Типовое положение об архиве – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, ведения, хранения, использования и охраны архивных материалов в органе государственной власти. Оно разрабатывается в соответствии с Федеральным законом «Об архивных фондах» и другими нормативными актами, регулирующими архивную деятельность.
Правовые основы
Основу для разработки типового положения составляют:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»;
- Приказ Минкультуры России от № 371 «Об утверждении Положения об организации архивного дела в государственных органах»;
- Региональные нормативные акты, если орган относится к территориальному уровню;
- Внутренние нормативные документы (приказы, инструкции) конкретного органа.
Цели и задачи положения
Главные цели типового положения:
- Обеспечение законности и единообразия архивной деятельности;
- Гарантирование сохранности и доступности архивных документов;
- Определение ответственности за выполнение архивных функций;
- Содействие в реализации государственных программ по цифровой трансформации архивов.
Сфера применения
Положение распространяется на:
- Все подразделения органа государственной власти;
- Документы, созданные, полученные или скопированные в рамках исполнения государственных функций;
- Электронные и бумажные носители, а также гибридные формы (сканированные копии, электронные подписи).
Основные понятия (глоссарий)
| Термин | Определение |
|---|---|
| Архивный документ | Документ, подлежащий включению в архивный фонд в соответствии с установленными критериями (историческая, правовая, административная ценность). |
| Архивный фонд | Систематизированный набор архивных документов, объединённых по признаку происхождения, темы, периода и т.д. |
| Срок хранения | Период, в течение которого документ сохраняется в архиве до момента его уничтожения или передачи в государственный архив. |
| Уполномоченный архивный сотрудник | Лицо, назначенное руководством органа для выполнения функций по ведению архива. |
Структура типового положения
Типовое положение обычно состоит из следующих разделов:
- Общие положения – цель, правовая база, сфера применения.
- Определения терминов – глоссарий.
- Организационная структура архива – функции, подчинённость, состав сотрудников.
- Порядок формирования архивного фонда – прием, классификация, регистрация.
- Сроки и порядок хранения документов – классификация по срокам, условия хранения.
- Доступ к архивным документам – правила предоставления, ограничения, порядок рассмотрения запросов.
- Охрана и безопасность – физическая и информационная защита.
- Электронный архив – цифровизация, электронные подписи, системы управления документами (СЭД).
- Контроль и аудит – внутренний контроль, проверка соответствия.
- Ответственность – дисциплинарные и административные меры.
- Порядок внесения изменений – процедура актуализации положения.
Организационная структура архива
В типовом положении рекомендуется описать следующую схему:
- Руководитель архива (часто – заместитель руководителя органа).
- Главный архивный специалист – отвечает за методологию и контроль.
- Сотрудники по работе с документами – прием, регистрация, классификация.
- IT‑подразделение – поддержка электронного архива.
- Отдел охраны труда и безопасности – физическая защита хранилищ.
Порядок формирования архивного фонда
7.1 Приём документов
Документы поступают в архив:
- По прямому передаче от подразделений органа;
- В результате передачи из государственных архивов;
- В виде электронных файлов через систему электронного документооборота.
7.2 Регистрация
Каждый документ фиксируется в журнале регистрации с указанием:
- Номера и даты документа;
- Краткого содержания;
- Классификационного признака (дело, тема, срок хранения);
- Ответственного за документ.
7.3 Классификация и систематизация
Документы распределяются по деловым единицам (дело, проект, программа) и помещаются в соответствующие архивные ящики или электронные папки.
Сроки и порядок хранения
Сроки хранения определяются нормативными актами и внутренними регламентами. Примерный классификатор:
| Класс документов | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Документы, имеющие постоянную ценность | Бессрочно | Передаются в государственный архив. |
| Документы административного характера | 5–10 лет | Сохраняются в архиве органа. |
| Временные служебные документы | 1–3 года | Уничтожаются после истечения срока. |
Доступ к архивным документам
Доступ регулируется принципом «законность – необходимость – защита».
- Открытый доступ – документы, не содержащие ограничений, могут быть просмотрены любым заинтересованным лицом.
- Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, государственную тайну и т.п., доступны только уполномоченным лицам.
- Запрет доступа – документы, подлежащие уничтожению или передаче в другие архивы.
Процедура рассмотрения запроса
- Получение письменного запроса от заявителя;
- Проверка правомочности запроса (наличие интереса, отсутствие ограничений);
- Подготовка копий или предоставление оригинала в соответствии с установленными сроками (не более 30 дней);
- Регистрация выдачи в журнале выдач.
Охрана и безопасность архивных материалов
Для обеспечения сохранности документов необходимо:
- Контролировать климатические условия (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
- Оборудовать помещения системой видеонаблюдения и контроля доступа;
- Регулярно проводить инвентаризацию и проверку целостности документов;
- Обеспечить резервное копирование электронных архивов (не менее 2 копий, хранение в разных географических точках).
Электронный архив
В современных органах государственной власти электронный архив становится основной формой хранения.
11.1 Технические требования
- Система управления документами (СЭД) должна поддерживать метаданные, электронные подписи и версии документов;
- Хранилище должно соответствовать требованиям ФСТЭК России по защите информации;
- Регулярные аудиты ИТ‑инфраструктуры.
11.2 Процедура оцифровки
- Отбор документов, подлежащих оцифровке (по сроку, ценности, частоте использования);
- Сканирование в формате PDF/A‑2 или TIFF;
- Присвоение уникального идентификатора и привязка к метаданным;
- Хранение оригиналов в архиве до окончательного перехода в электронный формат.
Контроль и аудит
Контроль за соблюдением положения осуществляется:
- Внутренними проверками (ежеквартально);
- Внешними аудитами со стороны Государственного архива РФ;
- Отчетностью перед руководством органа (годовой отчет о состоянии архивного фонда).
Ответственность
За нарушение требований типового положения предусмотрена:
- Дисциплинарная ответственность (выговор, увольнение) для сотрудников;
- Административная ответственность (штрафы) для руководителей, если нарушение привело к утрате или порче документов;
- Уголовная ответственность в случае умышленного уничтожения документов, содержащих государственную тайну.
Порядок внесения изменений в положение
Изменения в типовое положение вносятся в порядке:
- Инициатива (руководитель архива, юридический отдел, руководство органа);
- Разработка проекта изменений и согласование с юридическим отделом;
- Экспертиза в органе государственного архивного управления;
- Утверждение приказом руководителя органа;
- Регистрация изменений в реестре нормативных актов.
Пример шаблона типового положения
Ниже приведён упрощённый образец структуры документа (без полного текста):
Общие положения 1.1. Цель... 1.2. Правовая база... 1.3. Сфера применения... Термины и определения Организационная структура архива 3.1. Руководитель... 3.2. Состав... Формирование архивного фонда 4.1. Приём... 4.2. Регистрация... 4.3. Классификация;.. Сроки и порядок хранения 5.1. Классификатор сроков... Доступ к архивным документам 6.1. Публичный доступ... 6.2. Ограниченный доступ... Охрана и безопасность 7.1. Физическая защита... 7.2. Информационная безопасность;.. Электронный архив 8.1. Технические требования... 8.2. Оцифровка... Контроль и аудит Ответственность Порядок внесения изменений Приложения Приложение А – Журнал регистрации Приложение Б – Формы запросов Приложение В – Классификатор сроков
Типовое положение об архиве органа государственной власти – фундаментальный документ, который обеспечивает законность, системность и эффективность архивной деятельности. Его правильное составление и своевременное обновление позволяют сохранять историческую и правовую ценность государственных документов, а также гарантировать их доступность для граждан, исследователей и государственных органов.
Помните: без чётко регламентированных правил архив может стать уязвимым, а важные сведения – потеряться навсегда. Поэтому разработка и внедрение типового положения – одна из приоритетных задач любой государственной структуры.