Учетные документы – это официальные формы, фиксирующие поступление, перемещение, хранение, использование и выбытие архивных материалов. Они являются основой контроля за состоянием архивного фонда, позволяют вести статистику и обеспечивают юридическую чистоту работы архива.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие состав и порядок ведения учетных документов:

• Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированный Министерством юстиции 8 июля 1997 г.;
• Федеральный закон «Об архивных документах» и региональные нормативные акты, регулирующие деятельность государственных и муниципальных архивов.

Основные понятия

1. Паспорт архива (паспорта архивного фонда) – документ, содержащий сведения о структуре, объёме, состоянии и особенностях хранения всех фондов, находящихся в архиве.
2. Паспорт источника комплектования – документ, описывающий архивный источник (например, орган государственной власти, муниципальное учреждение), его структуру, объём создаваемых документов и порядок их передачи в архив.
3. Учетный документ – документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта.

Состав учетных документов

Паспорта

• Паспорт архива (форма А‑1). Содержит:
  • Общие сведения об архиве (наименование, юридический статус, адрес, контактные данные);
  • Структуру архивных фондов (разделы, дела, документы);
  • Объём фонда (количество дел, единиц хранения, метрических кубов);
  • Состояние документов (полнота, сохранность, наличие реставрационных работ);
  • Условия хранения (температура, влажность, система охраны).
• Паспорт источника комплектования (форма А‑2). Включает:
  • Наименование и реквизиты источника (орган, подразделение);
  • Перечень видов создаваемой документации;
  • Периодичность передачи документов в архив;
  • Условия передачи (формат, сроки, способ транспортировки);
  • Ответственных лиц за комплектование.

Вспомогательные учетные документы

Формы этих документов архив может разрабатывать самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности. Наиболее распространённые:

• Карточка движения фонда (форма Б‑1) – фиксирует перемещение дел/документов между хранилищами, их выдачу и возврат.
• Книга учёта документов (форма Б‑2) – журнал, в котором отражаются все операции с отдельными документами (поступление, выдача, реставрация, уничтожение).
• Книга учёта фондов (форма Б‑3) – агрегированный журнал по всем фондам, позволяющий контролировать их состояние в целом.
• Карточка описания дела (описей дела) – содержит сведения о структуре, содержании и сроках хранения конкретного дела.
• Книга учёта реставрационных работ – фиксирует проведённые мероприятия по консервации и их результаты.
• Отчёт о выбытии документов – документ, подтверждающий законность и порядок уничтожения, передачи или передачи в другие архивы.

Электронные учётные базы

В современных архивах часть учётных документов переводится в электронный вид. Основные электронные базы:

• Электронный каталог фондов (БД «Фонд»);
• Электронный реестр движений (БД «Движение»);
• Электронный реестр реставраций (БД «Реставрация»);
• Система электронного доступа к описаниям (ЭДО).

Порядок ведения учетных документов

Последовательность действий

1. Получение документов от источника комплектования. Оформление паспорта источника и паспорта архива (при необходимости).
2. Регистрация поступления в книгу учёта документов (или её электронный аналог). Указываеться дата, количество, состояние, ответственный.
3. Создание или обновление описей дел и внесение данных в каталог фондов.
4. При перемещении документов между хранилищами заполняется карточка движения фонда и фиксируется в книге учёта фондов.
5. В случае проведения реставрационных работ оформляется книга учёта реставраций.
6. При выбытии (уничтожении, передаче в другой архив) оформляется отчёт о выбытии и соответствующая запись в учётных журналах.
7. Все изменения синхронизируются с централизованными учётными базами данных, которые контролируются архивным отделом.

Ответственность за ведение

За ведение учётных документов отвечает главный архивариус или назначенный ответственный за учёт. На уровне хранилищ – старший архивный сотрудник. В случае электронных систем – администратор БД.

Пример заполнения основных форм

Паспорта архива (форма А‑1)

Наименование архива: Государственный муниципальный архив г. Новосибирска
Юридический статус: Муниципальное унитарное предприятие
Адрес: ул. Ленина, д. 45, г. Новосибирск, 630099
Контактный телефон: (383) -23‑45‑67
Общее количество фондов: 128
Объём фонда (м³): 3,5
Состояние документов: 92 % в полном комплекте, 8 % частично утрачено
Условия хранения: Температура +18 °C, влажность 45 %
Ответственный за фонд: Иванов И.И.
 

Карточка движения фонда (форма Б‑1)

Номер карточки: 2026‑07‑001
Дата операции: 
Тип операции: Перемещение
Исходное хранилище: Хранилище 1, стеллаж A‑3
Новое хранилище: Хранилище 2, стеллаж B‑7
Наименование фонда: Фонд № 45 «Городские совещания 1990‑2000 гг.»
Количество дел: 12
Ответственный за перемещение: Петров П.П.
Примечание: Перемещение в связи с реконструкцией Хранилища 1.
 

Отчёт о выбытии документов

Номер отчёта: 2026‑07‑EX‑12
Дата составления: 
Основание выбытия: Утилитация согласно приказу Минкультуры РФ от № 123‑Р
Наименование фонда: Фонд № 78 «Документы о строительстве школы № 12 (1975‑1990)»
Количество уничтожаемых документов: 345 листов
Состояние: Утрачены части, но достаточная часть сохраняет историческую ценность
Метод уничтожения: Шрединг до размеров 5 mm
Ответственный за уничтожение: Сидоров С.С.
Подтверждение руководителя: ___________________ (подпись)
 

Схема учёта в архиве

Ниже представлена типичная схема взаимодействия учетных документов и баз данных:

• Поступление → Паспорт источника → Книга учёта документов → Электронный реестр поступления
• Описывание → Паспорт архива + Описей дел → Каталог фондов (ЭБД)
• Перемещение → Карточка движения фонда → Книга учёта фондов → Обновление БД «Движение»
• Реставрация → Книга учёта реставраций → ЭБД «Реставрация»
• Выбытие → Отчёт о выбытии → Книга учёта документов → Обновление реестра

Состав учетных документов государственного муниципального архива формируется на основе нормативных актов и включает в себя:

• Паспорта архива и источника комплектования;
• Вспомогательные бумажные и электронные формы (карточки движения, книги учёта, описей дел и др.);
• Электронные учётные базы, обеспечивающие централизованный контроль и быстрый доступ к информации.

Тщательное ведение этих документов гарантирует:

1. Юридическую чистоту хранения и использования архивных материалов;
2. Контроль над сохранностью и целостностью фондов;
3. Эффективную работу с пользователями архива и соблюдение требований законодательства.

Регулярный аудит учетных документов, их актуализация и автоматизация учётных процессов позволяют современному государственному муниципальному архиву сохранять историческое наследие в надёжном и доступном виде.

Дата публикации: