Учет архивных документов – ключевой элемент обеспечения сохранности, доступности и законности использования архивного фонда․ В России процесс учета регулируется комплексом нормативных актов, а его реализация осуществляется с помощью как традиционных бумажных форм, так и современных информационных систем․
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий принципы формирования, хранения, учёта и использования архивных документов․
- Единые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г․) – детализируют порядок ведения учёта в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях․
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 г․) – устанавливает форму и содержание учётных сведений, которые организации‑источники обязаны предоставлять архивам․
- Приказы и методические рекомендации Росархива, в т․ч․ «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД, 2023 г․)․
Все перечисленные документы образуют единую правовую основу для построения системы учёта в государственных архивах․
Структура учётной системы
Уровни учёта
- Организационный уровень – учёт в организации‑источнике (госорган, муниципальное учреждение, научная организация)․ Здесь формируются первичные учётные сведения о создаваемых и получаемых архивных документах․
- Архивный уровень – учёт в архиве (федеральный, региональный, муниципальный)․ Архив собирает сведения от всех источников и формирует собственные учётные документы․
- Государственный уровень – централизованный учёт, осуществляемый Росархивом․ Включает в себя документы централизованного государственного учёта и пояснительные записки к ним․
Основные и вспомогательные учётные документы
В соответствии с Правилами, в архиве ведутся следующие виды учётных документов:
- Основные учётные документы:
- Карточки и книги движения фондов;
- Книги учёта документов, переданных в другие архивы;
- Книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению;
- Книги повидового учёта документов․
- Вспомогательные учётные документы:
- Паспорта архивов‑источников;
- Пояснительные записки к основным документам;
- Регистрационные журналы (например, журнал учёта посещений читального зала)․
- Документы централизованного государственного учёта – формы, определённые пунктами 2․2․1‑2․2․3 Регламента, заполняемые в необходимом количестве экземпляров и передаваемые в Росархив․
Процесс учёта архивных документов
Представление учётных сведений от источника
Организация‑источник обязана в установленном порядке (по Регламенту государственного учёта) представить в архив:
- Сведения об объёме и составе документов Архивного фонда РФ;
- Перечень временных (срок хранения более 10 лет) и постоянных документов;
- Документы, подлежащие передаче в архивный фонд (в т․ч․ электронные файлы)․
Приём и регистрация в архиве
- Получение учётных сведений и их проверка на соответствие требованиям Регламента․
- Внесение данных в книгу учёта поступивших документов (бумажный или электронный вариант)․
- Создание карточки движения фонда для каждого поступившего документа или группы документов․
- Обновление централизованного государственного учёта – передача сведений в Росархив в установленные сроки;
Хранение и использование
После регистрации документы помещаются в архивные помещения или в электронные хранилища․ При использовании (выдаче, копировании, исследовательском доступе) фиксируется:
- Дата и цель обращения;
- ФИО заявителя;
- Номер карточки/документа․
Эти данные вносятся в книгу учёта использования и в соответствующие электронные журналы․
Информационные системы учёта
Требования к ИС
Согласно пункту 1․4 Правил, информационная система должна соответствовать техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами в сфере ИТ и информационной безопасности․ Ключевые требования:
- Защита от несанкционированного доступа (аутентификация, шифрование);
- Поддержка электронного документооборота (ЭДО);
- Возможность формирования отчётов в соответствии с Регламентом;
- Интеграция с национальными реестрами (например, ЕГРН, ЕГИС «Архив»)․
Примеры используемых систем
- «Архив‑ЭДО» – система, разработанная Росархивом, обеспечивает автоматизацию учёта, движения и использования архивных документов․
- «Электронный архивный фонд (ЭАФ)» – платформа для хранения и поиска электронных документов, поддерживает метаданные согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2016․
- Корпоративные решения (1С:Документооборот, SAP ArchiveLink) – применяются в крупных государственных учреждениях для интеграции с их ИС․
Переход к электронному учёту
Переход на электронный учёт позволяет:
- Сократить время обработки поступающих документов;
- Повысить точность и полноту учётных данных;
- Обеспечить удалённый доступ к метаданным для исследователей и контролирующих органов;
- Упростить формирование отчётов для Росархива․
Отчётность и контроль
Периодические отчёты
Архивы обязаны представлять в уполномоченные органы (Росархив, органы исполнительной власти субъектов РФ) следующую отчётность:
- Ежегодный отчёт о состоянии архивного фонда (объём, состав, состояние документов)․
- Отчёт о передаче и получении документов от/к другим архивам․
- Отчёт о использовании архивных документов (количество обращений, тематика, результаты)․
- Пояснительные записки к основным учётным документам․
Государственный контроль
Контроль за соблюдением правил осуществляют:
- Росархив – основной надзорный орган․
- Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела․
- Аудиторские службы (внутренний и внешний аудит)․
Проблемы и перспективы развития
Текущие проблемы
- Недостаточная автоматизация в небольших муниципальных архивах – часто используется только бумажный учёт․
- Разнородность форматов электронных документов, что усложняет их интеграцию в единую систему․
- Ограниченные ресурсы на обеспечение информационной безопасности․
- Сложности в синхронизации данных между архивом‑источником и архивом‑приёмником․
Перспективные направления
- Создание единой национальной платформы учёта, объединяющей все уровни (федеральный, региональный, муниципальный)․
- Внедрение технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации и метаданных․
- Развитие облачных решений для хранения электронных архивных фондов с гарантией долгосрочной сохранности․
- Обучение персонала и повышение квалификации специалистов по работе с ИС и информационной безопасностью․
Практические рекомендации для органов, ведущих учёт
- Стандартизировать формы учётных документов согласно Регламенту (использовать утверждённые шаблоны)․
- Внедрять электронный документооборот уже на этапе комплектования (передача метаданных в электронном виде)․
- Обеспечить регулярное резервное копирование электронных баз данных и хранить копии в географически разнесённых центрах․
- Проводить периодический аудит учётных процессов и соответствия требованиям информационной безопасности․
- Вести публичный реестр (в рамках законодательства) основных сведений о фондах, доступный исследователям․
Система учёта архивных документов в государственных архивах – это сложный, но жизненно важный механизм, обеспечивающий сохранность исторического и правового наследия России․ Её эффективность определяется:
- Точностью соблюдения нормативных актов (ФЗ 125‑ФЗ, Правил 2020 г․, Регламента 1997 г․);
- Качеством и полнотой учётных документов (основных, вспомогательных, централизованных);
- Уровнем автоматизации и соответствием информационных систем требованиям безопасности;
- Систематическим контролем со стороны Росархива и органов исполнительной власти субъектов․
Постепенный переход к единой электронно‑информационной платформе, развитие технологий ИИ и облачных хранилищ откроют новые возможности для более прозрачного, быстрого и надёжного учёта архивных документов, что в конечном итоге повысит доступность архивных материалов для науки, образования и общества․
Дата публикации: 12 июля 2026 г․