Перевод документооборота в электронный вид и формирование электронных архивов регулируются в Российской Федерации рядом нормативных правовых актов. Ключевыми документами, устанавливающими требования к электронным документам, предназначенным для длительного хранения и архивного учета, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Требования к составу и параметрам электронных документов, подлежащих передаче в архивы для хранения».
• ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Электронные архивы. Общие требования».
• Приказ Минкультуры России от № 2768 «Об утверждении Требований к электронным архивам».
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в части обеспечения юридической значимости).

Ниже подробно описаны основные группы требований, предъявляемых к электронным документам в архиве.

Требования к юридической значимости и достоверности

Это фундаментальное требование. Электронный документ, поступающий в архив, должен обладать юридической силой, равной бумажному оригиналу.

Электронная подпись (ЭП)

• Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с 63-ФЗ.
• Сертификат ключа проверки ЭП должен быть действительным на момент подписания.
• Для документов, подлежащих длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо применение механизмов долгосрочной проверки подписи (Long-Term Validation — LTV), включая внедрение в структуру документа отметок о времени (Time Stamp Token) и информации о статусе сертификата (OCSP/CRL) на момент подписания.

Целостность и неизменяемость

Архив должен гарантировать, что содержимое документа не было изменено с момента передачи на хранение. Для этого используются:

• Контрольные суммы (хеш-суммы) по алгоритмам ГОСТ Р 34.11-2012 (Streebog) — 256 или 512 бит.
• Реестры хеш-сумм, хранящиеся отдельно от самих документов.
• Технологии блокчейн / распределенного реестра (по решению организации) для фиксации факта существования документа в определенный момент времени.

Требования к формату и структуре (ГОСТ Р 7.0.100-2018)

Стандарт жестко регламентирует допустимые форматы файлов для архивного хранения. Основной принцип — открытость формата, отсутствие проприетарных зависимостей и самодокументируемость.

Допустимые форматы файлов

Структура архивного пакета (Information Package)

Согласно ГОСТ Р 7.0.99-2018 и модели OAIS (ISO 14721), электронный документ в архиве передается не как отдельный файл, а как Архивный информационный пакет (АИП — Archival Information Package). Он включает:

1. Контент (Data Object): Сам файл документа в архивном формате.
2. Метаданные описания (Description Metadata): XML-файл по схеме ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Приложение А) или схеме Dublin Core / METS / PREMIS. Содержит: название, дату, автора, номер дела, шифр классификации, срок хранения, реквизиты ЭП, хеш-суммы.
3. Метаданные упаковки (Packaging Metadata): Файл METS.xml (Metadata Encoding and Transmission Standard), описывающий структуру пакета, связи между файлами и контрольные суммы всех компонентов.
4. Файлы фиксации ЭП: Отсоединенные файлы подписи (.sig, .p7s) или встроенные в PDF/A подписи, а также доказательства долгосрочной валидности (LTV).

Требования к метаданным (Атрибутам описания)

Без полного набора метаданных документ считается неидентифицированным и не может быть принят на хранение. Минимальный обязательный набор (по ГОСТ Р 7.0.100-2018 и Приказу № 2768):

• Идентификатор документа (уникальный в системе, например, UUID).
• Наименование (тема) документа.
• Дата документа (дата подписания/создания).
• Вид документа (приказ, договор, акт, чертеж и т.д.).
• Автор/Исполнитель (ФИО, должность, подразделение).
• Подписант (ФИО, должность, реквизиты ЭП).
• Номер и дата регистрации в системе учета организации.
• Срок хранения (в годах или «Постоянное») и Категория ценности (по акту экспертизы ценности).
• Шифр дела/дело (привязка к номенклатуре дел).
• Хеш-сумма файла контента (алгоритм и значение).
• Информация об ЭП (алгоритм, сертификат, статус проверки на момент архивирования).
• Права доступа / Градация секретности (Гриф: ДСП, Коммерческая тайна, Персональные данные и т.д.).

Требования к процессу передачи (Инжиниринг передачи)

Передача документов в электронный архив (внутренний или государственный — ГАРФ, РГАЭ и др.) оформляется Актом приема-передачи электронных документов.

Подготовка к передаче (SIP — Submission Information Package)

• Формирование пакета передачи (SIP) в соответствии с профилем обмена архивом (часто на базе стандарта SIP-профиля Росархива или внутреннего регламента).
• Валидация пакета: проверка форматов (верификатор PDF/A — veraPDF), проверка ЭП, сверка хеш-сумм, проверка полноты метаданных по XSD-схеме.
• Генерация манифеста передачи (список файлов, их хеш-суммы, структура папок).

Протокол приема (Архивной стороной)

Архив проводит экспертизу входного пакета:

• Проверка соответствия форматов ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Проверка валидности ЭП и цепочек доверия.
• Проверка целостности (сверка хеш-сумм).
• Проверка соответствия метаданных номенклатуре и срокам хранения.
• Антивирусная проверка.

По результатам составляется Протокол приема (протокол валидации). При обнаружении ошибок пакет возвращается на доработку.

Требования к обеспечению сохранности в архиве (Функции электронного архива)

Согласно ГОСТ Р 7.0.99-2018 и Приказу № 2768, электронный архив должен реализовывать следующие функции для поддержания требований к документам в процессе хранения:

• Миграция форматов (Preservation Planning): Автоматический мониторинг устаревания форматов и плановая миграция (например, PDF/A-1b -> PDF/A-2u) с сохранением битовых потоков оригиналов и фиксацией истории миграций в метаданных PREMIS.
• Контроль целостности (Fixity Check): Регулярное (по расписанию) пересчет хеш-сумм всех хранимых объектов и сравнение с эталонными значениями.
• Резервное копирование и геораспределенность: Хранение не менее 3 копий (основная + 2 резервные) на разнородных носителях/в разных ЦОД (правило 3-2-1).
• Управление правами доступа (Access Control): Ролевая модель (RBAC), разграничение доступа на уровне дела/документа с учетом грифов секретности и ФЗ-152.
• Журналирование событий (Audit Trail): Непрерывный, защищенный от подмены журнал всех действий с документами (просмотр, скачивание, миграция, проверка ЭП, изменение метаданных). Журнал должен храниться вечно.
• Поиск и выдача (Dissemination): Формирование пакета выдачи (DIP) с возможностью верификации получателем (проверка ЭП, хеш-сумм).

Особенности для отдельных категорий документов

Документы с ограниченным доступом (Гос. тайна, ДСП, Коммерческая тайна)

• Хранение только в контурах, сертифицированных ФСТЭК/ФСБ соответствующего класса.
• Шифрование данных «в покое» (AES-256 / ГОСТ 28147-89 «Магма»/«Кузнечик») и «в движении» (TLS 1.2+ с отечественными алгоритмами).
• Ключи шифрования управляются отдельно от данных (HSM / КСЗ).

Персональные данные (ФЗ-152)

• Обеспечение прав субъектов ПДн (удаление, обезличивание по истечении сроков/целей).
• Ведение учета операций с ПДн в архиве.
• Локализация баз данных (хранение на территории РФ).

Документы, созданные в информационных системах (СЭД, 1С, SAP, BIM-модели)

• Требование «Экспорт в архивный формат»: система-донор должна иметь функцию выгрузки пакета SIP по стандарту ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Сохранение контекста: для сложных объектов (BIM, 3D, GIS) архивируется не только «просмотровый» PDF, но и нативный формат (IFC, DWG, SHP) с полным набором зависимостей (текстуры, шрифты, внешние ссылки).

Типичные ошибки и риски несоответствия

1. Хранение «как есть» (Native formats): Сохранение .docx, .xlsx, .dwg без конвертации в PDF/A или SIARD. Риск: невозможность открытия через 5-10 лет, потеря ЭП при конвертации «на лету».
2. Отсутствие LTV-контекста: ЭП валидна сегодня, но через 3 года сертификат отозван/истек, УЦ не существует. Без встроенных OCSP/CRL/TimeStamp доказать подлинность невозможно.
3. Потеря связи Документ — Метаданные: Хранение файлов в папках с «говорящими» именами без XML/METS-манифеста. При миграции или сбое ФС связи теряются безвозвратно.
4. Игнорирование экспертизы ценности: Передача в архив всего подряд без акта отбора/экспертизы. Засорение хранилища документами со сроком «Временное (до 10 лет)», которые должны храниться в СЭД, а не в архиве.
5. Отсутствие регламента миграции: Архив работает годами без проверки актуальности форматов. «Цифровая темнота» — файлы физически целы, но логически нечитаемы.

Соблюдение требований к электронному документу в архиве, это не разовое действие при сдаче документов, а непрерывный процесс управления жизненным циклом цифрового актива. Ключевыми факторами успеха являются:

• Использование открытых стандартизированных форматов (PDF/A, XML, TIFF, SIARD).
• Обеспечение долгосрочной верифицируемости ЭП (LTV).
• Строгая привязка метаданных по схемам ГОСТ Р 7.0.100-2018 / METS / PREMIS.
• Внедрение функций активного сохранения (контроль целостности, миграция форматов) в программное обеспечение электронного архива.

Только системный подход, закрепленный во внутренних регламентах организации и технически реализованный в ПО электронного архива, гарантирует юридическую значимость, достоверность и доступность электронных документов на протяжении всего установленного срока хранения.