Государственные и муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении документального наследия страны. Их деятельность регулируется комплексом нормативных актов, среди которых особое место занимают Типовые нормы времени и выработки, утверждённые приказом Росархива от № 111. В статье рассмотрены законодательная база, основные виды работ, методика расчёта трудоёмкости и практические рекомендации для архивных учреждений.

Законодательная и нормативная база

Организация работы архивов регулируется следующими документами:

• Приказ Росархива от № 1 – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
• Приказ Министерства культуры РФ – приложение к Правилам, уточняющее порядок работы государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций.
• Приказ Росархива от № 111 – «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами».
• Локальные нормативные акты архивов (приказы, положения, инструкции), которые конкретизируют общие требования в рамках конкретного учреждения.

Все эти документы образуют правовую основу для организации архивного дела, распределения трудовых обязанностей и расчёта эффективности работы персонала.

Основные виды работ, выполняемых государственными архивами

Работы делятся на несколько блоков, каждый из которых имеет свои нормативные показатели:

1. Хранение архивных документов
   • Приём и регистрация поступивших документов.
   • Комплектование дел (создание архивных дел, формирование описей).
   • Контроль условий хранения (температура, влажность, защита от вредителей).
2. Учёт и инвентаризация
   • Ведение электронного и бумажного реестра архивных фондов.
   • Периодическая инвентаризация (годовая, при смене руководства, реорганизации).
3. Обеспечение доступа к архивным документам
   • Обработка запросов граждан, организаций и государственных органов.
   • Подготовка копий, фотокопий, цифровых сканов.
   • Консультационная деятельность.
4. Переписка и передача документов
   • Передача документов из ведомственных архивов в государственное хранение.
   • Приём‑передача при реорганизации, ликвидации или смене руководства.
5. Техническое обслуживание архивного фонда
   • Консервация и реставрация повреждённых документов.
   • Модернизация архивных помещений и систем хранения.
6. Выполнение научных и просветительских функций
   • Участие в научных проектах, подготовка материалов для выставок.
   • Публикация методических рекомендаций.

Типовые нормы времени и выработки (приказ № 111 от )

Нормы представляют собой оптимальные показатели трудоёмкости для каждой из перечисленных работ. Ниже приведены основные группы норм с примерами расчётов.

Для расчёта общей трудоёмкости проекта архивного отдела используют формулу:

Трудоёмкость (ч) = Σ (Кол‑во операций × Норма времени) / 60

Пример: За месяц архив получил 1 200 документов, из которых 800 требуют регистрации (5 мин.), 400 – создания описного листа (20 мин.).

Трудоёмкость = (800 × 5 + 400 × 20) / 60 = (4 000 + 8 000) / 60 ≈ 200 ч

Порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования

Деятельность архива регламентируется правилами организации, которые включают следующие этапы:

• Приём документов – оформление актов приёма‑передачи, присвоение уникального идентификационного номера.
• Комплектование – формирование архивных дел, составление описей (кратких и полных), привязка к электронному каталогу.
• Учёт – внесение записей в реестр, контроль доступа, ведение журналов перемещения.
• Хранение – размещение в специализированных стеллажах, соблюдение климатических параметров, периодический осмотр.
• Использование – выдача документов, создание копий, предоставление информации в электронном виде.
• Контроль и отчётность – подготовка ежеквартальных и годовых отчётов о состоянии фондов, выполненных работах и соблюдении норм.

Ответственность и должностные лица

Согласно Приказу Росархива, на конкретного работника (лицо, ответственное за архив) может быть возложено выполнение трудовых (должностных) обязанностей по организации всех перечисленных процессов. Ключевые позиции:

• Главный архивариус – общее руководство, разработка локальных нормативных актов;
• Ведущий архивариус – контроль за комплектованием и учётом, подготовка описей.
• Специалист по обслуживанию фондов – консервация, реставрация, техническое обслуживание.
• Сотрудник службы доступа – обработка запросов, подготовка копий, консультирование.

Ответственность за нарушение норм может включать дисциплинарные взыскания, а в случае утраты или порчи документов – административную или уголовную ответственность в соответствии с Федеральным законом «Об архивных фондах».

Документация и формы

Для выполнения работ архив использует более 44 типовых форм, разработанных в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ). Ключевые формы:

• Форма № 1 – Акт приёма‑передачи документов.
• Форма № 2 – Описание архивного дела (краткое).
• Форма № 3 – Журнал учёта перемещения документов.
• Форма № 4 – Заявка на предоставление копий.
• Форма № 5 – Протокол инвентаризации.

Все формы доступны в электронном виде через Единый портал государственных услуг и могут быть интегрированы в автоматизированные системы управления архивом (АСУ «Архив»).

Практические рекомендации для архивных подразделений

1. Внедрите автоматизацию – используйте программные решения для учёта и поиска, что снижает нормы времени на 15‑30 %.
2. Регулярно проводите обучение персонала – знакомьте сотрудников с актуальными нормативами и новыми формами.
3. Контролируйте соблюдение климатических условий – установите датчики температуры и влажности, автоматические оповещения.
4. Оптимизируйте процесс инвентаризации – применяйте скан‑коды и мобильные устройства для ускорения учёта.
5. Анализируйте нагрузку – ежемесячно сравнивайте фактическую выработку с типовыми нормами, корректируйте штат.

Нормы работ, выполняемых государственными архивами, представляют собой системный набор требований, позволяющих обеспечить качественное хранение, учёт и доступ к документам национального значения. Соблюдение типовых норм времени и выработки, а также чёткое распределение обязанностей между сотрудниками, способствует повышению эффективности архивных подразделений и гарантирует сохранность исторического наследия для будущих поколений.

Дата актуализации информации: . Источники: Приказ Росархива № 1 (2021), Приказ Росархива № 111 (2022), методические рекомендации Федерального архивного агентства.