Трудовой архив – совокупность документов, отражающих трудовые взаимоотношения работников и работодателей: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, трудовые книжки, книги списочного состава, документы по начислению заработной платы и др. В статье рассматривается, куда и как помещаются такие документы, какие сроки их хранения установлены законом, а также как получить доступ к нужной информации.
Что входит в трудовой архив?
- Приказы по личному составу (назначения, переводы, увольнения);
- Личные карточки и личные дела сотрудников;
- Лицевые счета (учет начислений, удержаний, отпусков);
- Трудовые книжки и книги списочного состава;
- Документы по начислению заработной платы и социальным выплатам;
- Документы, связанные с профессиональной подготовкой и аттестацией.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие хранение трудовых документов:
- Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных документах» (2021 г.) – устанавливает порядок передачи трудовых книжек в государственный или муниципальный архив при ликвидации/реорганизации предприятия и регламентирует срок их хранения – 75 лет с момента передачи.
- Приказ Росархива №77 «Правила хранения архивных и электронных документов в 2025 году» – определяет требования к помещениям, срокам и формам электронного архивирования.
- Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты предприятий – фиксируют обязательность ведения и сохранения кадровых документов.
Куда передаются документы при ликвидации или реорганизации предприятия?
При прекращении деятельности организации (ликвидация, реорганизация, банкротство) трудовые документы передаются в:
- Государственный архив (федеральный, региональный или муниципальный) – если организация была государственная или имела статус публичного предприятия.
- Местный (муниципальный) архив – для негосударственных предприятий, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
- В случае отсутствия правопреемника документы могут быть приняты в архив организации‑правопреемника (например, в структуру, в которую перешли активы).
Пример: Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) принимает на хранение как документы государственных, так и негосударственных организаций, ликвидированных в городе.
Основные архивы, где хранятся трудовые документы
Федеральные архивы
- Главный архив Российской Федерации (ГАРФ);
- Главный архив МВД, Главный архив Министерства труда и соцзащиты (в части документов, связанных с госслужбой).
Региональные и муниципальные архивы
- Центральный государственный архив документов по личному составу (ЦГАЛС) Санкт‑Петербурга;
- Архивы субъектов РФ (например, Архив Санкт‑Петербургской области, Архив Московской области);
- Муниципальные архивы городов (Архив г. Москвы, Архив г. Казани и др.).
Специализированные архивы
- Архивы крупных корпораций, которые сохраняют собственные кадровые документы в рамках корпоративного архива (при наличии правопреемника).
- Электронные архивы, созданные в соответствии с Приказом Росархива №77 (цифровые копии трудовых дел, сканированные трудовые книжки).
Сроки хранения трудовых документов
Согласно 125‑ФЗ:
- Трудовые книжки и сопутствующие кадровые документы хранятся 75 лет после их передачи в архив.
- Документы, связанные с начислением заработной платы и социальными выплатами, могут храниться до 50 лет (в зависимости от вида документа).
- Электронные версии документов, если они соответствуют требованиям Приказа №77, могут храниться в течение того же срока, но при условии регулярного миграционного контроля и обновления форматов.
Как получить доступ к трудовым архивным документам?
Граждане и юридические лица могут запросить:
- Архивную справку – документ, содержащий сведения о наличии и месте хранения интересующего документа (указывается архивный шифр, номер листа, единица хранения).
- Архивную выписку – копия (или отрывок) оригинального документа, заверенная печатью архива.
- Информационное письмо – подтверждение факта наличия документа без предоставления копии.
Для получения справки необходимо:
- Подать письменный запрос в архив (через форму на официальном сайте или лично).
- Указать ФИО, дату рождения, период работы, название организации‑работодателя.
- Приложить копию удостоверения личности и, при необходимости, доверенность.
- Оплатить госпошлину (в большинстве случаев выдача справок и выписок бесплатна, но за копирование может взиматься плата).
Пример запроса в ЦГАЛС СПб:
Запрос № ___ От: Иванов Иван Иванович Адрес: ______________________ Телефон: ___________________ Описание документа: Трудовая книжка, № 123456, 1995‑2005 гг. Цель запроса: Оформление пенсионного удостоверения.
Электронный трудовой архив
С 2025 года в России активно внедряется электронный архив кадровой документации. Основные особенности:
- Документы сканируются в формате PDF/A‑2, подписываются квалифицированной электронной подписью.
- Хранение осуществляется в специализированных дата‑центрах, отвечающих требованиям ФЗ‑125.
- Доступ к электронным документам предоставляется через портал Госуслуги или через корпоративные информационные системы (например, «Электронный архив» в системе «Госуслуги для бизнеса»).
- Электронные копии признаются юридически равнозначными оригиналам (при условии наличия подписи и метаданных).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Продолжают ли храниться трудовые книжки после закрытия предприятия?
Да. По 125‑ФЗ они направляются в государственный или муниципальный архив, где хранятся 75 лет.
Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку в архиве?
Архивы не восстанавливают трудовые книжки. Они могут выдать выписку из личного дела, подтверждающую стаж и начисления.
Кому принадлежит право доступа к архивным документам?
Запрос может подать сам работник, его законный представитель (при наличии доверенности) или уполномоченный орган (например, Пенсионный фонд).
Где искать информацию о месте хранения конкретного документа?
На официальных сайтах архивов (например, ЦГАЛС СПб) есть сервис «Поиск информации о местах хранения документов о трудовой деятельности».
Какие документы не передаются в архив?
Документы, срок хранения которых истёк (например, бухгалтерские книги более 50 лет), а также документы, содержащие персональные данные, подлежащие уничтожению в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
Трудовой архив – важный источник информации о профессиональной истории гражданина. При ликвидации или реорганизации предприятия такие документы передаются в государственные, региональные или муниципальные архивы, где хранятся в течение 75 лет. Основные места хранения – федеральные архивы, региональные (например, ЦГАЛС СПб) и муниципальные архивы. Доступ к документам осуществляется через запросы, а с 2025 года активно развивается электронный архив, позволяющий получать выписки онлайн.
Если вам необходимо узнать о своём трудовом стаже, получить выписку из личного дела или оформить пенсионное удостоверение, обратитесь в архив, где хранились документы вашего бывшего работодателя, используя образец запроса и указанные в статье рекомендации.