В современной архивной теории и практике тематический фонд (чаще официально именуемый архивной коллекцией по тематическому признаку) занимает особое место. В отличие от традиционного архивного фонда, который формируется по номинальному принципу (документы одного фондообразователя), тематический фонд объединяет документы разного происхождения по их содержательной unity.
Понятие и правовое определение
Согласно действующему законодательству и нормативным актам (в частности, Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденных для ГАРФ и распространяемым на практику госархивов), к архивному фонду приравнивается архивная коллекция.
Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.
Таким образом, «тематический фонд» в профессиональном обиходе — это архивная коллекция, сформированная по тематическому признаку. Это позволяет концентрировать в одном месте документы, разбросанные по разным фондам, но касающиеся одного события, явления, процесса или проблемы (например, «Коллекция документов по истории Великой Отечественной войны», «Коллекция документов по экологии региона» и т.д.).
Ключевые характеристики: - Полисточниковость: документы поступают от разных фондообразователей (организаций, частных лиц).
- Искусственность образования: коллекция создается архивистами целенаправленно, а не образуется естественным путем в ходе деятельности организации.
- Признак объединения: тематический (предметный), основной, возможны комбинированные (тематическо-хронологические, тематическо-объектные).
- Правовой статус: приравнивается к архивному фонду, подлежит постоянному хранению, учету и описанию.
Место в структуре Архивного фонда Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение.
В структуре госархива (как информационной системы) выделяют:
- Архивные фонды (номинальные — по фондообразователям).
- Архивные коллекции (тематические, авторские, объектные и др.).
- Отдельные документы (не вошедшие в фонды/коллекции).
- Справочно-поисковый аппарат (описания, указатели, картотеки, базы данных).
Тематические коллекции часто формируются для удобства пользователей, закрывая пробелы номенклатуры фондов или собирая документы по сложным межведомственным темам.
Этапы формирования тематического фонда (коллекции)
Процесс формирования архивного фонда и коллекций осуществляется поэтапно, что закреплено в методических рекомендациях и глоссариях Росархива:
Этап 1: Определение перечня документов, подлежащих включению
Проводится поиск документов по каталогам, описям и базам данных разных фондов, соответствующих заданной теме. Важно выявлять документы, которые не могут быть изъяты из своих фондов (принцип сохранения фонда), поэтому в коллекцию включаются либо копии, либо документы, еще не внесенные в фонды (поступившие разрозненно).
Этап 2: Оценка ценности (экспертиза ценности документов)
Каждый документ проходит экспертизу на предмет исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной ценности. Решается вопрос о сроках хранения (постоянное или временное) и категории ценности.
Этап 3: Выделение уникальных материалов
Особое внимание уделяется уникальным экземплярам, автографам, документам с высокой информационной насыщенностью.
Этап 4: Группировка и систематизация
Документы группируются по тематике, хронологии, видам документов, структурным подразделениям фондообразователей. Внутри коллекции создается внутренняя структура (серии, подсерии).
Виды тематических коллекций
На практике выделяют несколько разновидностей коллекций, объединяемых тематический принцип:
- Частные коллекции: формируются из документов частного происхождения (личные архивы, семейные архивы, собранные по теме).
- Индивидуальные коллекции: объединены вокруг конкретной личности (авторский признак + тематический).
- Объектные коллекции: документы об одном объекте (строительство конкретного завода, история одного города), поступающие из разных ведомств.
- Событийные коллекции: документы по конкретному историческому событию (юбилей победы, катастрофа, съезд).
- Депозитарные коллекции: документы, переданные на хранение без передачи права собственности, объединенные по теме.
Особенности систематизации и описания
Систематизация документов в тематическом фонде имеет свою специфику по сравнению с номинальным фондом:
Принципы построения структуры описания (номенклатуры): - Тематический (проблемный): основной. Разделы соответствуют ключевым подтемам/проблемам.
- Хронологический: внутри тематических разделов дела расставляются по датам.
- Видовый/Жанровый: отделение протоколов, переписки, фото/кинодокументов, картографических материалов.
- Фондообразовательный (номинальный): часто сохраняется как второстепенный признак (разделы по ведомствам-производителям) для сохранения контекста происхождения.
Единицы хранения:
В коллекциях единицей хранения может быть не только дело (традиционная единица фонда), но и отдельный документ (фотография, кинолента, звукозапись, отдельный чертеж, лист газеты), что отражено в определении: «совокупность отдельных документов…».
Справочно-поисковый аппарат: - Опись коллекции (основной инструмент).
- Указатели: именной, географический, предметно-тематический.
- Электронные базы данных и полнотекстовые поисковые системы.
Правовые нюансы работы с документами в коллекциях
Существует важное правило, закрепленное в нормативных актах (КонсультантПлюс, п. 5.2.4):
Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством.
Это правило критически важно при формировании тематических коллекций: нельзя разрывать дела. Если дело началось в одном ведомстве и закончилось в другом, оно целиком идет в фонд последнего. В тематическую коллекцию оно может войти только в виде копии или ссылки (перекрестной ссылки в описи), но физически оно хранится в своем номинальном фонде.
Значение и функции тематических фондов
| Функция | Описание |
|---|---|
| Информационно-справочная | Обеспечение быстрого доступа к документам по сложным межведомственным темам без необходимости заказывать десятки фондов. |
| Научно-исследовательская | Создание готовых документационных баз для написания историй предприятий, регионов, отраслей, биографий. |
| Сохранностная | Концентрирование внимания на ценных документах, разбросанных по малым фондам, рискуя быть утерянными или неописанными. |
| Издательская/Выставочная | Формирование комплекта документов для публикации сборников документов, создания виртуальных выставок, мультимедийных продуктов. |
Современные тенденции (на 2026 год)
На современном этапе развития архивного дела в РФ (порттал «Архивы России», внедрение ЕАИС, Единой архивной информационной системы) работа с тематическими фондами трансформируется:
- Цифровые коллекции: Создание виртуальных тематических сборников в ЕАИС, объединяющих оцифрованные документы из разных архивов страны без физического перемещения оригиналов.
- Метаданные и Linked Data: Использование стандартов описания (ISAD(G), RiC-CM) для семантической связки документов из разных фондов в тематические кластеры.
- Краудсорсинг и волонтерство: Привлечение пользователей к тематической разметке и транскрипции документов в коллекциях.
- Автоматизированная экспертиза: Применение ИИ для первичной сортировки массивов документов по тематическим признакам при комплектовании коллекций.
Тематический фонд (архивная коллекция по тематическому признаку) — это гибкий и эффективный инструмент архивной коммуникации. Он преодолевает ограничения номинального принципа («один фондообразователь, один фонд»), позволяя пользователю видеть историческую картину в объеме, а не в ведомственном разрезе.
Грамотное формирование таких коллекций требует от архивиста глубокого знания фондов архива, владения методологией экспертизы документов, понимания исторического контекста и навыков работы с современными информационными технологиями. В условиях перехода к цифровым архивам тематическая коллекция становится основной формой представления архивного знания в открытом доступе.
Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Правил работы госархивов (ГАРФ), материалов КонсультантПлюс и глоссария Федерального архивного агентства. Актуально на .