Типовые нормы времени – это нормативные показатели, определяющие, сколько часов (или минут) должно затрачиться на выполнение конкретных архивных операций при условии стандартного уровня квалификации работников и оптимального рабочего места. Нормы времени позволяют:
- планировать загрузку персонала;
- рассчитывать себестоимость архивных услуг;
- проводить контроль эффективности и выработки;
- обосновывать потребность в дополнительном персонале.
Правовая и нормативная база
Основные документы, регламентирующие типовые нормы времени в государственных архивах России:
- Сборник «Укрупнённые нормы времени на работы, выполняемые в объединённых архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий» (редакция от ). В нём изложены нормы для:
- комплектования архива документами учреждений;
- учёта документов архива;
- обеспечения сохранности документов;
- научно‑технической обработки;
- использования документов;
- методического руководства и контроля;
- технического оформления работ.
- Приказ Росархива от «О типовых нормах времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ». Содержит две таблицы:
- нормы времени и выработки на информационные работы, выполняемые с применением персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ);
- нормы времени и выработки на работы, выполняемые по программному комплексу «Архивный фонд».
- Сборник «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (редакция от ). В нём уточнены:
- единицы измерения (часы на единицу объёма работы);
- нормы выработки за один рабочий день (8‑часовой);
- продолжительность непрерывной работы, исключающую регламентированные перерывы.
Структура типовых норм времени
Нормы делятся на две большие группы:
Работы, выполняемые без применения автоматизированных систем
| Вид работы | Единица измерения | Норма времени (ч/ед.) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Комплектование архива документами учреждения | документ | 0,20 | Включает проверку подлинности, маркировку и размещение в папке. |
| Учет документов в архиве (ввод в реестр) | документ | 0,15 | Регистрация в электронном и бумажном реестре. |
| Обеспечение сохранности (проверка состояния, консервация) | 100 листов | 0,30 | Контроль влажности, температуры, осмотра на повреждения. |
| Научно‑техническая обработка (описание, классификация) | документ | 0,45 | Составление описания, присвоение классификатора. |
| Использование документов (выдача, возврат) | запрос | 0,10 | Подготовка копий, оформление актов выдачи. |
| Методическое руководство и контроль (проверка соблюдения регламентов) | рабочий день | 1,5 | Проведение инструктажей, проверка журналов. |
| Техническое оформление (оформление папок, коробок) | коробка | 0,25 | Маркировка, заполнение сопроводительных листов. |
Работы, выполняемые с применением ПЭВМ и программного комплекса «Архивный фонд»
| Вид работы | Единица измерения | Норма времени (мин/ед.) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Ввод данных в электронный реестр (ПЭВМ) | документ | 5 | Заполнение полей, привязка к классификатору. |
| Поиск и выдача электронных копий | запрос | 3 | Поиск по метаданным, формирование пакета. |
| Обновление справочников (структура фонда) | рабочий день | 60 | Внесение изменений в иерархию фондов. |
| Автоматическая проверка целостности файлов | ГБ данных | 2 | Запуск скриптов, анализ отчётов. |
| Создание электронных описей (модуль «Архивный фонд») | документ | 7 | Заполнение полей, привязка к единицам измерения. |
Как рассчитываются нормы времени
Процесс формирования типовых норм включает несколько этапов:
- Анализ технологических процессов. Выделяются отдельные операции, фиксируются их последовательности.
- Тайм‑стади (тайм‑исследования). На каждом этапе измеряется реальное время выполнения работ опытными сотрудниками (обычно 3‑5 человек, 5‑10 повторений).
- Корректировка на условия труда. Учитываются:
- уровень квалификации (разряд, стаж);
- особенности рабочего места (освещение, оборудование);
- наличие автоматизированных средств.
- Определение нормативного коэффициента. Среднее время умножается на коэффициент надёжности (обычно 1,15‑1,20) для учёта непредвиденных задержек.
- Утверждение нормативов. После согласования с экспертным советом Росархива нормы фиксируются в официальных сборниках.
Применение норм в практике
Планирование персонала
Для расчёта необходимого штата берут плановый объём работ (например, 10 000 документов в месяц) и умножают на соответствующую норму. Пример:
Объём: 10 000 документов Норма (комплектование) = 0,20 ч/документ Трудоёмкость = 10 000 × 0,20 = 2 000 ч При 8‑часовом рабочем дне → 2 000 ÷ 8 = 250 человеко‑дней Если в месяце 22 рабочих дня → 250 ÷ 22 ≈ 12 сотрудников.
Оценка себестоимости услуг
Стоимость услуги «выдача документа» рассчитывается как:
Норма времени = 0,10 ч Зарплата работника (час) = 350 ₽ Затраты на оборудование и амортизацию = 50 ₽/ч
Контроль выработки
Внутренний контроль сравнивает фактическую выработку (документов/день) с нормативной выработкой, установленной в сборниках. Отклонения более 15 % требуют анализа причин (недостаток техники, низкая квалификация, перегрузка).
Особенности нормативов для разных типов архивов
| Тип архива | Ключевые нормы | Особенности |
|---|---|---|
| Объединённые архивы личного состава | Комплектование – 0,20 ч/док.; Учет – 0,15 ч/док. | Большой объём однотипных кадровых документов, высокая степень стандартизации. |
| Государственные архивы общего профиля | Научно‑техническая обработка – 0,45 ч/док.; Техническое оформление – 0,25 ч/коробка. | Разнообразие форматов, необходимость в классификации по отраслевым классификаторам. |
| Электронные архивы (ПЭВМ) | Ввод в электронный реестр – 5 мин/док.; Поиск – 3 мин/запрос. | Зависимость от скорости серверов, наличия специализированного ПО («Архивный фонд»). |
Перспективы развития нормативов
С учётом ускоренного внедрения цифровых технологий в архивную деятельность, типовые нормы времени находятся в процессе постоянного обновления:
- Разработка модульных нормативов для облачных сервисов хранения;
- Адаптация к новым формам документов (цифровые подписи, блокчейн‑метки).
Типовые нормы времени – фундаментальный инструмент управления архивным процессом. Они позволяют:
- объективно планировать ресурсы;
- обеспечивать экономическую эффективность;
- контролировать качество выполнения работ;
- адаптировать архивную деятельность к меняющимся технологическим условиям.
Регулярное обновление нормативов, основанное на реальных тайм‑исследованиях и учёте новых ИТ‑решений, гарантирует, что архивные учреждения смогут сохранять и предоставлять документы в соответствии с требованиями законодательства и ожиданиями пользователей.
Дата актуализации: 08:20:46 ()