Дата подготовки материала: 14:19:19 ().

Современное государственное управление невозможно без эффективного документооборота и надёжного хранения электронных документов. Для обеспечения преемственности, аутентичности и доступности архивных материалов разработаны Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов. Они утверждены приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 15 июня 2020 г. № 69 и служат ориентиром при создании, модернизации и оценке информационных систем.

Нормативная база

• Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. «О Федеральном архивном агентстве» (подпункт 4 пункта 6 Положения).
• Приказ Росархива от № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
• Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (ЦХЭД).
• Вестник архивиста – статьи о проблемах и решениях в области функциональных требований к СЭД/СХЭД.

Основные functional требования

Типовые требования делятся на несколько логических блоков, каждый из которых отвечает за определённый этап жизненного цикла электронного документа.

Обеспечение аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования

• Контроль неизменности содержания документа после его внесения в СЭД/СХЭД (хеш‑контроль, электронные подписи).
• Сохранение всех атрибутов документа (автор, дата создания, версия) в течение всего срока хранения.
• Возможность проверки подлинности документа в любой момент его жизненного цикла.
• Обеспечение пригодности документа к использованию (читаемость форматов, поддержка миграции при устаревании технологий).

Преемственность метаданных

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

• Метаданные должны оставаться связанными с документом на всех этапах: создание → обработка в СЭД → передача в СХЭД → архивное хранение.
• Требуется поддержка стандартных схем метаданных (например, Dublin Core, ISO 19115, отраслевые профили).
• Возможность добавления, изменения и удаления метаданных только authorised пользователями с фиксацией изменений в журнале аудита.

Интеграция с другими информационными системами государственного органа

• Обеспечение взаимодействия СЭД и СХЭД с системами управления делами (МЭДО), межведомственным электронным документооборотом (СМЭВ) и другими корпоративными ИС.
• Поддержка стандартных протоколов обмена (SOAP, REST, WebDAV, FTP/SFTP) и форматов (XML, JSON, PDF/A).
• Функция проведения экспертизы ценности документов непосредственно из СЭД с целью отбора на передачу в архив или выделения к уничтожению.

Передача на последующее хранение и уничтожение

• Автоматизированная подготовка пакета документов для передачи из СЭД в СХЭД (формирование архивных пакетов, проверка completeness).
• Ведение журнала передач с отметкой времени, отправителя, получателя и контрольной суммы.
• Возможность выделения документов на уничтожение согласно установленным срокам хранения и нормативным актам, с фиксацией акта уничтожения.
• Обеспечение возможности получения подтверждения о размещении документов в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ).

Требования к интерфейсу и usability (не входят в типовые функциональные требования, но рекомендуются)

Хотя типовые требования не рассматривают детали интерфейса, практическое внедрение подразумевает:

• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс для архивариусов и операторов СЭД.
• Поддержка ролевой модели доступа (архивариус, оператор СЭД, руководитель, аудитор).
• Многоязычность и соответствие стандартам доступности (WCAG 2.1).

Сравнение требований к СЭД и СХЭД

Пример практической реализации (на основе 1С:Архив)

Система 1С:Архив демонстрирует, как можно удовлетворить типовым функциональным требованиям:

1. Приём документов из СЭД: через веб‑сервис SOAP передаются файлы и сопроводительные метаданные в формате XML.
2. Контроль целостности: вычисляется SHA‑256 хеш, сохраняется в карточке документа и проверяется при каждом доступе.
3. Метаданные: используются схемы Dublin Core + отраслевые расширения (номер дела, индекс по ОКУД, срок хранения).
4. Экспертиза ценности: встроенный модуль позволяет оценить документ по критериям (правовая значимость, историческая ценность) и автоматически формировать предложение о передаче в архив.
5. Передача в ГАРФ: после подтверждения экспертизы система формирует архивный пакет (ZIP с файлами и метаданными) и отправляет его через защищённый канал (SFTP) в электронный приёмник Государственного архива.
6. Журнал аудита: все операции (приём, изменение метаданных, передача, уничтожение) фиксируются с отметкой времени, пользователя и результата.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов представляют собой комплексный нормативный фундамент, обеспечивающий:

• Юридическую значимость и доказательную силу электронных документов;
• Преемственность метаданных на всём протяжении жизненного цикла;
• Безопасное и контролируемое взаимодействие с другими государственными ИС;
• Надёжное долгосрочное хранение и возможность последующего использования в научных, административных и правовых целях.

Соблюдение этих требований позволяет государственным органам создавать совместимые, прозрачные и устойчивые информационные системы, которые эффективно поддерживают архивное дело в условиях цифровой трансформации.

Статья подготовлена на основе информации, доступной в открытых источниках к .