственный архив научно‑технической документации (РГАНТД)
По данным на , РГАНТД располагает документами по личному составу более 22 тысяч организаций. В его фондах присутствуют объединённые фонды банковских, внешнеторговых, торговых и сбытовых предприятий, строительных организаций, научных и промышленных отраслевых объединений и др.
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
ГАРФ регулирует порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. В его правилах особое внимание уделяеться:
- выявлению уникальных и особо ценных документов;
- созданию страхового фонда;
- формированию состава фонда пользования;
- проведению технического контроля и проверке наличия и состояния документов.
Белорусский государственный архив научно‑технической документации
На 1 января 2026 г. в архиве на хранении находится 313 фондов и 230 474 единицы хранения за период с 1748 по 2025 год. Это демонстрирует, как учёное и техническое наследие может накапливаться в течение столетий, формируя многогранный состав фондов.
Учёт и структурирование фондов технических архивов
Для эффективного управления фондами необходимо вести учёт количества фондов. В архиве, где хранятся документы более чем одного фонда, ведётся список фондов (п. 3.8., приложение Н 12 Правил).
Методика структурирования фондов
Согласно методике архивоведения, фонд организации делится на описи в соответствии со структурными частями фондообразователя (принцип происхождения). Это позволяет:
- обеспечить логическую связь между документами и их создателями;
- упростить поиск и использование материалов;
- проводить экспертизу и оценку ценности фонда.
Роль главного хранителя фондов
Главный хранитель фондов архива участвует в работе экспертной, методической (экспертно‑проверочной, экспертно‑методической) комиссии, дирекции, научного (научно‑технического) совета и других коллегиальных органов архива. Его задачи включают:
- контроль за соблюдением правил комплектования и хранения;
- координацию работы по выявлению и описанию уникальных документов;
- обеспечение сохранности фондов и их доступности для пользователей.
Состав фондов технических архивов представляет собой сложную и многогранную систему, в которой intertwined научно‑техническая, конструкторская, проектная, технологическая, управленческая документация и материалы по личному составу. Формирование таких фондов регулируется нормативными актами, принципами происхождения и объединения, а также требованиями к учёту и структурированию. Понимание этих аспектов позволяет архивным учреждениям эффективно сохранять техническое наследие, обеспечивать его доступность для исследователей, специалистов и широкой публики, а также способствовать развитию науки и техники на основе накопленного опыта.