Воронежский государственный университет инженерных технологий (ВГУИТ) – один из ведущих вузов Черноземья, обладающий более чем 90‑летней историей. В рамках обеспечения эффективного документооборота и юридического сопровождения в университете функционирует Отдел юридического сопровождения и документооборота, который, помимо прочих задач, ведёт телефонный архив ВГУИТ.

Что такое телефонный архив ВГУИТ?

Телефонный архив – это систематизированная база данных, содержащая контактную информацию всех структурных подразделений, сотрудников, преподавателей и студентов ВГУИТ, необходимую для оперативной связи внутри и вне университета. Архив включает:

• номера телефонов приёмных комиссий и отделов;
• контактные данные отделов юридического сопровождения и документооборота;
• телефоны служб поддержки (IT, библиотека, общежития и т.д.);
• справочные номера факультетов и институтов;
• информацию о горячих линиях и службах экстренного реагирования.

Все данные хранятся в электронном виде, регулярно обновляются и доступны authorised пользователям через внутренний портал ВГУИТ.

Зачем нужен телефонный архив?

1. Оптимизация коммуникаций. Быстрый поиск нужного номера сокращает время на установление контакта с преподавателями, администрацией или службами поддержки.
2. Повышение прозрачности документооборота. Отдел юридического сопровождения использует архив для фиксации входящих и исходящих звонков, связанных с делопроизводством.
3. Поддержка студентов и абитуриентов. Контактные данные приёмной комиссии, стипендиального отдела и учебно‑методического центра помогают newcomers быстро ориентироваться в вузе.
4. Обеспечение безопасности. В архиве содержатся номера служб охраны, медицинского пункта и экстренных служб, что критично в чрезвычайных ситуациях.

Структура телефонного архива ВГУИТ

Архив организован по иерархическому принципу, отражающему административное деление университета:

• Руководство вуза – ректор, проректоры, их помощники.
• Факультеты и институты – каждый факультет имеет собственный блок с номерами деканов, заведующих кафедрами, секретарей.
• Отделы и службы – юридическое сопровождение, документооборот, бухгалтерия, кадры, IT‑поддержка, библиотека, спорткомплекс.
• Общежития и студенческие организации – телефоны комендантов, советов общежитий, профкома, студенческого совета.
• Приёмная комиссия и отделы работы с абитуриентами – контакты для подачи документов, консультаций по поступлению.
• Экстренные службы – охрана, медицинский пункт, пожарная безопасность.

Каждая запись содержит:

• ФИО сотрудника (или название подразделения);
• должность;
• рабочий телефон (внутренний и/или внешний);
• адрес электронной почты (при наличии);
• кабинет или помещение;
• дата последнего обновления записи.

Как получить доступ к телефонному архиву?

Доступ к архиву предоставляется следующими способами:

1. Внутренний портал ВГУИТ – после авторизации (логин и пароль студента/сотрудника) в разделе «Корпоративные сервисам» → «Телефонный справочник».
2. Мобильное приложение ВГУИТ – доступно для iOS и Android, позволяет выполнять быстрый поиск по фамилии, названию отдела или номеру.
3. Информационные стенды и брошюры – размещены в холлах главных корпусов, общежитий и приёмной комиссии.
4. Запрос в Отдел юридического сопровождения и документооборота – при необходимости можно получить выписку из архива в письменном виде (по электронной почте или лично).

Для внешних пользователей (абитуриентов, родителей, партнёров) доступны публичные разделы справочника на официальном сайте ВГУИТ (vsuet.ru), где указаны основные контактные телефоны приёмной комиссии, факультетов и служб поддержки.

Пример записи из телефонного архива

ФИО: Иванов Иван Петрович

Должность: Заведующий кафедрой «Автоматизация и управление»

Телефон (внутренний): 215

Телефон (внешний): +7 (473) -23‑45‑67

E-mail: ivanov.i@vsuet.ru

Кабинет: Главный корпус, ауд. 304

Обновлено: 

Преимущества использования телефонного архива ВГУИТ

• Сокращение времени поиска контактов. Среднее время нахождения нужного номера снижается с 5‑10 минут до менее 30 секунд.
• Минимизация ошибок. Единый источник данных исключает использование устаревших или неверных номеров.
• Повышение уровня сервиса. Сотрудники могут быстрее реагировать на запросы студентов и внешних партнёров.
• Поддержка аудита и контроля. Отдел юридического сопровождения может отслеживать историю звонков, связанных с делопроизводством, что упрощает подготовку отчётов.

Планы развития телефонного архива

В ближайшие годы ВГУИТ планирует:

1. Интеграцию архива с корпоративной системой управления отношениями с клиентами (CRM) для автоматического обновления данных при изменении должностей или структуры.
2. Внедрение голосового помощника, который позволит находить нужный номер голосовой командой («Соедините меня с отделом юридического сопровождения»).
3. Расширение публичной части справочника, включив в неё контакты выпускников и партнёрских организаций для улучшения networking‑возможностей.
4. Обеспечение многоязычной поддержки (русский/английский) для иностранных студентов и сотрудников.

Телефонный архив ВГУИТ – важный элемент инфраструктуры университета, обеспечивающий быструю и надёжную связь между всеми участниками образовательного процесса. Благодаря чёткой структуре, регулярному обновлению и разнообразным способам доступа, архив способствует повышению эффективности документооборота, улучшению качества сервиса и укреплению репутации ВГУИТ как современного и открытого вуза.

Если вам понадобится актуальная контактная информация – воспользуйтесь внутренним порталом, мобильным приложением или обратитесь в Отдел юридического сопровождения и документооборота по телефону 8 (800) -00‑0024 (бесплатный звонок по России).