Эффективная работа муниципального архива немыслима без полного, достоверного и своевременного учета всех поступивших на хранение документов. Учет, это не просто бюрократическая формальность, а фундаментальный процесс, обеспечивающий сохранность фондов, возможность их быстрого поиска и законного использования. На 2026 год требования к организации учета регламентируются Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 102 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ) и иными нормативными правовыми актами.

Нормативно-правовая база учета

Деятельность муниципального архива по учету документов строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный уровень: ФЗ-125, Приказ Росархива № 102 (Правила), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Учет архивных документов. Общие требования).
• Региональный уровень: Законы субъектов РФ об архивном деле, постановления правительств субъектов РФ.
• Местный уровень: Положение о муниципальном архиве, Устав архива, внутренние инструкции и регламенты, утвержденные руководителем архива.

Ключевой принцип: Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы без исключения: архивные фонды постоянного и временного хранения, документы по личному составу, копии документов фондов пользования, а также документы на различных видах носителей (бумага, фотопленка, аудиовидеозаписи, электронные носители).

Виды учета в муниципальном архиве

В архивной практике выделяют два основных уровня учета, тесно связанных между собой:

Первичный (фундаментальный) учет

Осуществляется непосредственно при поступлении документов в архив. Его цель — зафиксировать факт передачи дел в архив, присвоить им учетные номера и обеспечить первичную идентификацию.

• Объект: Дело (единица хранения) как физическая единица.
• Главный документ: Книга учета поступления и выбытия дел, документов (Приложение 11 к Правилам № 102).
• Действия: Регистрация каждого дела по порядковому номеру с указанием: индекса фонда, описи, номера дела, заглавия, крайних дат, количества листов/объема, шифра хранения, даты поступления, основания поступления (акт приема-передачи).

Научно-справочный (вторичный) учет

Обеспечивает поиск документов по содержанию. Ведется на уровне фонда, описи и дела.

• Инструменты: Описи дел (основной учетный документ), указатели (по именам, географическим названиям, предметам), каталоги фондов, электронные базы данных (ЭБД), информационно-справочные системы (ИСС).
• Требование: Данные первичного и научно-справочного учета должны быть идентичны (совпадать номера дел, заглавия, даты).

Основные учетные документы (бланки строгой отчетности)

Согласно Приложениям к Правилам № 102, муниципальный архив обязан вести следующий пакет учетной документации:

1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (Форма № 11). Главный журнал архива. Ведется хронологически. Учет выбытия оформляется при списании (уничтожении после истечения сроков хранения или перечня не подлежащих уничтожению), передаче в другой архив, хищении/утере.
2. Список фондов (Форма № 12). Сводный документ, отражающий состав архива в целом: индекс фонда, название, хронологические границы, количество единиц хранения, линейных метров, состояние описи.
3. Опись дел (Форма № 13 / типовая форма). Основной научно-справочный документ. Составляется по каждому фонду отдельно. Содержит реквизиты каждого дела: № п/п, заглавие, даты, кол-во листов, примечания (плотность, состояние, секретность).
4. Книга учета дополнительных экземпляров электронных документов. Вводится, если архив создает копии электронных документов для обеспечения сохранности или доступа (например, при оцифровке).
5. Акты приема-передачи дел (Форма № 10). Основание для записи в Книгу учета поступления. Подписываются представителем организации-передатчика и архивистом.
6. Акты экспертизы стоимости и сроков хранения (Форма № 9). Документ, подтверждающий присвоение категории ценности и срока хранения перед передачей в архив.

Процесс организации учета: Пошаговый алгоритм

Этап 1: Приемка документов (Комплектование)

Документы поступают в архив на основании Акта приема-передачи (Форма № 10). В графе 6 акта указываются крайние даты дел, включенных в опись, по которой передаются документы. Архивист проверяет:

• Соответствие дел описи (наличие всех номеров, целостность переплетов).
• Наличие экспертной заключения (Акта № 9).
• Состояние документов (повреждения, биоповреждения).

После приемки каждому делу присваивается учетный номер (номер по порядку в Книге учета поступления) и ставится штамп архива с датой поступления.

Этап 2: Размещение и учет хранения

Принятые дела размещаются в хранилищах по системе размещения (фондово-описной, хронологический, системный и др.). В Книге учета поступления (или в отдельном журнале размещения/ЭБД) фиксируется адрес хранения: номер хранилища, стеллажа, полки, ячейки. Это критически важно для оперативной выдачи.

Этап 3: Учет использования (Выдача/Возврат)

Регламентируется Правилами № 102 (гл. 5). Учет ведется в Книге учета выдачи документов на пользование (внутренний бланк) или в АИС (Автоматизированной информационной системе). Фиксируется:

• Дата выдачи/возврата.
• Реквизиты дела (фонд, опись, дело).
• ФИО пользователя, номер читательского билета/удостоверения.
• Цель использования (научная, производственная, правовая и т.д.).
• Подпись пользователя и архивиста-выдающего.

Важно: Выдача оригиналов уникальных документов ограничена; по возможности предоставляются копии (цифровые образы).

Этап 4: Учет выбытия (Списание/Передача)

Осуществляется на основании:

• Акта экспертизы стоимости и сроков хранения (для дел с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению).
• Решения экспертной комиссии архива.
• Акта передачи в другой государственный/муниципальный архив (при реорганизации или профильном перераспределении).

Запись в Книге учета поступления и выбытия (Форма № 11) оформляется красной чертилой или в отдельной графе «Выбытие» с указанием основания и даты.

Специфика учета документов на нестандартных носителях и электронных документов

Современный муниципальный архив, это гибридное хранилище. Учет должен отражать специфику носителя:

Автоматизация учета: Переход на АИС и Электронный архив

На 2026 год ведение бумажных журналов (Книги учета поступления, Списка фондов) допускается параллельно с электронными, однако приоритет отдается автоматизированным информационным системам (АИС).

Преимущества АИС для муниципального архива:

• Единая база данных: Исключает расхождения между первичным и научно-справочным учетом.
• Генерация бланков: Автоматическое формирование Описей (Форма № 13), Списка фондов (Форма № 12), Актов приема-передачи для печати и подписи.
• Контроль перемещения: Штрихкодирование/РФИД-метки дел позволяют сканировать перемещение: «Хранилище -> Читальный зал -> Хранилище».
• Доступ пользователей: Интеграция с порталом Госуслуг / сайтом архива для дистанционного заказа дел.
• Мониторинг сроков: Автоматические уведомления о приближении сроков хранения для проведения экспертизы.

Требование: АИС должна соответствовать требованиям ФСТЭК (при обработке КГД/персональных данных) и профилям Росархива по обмену архивной информацией.

Внутренний контроль и инвентаризация

Организация учета неполна без системы контроля его достоверности:

1. Ежедневный контроль: Сверка выданных/возвращенных дел по Книге выдачи в конце рабочего дня.
2. Периодическая инвентаризация: Полная или выборочная сверка физического наличия дел с учетными данными (Книга поступления, Описи, АИС). Проводится по плану (обычно раз в 3-5 лет для фондов постоянного хранения) и внепланово (при смене руководителя, ЧП, выявлении утерь).
3. Акт инвентаризации: Оформляется по итогам, на основании которого вносятся корректировки в учет (дополнительные записи о выявленных делах, акты выбытия об утраченных).

Типичные ошибки и риски

• Расхождение данных: Номера дел в Книге поступления не совпадают с Описью (частая ошибка при ручном заведении);
• Пропуск учетных номеров: Нарушение сквозной нумерации в Книге учета поступления.
• Отсутствие адреса хранения: Дело учтено в журнале, но не зафиксировано, на какой полке оно лежит — приводит к «потере» документа в хранилище.
• Несвоевременная экспертиза: Дел с истекшими сроками хранения не списывают годами, забивая хранилища.
• Игнорирование ЭД: Отсутствие учета рожденных цифровых документов, поступающих из муниципальных органов в ЭДО.

Организация учета документов в муниципальном архиве — это системная работа, требующая четкой регламентации, квалифицированных кадров и современных технических средств. Переход от «бумажного» учета к единой автоматизированной информационной среде позволяет не только выполнять требования законодательства (ФЗ-125, Приказ № 102), но и качественно повысить доступность архивных фондов для общества и органов власти.

Главное правило архивиста: «Документа, не зафиксированного в учете, не существует». Только полный и достоверный учет гарантирует, что муниципальная память будет сохранена и доступна для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 102, ГОСТ Р 7.0.8-2013). Рекомендуется сверяться с последними изменениями в нормативной базе.