Дата актуализации: 03:53:38

В последние годы цифровизация охватывает все сферы делопроизводства и архивного дела. Появление электронных архивов требует единых терминов и чётких определений, чтобы обеспечить совместимость систем, соблюдение нормативных требований и эффективное управление информационными ресурсами.

Настоящий материал основан на стандарте ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Термины и определения в области управления документами, делопроизводства и архивного дела», утверждённом приказом Росстандарта от № 30‑ст. В нём собраны основные понятия, рекомендованные к применению при работе с документами различных систем документации.

Ключевые термины

Электронный архив

Электронный архив – совокупность электронных документов, метаданных, программных средств и процедур, обеспечивающих их долгосрочное хранение, поиск, контроль доступа и юридическую достоверность.

Электронный документ

Электронный документ – любой объект информации, представленный в цифровой форме (текст, изображение, аудио‑ и видеофайл, база данных и т.п.), который может быть зарегистрирован, обработан и сохранён в электронном архиве.

Метаданные

Метаданные – данные о данных, описывающие содержание, структуру, контекст создания и правовые характеристики электронного документа (автор, дата создания, классификатор, срок хранения, уровень доступа и т.д.).

Система электронного документооборота (СЭД)

СЭД – программно‑аппаратный комплекс, обеспечивающий автоматизацию процессов создания, согласования, регистрации, хранения и передачи электронных документов.

Электронный архивный фонд

Набор электронных документов, объединённых по темам, проектам, подразделениям или иным признакам и оформленных в соответствии с установленными правилами архивного описания.

Электронный архивный справочник

Информационный документ архива, содержащий изложение содержания архивных документов по определённой теме, а также их классификацию и ссылки на оригиналы.

Электронный архивный регистр

Официальный журнал, фиксирующий поступление, перемещение, изменение и уничтожение электронных документов в архиве.

Срок хранения

Период, в течение которого электронный документ подлежит обязательному хранению в архиве в соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами.

Электронная подпись

Криптографический механизм, обеспечивающий подлинность и целостность электронного документа, а также подтверждающий личность подписанта.

Электронный архивный контроль доступа

Набор политик и технических средств, ограничивающих доступ к электронным документам в зависимости от ролей, прав и уровня секретности.

Электронный архивный аудит

Периодическая проверка соответствия процессов хранения, обработки и защиты электронных документов установленным требованиям (ГОСТ, ФЗ, внутренние регламенты).

Структура терминов по ГОСТ Р 7.0.8‑2025

В соответствии с ГОСТ, термины делятся на несколько групп:

1. Общие понятия – «документ», «архив», «хранение», «срок хранения».
2. Термины электронных систем – «электронный документ», «метаданные», «электронный архив», «СЭД».
3. Термины управления – «регистрация», «контроль доступа», «аудит», «политика безопасности».
4. Термины правового характера – «электронная подпись», «достоверность», «юридическая сила».

Ключевые понятия в практической работе

Ниже перечислены наиболее часто используемые термины в ежедневной деятельности архивистов и специалистов по управлению документами.

• Электронный архивный репозиторий – централизованное хранилище, где размещаются все электронные документы и их метаданные.
• Электронный архивный конвертер – программный модуль, преобразующий документы из одного формата в другой (например, DOCX → PDF/A) для обеспечения долговременного хранения.
• Электронный архивный сертификат – цифровой сертификат, подтверждающий подлинность подписи и соответствие документа требованиям стандарта.
• Электронный архивный шифрование – применение криптографических алгоритмов для защиты содержимого документа от несанкционированного доступа.
• Электронный архивный резервирование – процесс создания копий (бэкапов) архивных данных и их размещения в отдельном месте.
• Электронный архивный восстановление – процедуры возврата данных из резервных копий в случае потери или повреждения оригиналов.
• Электронный архивный классификатор – система (или набор правил), позволяющая автоматически присваивать документам классификационные коды.
• Электронный архивный индекс – структура, обеспечивающая быстрый поиск по содержимому и метаданным документов.
• Электронный архивный поиск – функциональность, позволяющая находить документы по ключевым словам, метаданным, датам и другим параметрам.
• Электронный архивный риск – вероятность возникновения угроз (утрата данных, несанкционированный доступ, порча формата) и их потенциальные последствия.

Связанные нормативные документы

Для полного соответствия требованиям необходимо учитывать следующие нормативные акты:

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (требования к защите конфиденциальных сведений).
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Термины и определения в области управления документами, делопроизводства и архивного дела».
• ГОСТ Р 7.0.12‑2025 «Электронные документы. Форматы и методы их долговременного хранения».
• Приказ Минкультуры России от № 30‑ст «Об утверждении классификатора архивных документов».

Практические рекомендации по внедрению электронного архива

1. Анализ требований – определите, какие типы документов будут храниться, их сроки хранения и уровни доступа.
2. Выбор стандарта формата – используйте проверенные форматы долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML).
3. Создание метаданных – разработайте шаблоны метаданных, соответствующие ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
4. Организация доступа – внедрите систему ролей и прав, а также двухфакторную аутентификацию.
5. Обеспечение юридической силы – применяйте квалифицированную электронную подпись и сохраняйте сертификаты.
6. Резервное копирование – реализуйте 3‑2‑1 стратегию (три копии, два разных носителя, одна копия вне площадки).
7. Регулярный аудит – проверяйте соответствие процессов требованиям ГОСТ и ФЗ минимум раз в год.
8. Обучение персонала – проводите тренинги по работе с СЭД, правилам формирования метаданных и вопросам информационной безопасности.

Понимание и правильное использование терминов, установленных в ГОСТ Р 7.0.8‑2025, является фундаментом эффективного управления электронными архивами. Системный подход к формированию метаданных, контролю доступа, обеспечению юридической силы и резервному копированию позволяет организациям сохранять ценную информацию на протяжении десятилетий, соблюдая при этом требования законодательства и международных стандартов.

Для более глубокого изучения темы рекомендуется ознакомиться с полным текстом ГОСТ Р 7.0.8‑2025 и сопутствующими нормативными актами, а также с практическими рекомендациями по внедрению систем электронного документооборота.