Трудовые договоры – один из ключевых кадровых документов, от правильного их хранения зависит защита прав как работодателя, так и сотрудника. В статье подробно рассмотрены нормативные требования, сроки хранения, порядок подготовки и сшивания договоров, а также особенности архивирования в электронном виде.

Нормативно‑правовая база

Организация хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Росархива № 236 от – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов и указывает сроки их хранения.
• «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (Федеральное архивное агентство).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80) и Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ).

Эти документы определяют, какие трудовые договоры подлежат передаче в архив, как их оформлять и как вести учёт;

Сроки хранения трудовых договоров

Сроки хранения зависят от характера документа и места его хранения (внутренний архив организации или государственный/муниципальный архив). Ниже – актуальная таблица (по состоянию на 2026 год):

Важно помнить, что срок начинает исчисляться с даты формирования личного дела сотрудника (обычно – с даты подписания первого трудового договора).

Подготовка документов к архивированию

Подготовка – первый и один из самых ответственных этапов. Ошибки на этом этапе приводят к потере документов или их неправильному учёту.

1. Сбор всех документов по сотруднику:
   • Трудовой договор.
   • Все дополнительные соглашения (изменения, продления, расторжения).
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении.
   • Справки о доходах, расчётные листы (по необходимости).
2. Проверка полноты и соответствия оригиналам. Каждый документ должен быть подписан обеими сторонами и иметь печати (если они требуются).
3. Сортировка по алфавиту. Документы размещаются в отдельные папки по фамилии сотрудника. Внутри папки – хронологический порядок.
4. Удаление лишних копий. Хранятся только оригиналы и один‑единственный комплект копий (если требуется).
5. Оформление сопроводительной карточки (лист‑указатель) с указанием ФИО, даты рождения, даты приёма и увольнения, номера личного дела.

Технология сшивания и упаковки

Согласно рекомендациям Росархива, трудовые договоры и сопутствующие документы следует сшивать так, чтобы обеспечить их сохранность и удобство последующего поиска.

Выбор способа сшивания

• Кольцевой скреп (кольцо‑папка) – предпочтительный вариант для небольших дел (до 30 листов). Позволяет легко добавлять новые документы.
• Твердая обложка + клей‑скрепление – используется для более объёмных дел (30‑100 листов). Обложка должна быть из плотного картона, покрытого тканью или пластиком.
• Сшивание ниткой (техническое сшивание) – применяется в государственных архивах, где требуется долговременная фиксация.

Пошаговый алгоритм сшивания

1. Убедитесь, что все листы выровнены по верхнему краю.
2. Сделайте отверстия (2‑3 шт.) на расстоянии 2‑3 см от края, используя пробойник диаметром 5 мм.
3. Проденьте металлическую кольцевую скобу (если используется кольцо‑папка) или закрепите клей‑скрепление.
4. Положите готовый комплект в папку с этикеткой, где указаны ФИО и номер дела.

Маркировка и учёт

Без надлежащей маркировки архивный поиск становится невозможным.

• Этикетка на папке – печатается в формате: ФИО, Дата рождения, № дела, Период действия договора (с … по …).
• Регистрационный лист – в журнале учёта фиксируются:
  • Дата поступления в архив.
  • Ответственное лицо.
  • Ссылка на карточку‑указатель.
• Кодирование – в государственных архивах используется система Кодекса дел (КД), где первая часть обозначает тип документа (ТД – трудовой договор), вторая – год создания, третья – порядковый номер.

Хранение в электронном виде

С 2023 года в России активно внедряется электронный архив кадровой документации. Основные требования:

• Документы должны быть оцифрованы в формате PDF/A‑2 (неизменяемый архивный формат).
• Подписаны квалифицированной электронной подписью обеих сторон.
• Хранятся в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием на отдельный носитель (например, LTO‑Tape);
• Сроки электронного хранения совпадают со сроками бумажных документов (50/75 лет).

Для обеспечения юридической силы электронных копий необходимо вести реестр электронных документов, где фиксируются:

1. Дата сканирования.
2. Контрольная сумма (SHA‑256) оригинального файла.
3. Сведения о подписавших.
4. Место хранения (сервер, облако, резервный носитель).

Передача в государственный/муниципальный архив

Передача осуществляется в несколько этапов:

1. Подготовка пакета документов – комплект из папок с трудовыми договорами, сопроводительной карточкой и реестром.
2. Согласование с архивным отделом – уточнение требований к упаковке, маркировке и срокам.
3. Транспортировка – документы перевозятся в запечатанных коробках, каждая из которых имеет штрих‑код.
4. Приёмка в архиве – проверка соответствия реестра, фиксация в журнале приёма, присвоение архивного номера.
5. Размещение в архивном хранилище – в соответствии с системой классификации (по алфавиту, по подразделениям).

Важно помнить, что члены ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий обязаны контролировать процесс передачи, если речь идёт о ликвидации организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудового договора, если сотрудник уволен более 10 лет назад?

Внутри организации договор хранится 50 лет после увольнения, в государственном архиве – 75 лет с момента формирования личного дела.

Можно ли хранить договоры в электронном виде без бумажных оригиналов?

Да, при условии, что электронные копии подписаны квалифицированной электронной подписью и соответствуют требованиям ФЗ «Об архивном деле».

Каким способом следует сшивать более 100 листов?

Для больших объёмов рекомендуется использовать твердые обложки + клей‑скрепление или передать документы в архив, где они будут сшиты по техническим стандартам (нитяное сшивание).

Нужна ли отдельная папка для каждого дополнительного соглашения?

Нет, все дополнительные соглашения прикрепляются к основному договору в той же папке, но в отдельном вложении, пронумерованном последовательно.

Правильное архивирование трудовых договоров – это сочетание строгого соблюдения нормативных сроков, тщательной подготовки документов, их надёжного сшивания и точного учёта. При выполнении всех рекомендаций организация гарантирует:

• Сохранность правовых доказательств в случае споров.
• Соответствие требованиям государственных контролирующих органов.
• Упрощённый доступ к документам для аудита и проверок;

Следуя изложенному алгоритму, вы сможете эффективно организовать процесс складирования трудовых договоров в архив и избежать типичных ошибок, которые приводят к штрафам и юридическим рискам.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.