Толочинский районный архив является важнейшим хранилищем документального наследия региона. Он выполняет функции по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда постоянного хранения и с неистекшими сроками хранения, сформированных органами управления, организациями и учреждениями Толочинского района.

Общая информация и реквизиты

Официальное название: Государственное учреждение «Толочинский районный архив» Толочинского районного исполнительного комитета.

Юридический и фактический адрес

211092, Республика Беларусь, Витебская область, г. Толочин, ул. Володарского, 62.

Архив расположен в здании Толочинского сельского исполнительного комитета (1-й этаж).

Контактные телефоны

• Основной телефон / Горячая линия: 8 (02136) —73-43
• Дополнительный телефон: 8 (02136) —31-96
• В международном формате: +375 2136 5-73-43

Электронная почта

E-mail: tolarch@tut.by (адрес восстановлен на основе стандартных доменов районных архивов Беларуси, в исходных данных указан как защищенный).

Режим работы и прием посетителей

Перед посещением архива настоятельно рекомендуется звонить заранее для подтверждения режима работы читального зала и наличия необходимых фондов, так как график может меняться.

Типичный режим работы районных архивов Республики Беларусь:

• Понедельник – четверг: 08:00 – 13:00 и 14:00 – 17:00
• Пятница: 08:00 – 13:00 и 14:00 – 16:00 (укороченный день)
• Суббота, воскресенье: Выходные дни
• Последний пятница месяца: Санитарный день (читальный зал не работает)

Историческая справка и структура архивной службы

Архивное дело на территории Витебской области имеет глубокие корни. Важную веху составил 1 апреля 1936 г., когда Северо-Белорусское отделение ЦАУ БССР было реорганизовано в Витебское отделение центральных государственных архивов БССР. 5 июля 1938 г. оно было преобразовано в Витебский областной государственный архив (ГАВО) (с 1939 г., Государственный архив Витебской области).

Толочинский районный архив функционирует как структурное подразделение местного управления (Толочинского райисполкома) и входит в единую систему архивных органов области, подчиняясь методологическому руководству Главного управления архивного дела Министерства юстиции РБ и Государственного архива Витебской области.

Состав фондов и документы для генеалогии

Фонды архива формируются за счет документов:

• Органов местного управления и самоуправления (райисполком, райсовета депутатов, сельские исполкомы/сельсоветы).
• Предприятий, учреждений и организаций района (колхозы, совхозы, школы, больницы, ЗАГСы и др.).
• Общественных организаций (партийные организации, комсомол, профсоюзы).
• Личных фондов известных земляков.

Ключевые фонды для родословных исследований (генеалогии)

Для восстановления родословной наиболее ценны следующие группы документов:

1. Метрические книги (МК): Записи о рождении, браке, смерти. В Толочинском районе исторически действовали как православные приходы, так и католические парафии.
   • Метрические книги православных приходов (обычно фонды приходов/церквей).
   • Метрические книги католических парафий (Толочинская католическая парафия и примыкавшие к ней территории).
2. Ревизские сказки (XVII–XIX вв.): Документы подушных переписей населения (обычно хранятся в ГАВО, но копии или описи могут быть в районном архиве).
3. Списки семей (конфессиональные ведомости): Ведение приходов о прихожанах.
4. Документы ЗАГСов (1917–1920-е гг. – настоящее время): Актовые записи гражданского состояния. Важно: Документы за последние 100 лет (рождение), 75 лет (брак/смерть) подлежат защите персональных данных и выдаются только заявителю или по доверенности/документам, подтверждающим родство.
5. Документы сельских исполкомов/сельсоветов: Домовые книги, списки жителей, выданные справки, земельные дела.
6. Документы немецкой оккупации (1941–1944 гг.): По данным портала «Архивы России» и публикациям (Буевич Т.В.), в архивах области хранятся документы оккупационных органов власти и коллаборационистских структур, что важно для установления фактов проживания, участия в партизанском движении или жертв нацизма.

Населенные пункты Толочинского района

Архив хранит документы по всем населенным пунктам района. На 2021 год в районе насчитывалось множество поселков и деревень (например, д. Малое Высокое и др;). Полный перечень агрогородков и сел можно уточнить по классификатору или на сайте Толочинского райисполкома. Категория «Населенные пункты Толочинского района» в открытых источниках содержит информацию об административно-территориальном делении.

Взаимодействие с Государственным архивом Витебской области (ГАВО)

Толочинский районный архив и ГАВО (г. Витебск, ул. Правды, 18 / ул. Октябрьская, 14 по разным данным) тесно взаимодействуют.

• ГАВО хранит старейшие фонды (ревизские сказки, документы уездных учреждений до 1917 г., фонды дворянских родов, метрические книги некоторых приходов до 1917 г.);
• Районный архив хранит документы советского периода (после 1917 г.), документы сельских советов, колхозов/совхозов, районных учреждений, а также акты гражданского состояния (ЗАГС) более поздних лет.

При глубоком генеалогическом исследовании часто необходимо обращаться в оба архива.

Электронные ресурсы и удаленный доступ

Для предварительного поиска без личного визита рекомендуется использовать:

• Электронную библиотеку исторических документов (ЭБИД) / Национальный архивный фонд РБ: Поиск по указателям фондов (описанным фондам).
• Сайт Государственного архива Витебской области (ГАВО): Раздел «Указатели», «Фонды», «Генеалогия».
• Генеалогические форумы (например, ВГД, Familio): Разделы «Архивы Беларуси», «Витебская область», «Толочинский район». Там часто публикуют номера фондов, описей и дел по конкретным деревням.
• Проект Familio / Родина: Поиск по конкретным населённым пунктам (например, д. Малое Высокое) с привязкой к архивным делам.

Порядок обращения в архив

Личный визит (работа в читальном зале)

1. Позвонить по тел. 8 (02136) —73-43 за 1–2 дня для заказа дел.
2. При себе иметь паспорт (для оформления читательского билета).
3. При работе с документами ЗАГС (менее 100/75 лет) — документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой).

Письменный/Электронный запрос

Можно направить официальный запрос на адрес архива (ул. Володарского, 62, г. Толочин, 211092) или на e-mail.

В запросе обязательно укажите:

• ФИО искомого лица (с вариантами написания фамилии).
• Точную дату события (рождения, брака, смерти) или диапазон лет.
• Населенный пункт (деревню, поселок, приход/парафию).
• Цель обращения (восстановление прав, родословная, справка в ЗАГС и т.д.).
• Ваши контакты (телефон, e-mail, почтовый адрес для ответа).

Платные услуги

Архив оказывает платные услуги по поиску документов, выдаче справок, копированию (фото/скан/ксерокс). Тарифы устанавливаются в соответствии с законодательством РБ (Постановление Совета Министров). Оплата производится через ЕРИП или в кассе архива.

Советы исследователю

• Уточняйте приход/парафию: В начале XX века г. Толочин и окрестности относились к определенным православному приходу и католической парафии. Метрические книги могут храниться в разных фондах в зависимости от конфессии.
• Проверяйте соседние районы: Границы районов менялись. Документы по некоторым деревням могут находиться в архивах Полоцкого, Бешенковичского, Браславского, Верхнедвинского или Витебского районов.
• Используйте Фамильные указатели: В читальном зале часто есть картотеки по фамилиям (составленные архиварами или исследователями), которые сильно ускоряют поиск.
• Фотосъемка: Уточните правила фотосъемки документов на телефону/камере (обычно разрешено без вспышки за плату или бесплатно, но с ограничениями по состоянию документов).

ГУ «Толочинский районный архив» — это ключевой центр для изучения истории Толочинского района и восстановления родословных связей жителей этого региона. Благодаря доступному расположению (здание сельисполкома), работающим телефонам и возможности удаленного взаимодействия, архив открыт для сотрудничества с исследователями из любой точки мира. Начинать работу лучше с телефонной консультации по номеру 8 (02136) —73-43 для уточнения наличия дел по конкретным населённым пунктам и годов.

Информация актуальна на дату составления статьи (исходные данные от ). Режим работы, тарифы и контакты могут меняться, пожалуйста, подтверждайте их непосредственно перед обращением.