В современном деловом мире электронный документооборот (ЭДО) стал стандартом․ Однако переход от бумажных носителей к электронным требует строгого соблюдения требований, установленных государственными органами․ В статье рассматриваются основные нормативные акты, технические требования к форматам, правила хранения, резервного копирования и защиты данных, а также практический чек‑лист для организации электронного архива․

Нормативно‑правовая база

Ключевыми документами, регламентирующими порядок работы с электронными архивными документами, являются:

1. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г․ № 77 – определяет порядок хранения электронных документов, требования к форматам, учёту, контролю доступа и передаче в архив․
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями, актуальными на 2026 г․) – устанавливает общие принципы создания, ведения и уничтожения архивных документов․
3. Технические регламенты по защите информации (ФЗ 152 «О персональных данных», ФЗ 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»)․
4. Стандарты ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и ГОСТ Р 7․0․100‑2018 – требования к метаданным и описанию электронных документов․

Все перечисленные акты обязательны для государственных и муниципальных учреждений, а также для коммерческих организаций, передающих документы в государственный архив․

Основные требования к электронным документам

2․1 Форматы файлов

• PDF/A‑2 и PDF/A‑3 – предпочтительные форматы для текстовых документов, обеспечивают долгосрочную сохранность и независимость от программного обеспечения․
• TIFF (не сжатый, LZW‑сжатие) – используется для сканированных изображений и копий оригиналов․
• XML – обязательный формат для структурированных данных (например, бухгалтерская отчётность, электронные счета‑фактуры)․
• CSV, JSON – допускаются для табличных и обменных данных, при условии наличия полной схемы (metadata) и описания структуры․
• Запрещены проприетарные форматы без открытого специфика (например, ․doc, ․xls без сохранения в открытом виде), если они не обеспечивают долгосрочную читаемость․

2․2 Метаданные

Каждый электронный документ должен сопровождаться набором обязательных метаданных, определённых ГОСТ Р 7․0․100‑2018:

• Идентификатор документа (уникальный номер)․
• Дата и время создания․
• Автор (физическое или юридическое лицо)․
• Краткое содержание (аннотация)․
• Код классификатора (по ОКУД, ОКПД2 и др․)․
• Сведения о правовом режиме (сроки хранения, ограничения доступа)․
• Контрольные суммы (SHA‑256) для проверки целостности․

2․3 Сохранность и целостность

• Документы должны храниться в системе СХЭД (Система Хранения Электронных Документов), соответствующей требованиям ФЗ 149․
• Необходимо использовать цифровую подпись (ЭЦП) или квалифицированный сертификат для подтверждения подлинности․
• Контрольные суммы (SHA‑256) генерируются при загрузке и проверяются при каждом доступе․

2․4 Режимы доступа

Контроль доступа реализуется на основе ролей и прав доступа:

• Открытый доступ – документы, не содержащие конфиденциальной информации, могут быть доступны всем пользователям системы․
• Ограниченный доступ – для документов, содержащих персональные данные, коммерческую тайну или сведения, отнесённые к государственной тайне․
• Все изменения прав доступа фиксируются в журнале аудита․

Процедура передачи документов в государственный архив

1. Подготовка дел – формирование электронных дел, включающих все документы, их метаданные и контрольные суммы․
2. Создание акта приема‑передачи – оформляется в двух экземплярах (приложение N 22 к Приказу № 77)․ В акте указываются:
   • Наименование организации‑передатчика․
   • Перечень передаваемых электронных документов (с указанием формата и идентификатора)․
   • Дата и подписи уполномоченных лиц․
3. Перенос на носитель СХЭД – если возможно, документы мигрируют в централизованную систему СХЭД․ При невозможности миграции сохраняются на физическом носителе (например, оптический диск) с обязательным указанием места хранения․
4. Регистрация в архиве – архивное учреждение вносит запись в реестр электронных архивных документов, присваивает архивный номер и фиксирует срок хранения․
5. Контрольный просмотр – проверка целостности и соответствия форматов, после чего документ считается принятым․

Резервное копирование и восстановление

Для обеспечения непрерывности доступа к архивным документам необходимо реализовать многократное резервное копирование:

• Локальная копия – хранится в отдельном серверном помещении с независимым энергоснабжением․
• Внешняя копия – размещается в другом географическом регионе (облачные сервисы, дата‑центры)․
• Периодичность – полное резервное копирование не реже 1 раза в месяц, инкрементальное – ежедневно․
• Все копии защищаются шифрованием AES‑256 и сопровождаются контрольными суммами․

План восстановления (DRP) должен включать:

1. Идентификацию повреждённого ресурса․
2. Восстановление из последней полной копии․
3. Проверку целостности восстановленных файлов (сравнение контрольных сумм)․
4. Документирование всех действий в журнале восстановления․

Чек‑лист организации электронного архива

Ниже представлен практический чек‑лист, который поможет убедиться, что все требования выполнены․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие сроки хранения электронных документов в государственном архиве?

Сроки определяются нормативными актами в зависимости от категории документа (от 5 до 75 лет); При этом минимальный срок хранения для большинства деловых документов составляет 10 лет․

Можно ли хранить электронные документы на физических носителях?

Да, если миграция в СХЭД невозможна․ В этом случае такие носители должны быть учтены в реестре, обеспечены условиями хранения (температура, влажность) и защищены от несанкционированного доступа․

Как обеспечить совместимость форматов через 20‑30 лет?

Выбирайте открытые стандарты (PDF/A, XML, TIFF)․ При необходимости планируйте периодическую миграцию в новые версии форматов, фиксируя каждую итерацию в журнале миграций․

Требования государственного архива к электронным документам формируют основу надёжного и законного электронного архива․ Соблюдение нормативных актов, использование одобренных форматов, корректное оформление метаданных, надёжное резервное копирование и строгий контроль доступа позволяют обеспечить долговременную сохранность информации и её доступность для будущих поколений․

Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, организации смогут безошибочно передавать документы в государственный архив, минимизировать риски потери данных и соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации․

Дата публикации: 10 июля 2026 г․