Уничтожение архивных дел с истёкшим сроком хранения – обязательная процедура для всех государственных и коммерческих организаций, регламентированная законодательством РФ. Ниже представлен подробный обзор порядка, этапов и требований, действующих на .

Нормативно‑правовая база

Основные документы, определяющие порядок уничтожения:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает общие принципы хранения, передачи и уничтожения документов.
• Правила работы архивов (утв. решением Коллегии Росархива от ) – содержат пункты 2.4.5, 19 и др., регламентирующие составление актов на уничтожение.
• Приказ Росархива от № 77 – уточняет порядок отбора документов и оформления актов.
• Закон РФ № 5485‑1 «О государственной тайне» от – регулирует уничтожение секретных и особо важных документов.

Этапы порядка уничтожения

1. Формирование комиссии – по приказу руководителя создаётся экспертная комиссия, включающая представителей бухгалтерии, юридического отдела, архива и, при необходимости, службы безопасности.
2. Отбор документов – комиссия проверяет дела и выделяет те, у которых срок хранения истёк к 1  января года составления акта (п. 2.4.5 Правил работы архивов).
3. Составление акта на уничтожение – оформляется в соответствии с формой, приведённой в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций. Акт должен содержать:
   • наименование организации;
   • номер и дату акта;
   • список дел (номера, названия, годы составления);
   • обоснование выбора (истёкший срок хранения);
   • подписи членов комиссии и руководителя.
4. Согласование акта – акт утверждается:
   • Экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива РФ;
   • Генеральным директором соответствующего ведомства (например, Судебного департамента) после получения одобрения ЭПК.
5. Уничтожение документов – после утверждения акта документы уничтожаются одним из допустимых способов:
   • шредерная измельчение (для бумажных носителей);
   • сжигание в специализированных печах (для секретных материалов);
   • утилизация через лицензированные организации (для электронных носителей).
6. Фиксирование результата – в учётных документах центрального архива делаются отметки об уничтожении, а сам акт подшивается в дело, связанное с уничтожёнными документами (п. 6.6 Правил работы архивов).

Сроки хранения наиболее распространённых документов

По истечении указанных сроков документы подлежат выделению к уничтожению, если они не имеют постоянного или длительного хранения.

Особенности уничтожения секретных и особо важных документов

Для материалов, отнесённых к государственной тайне, применяются дополнительные требования:

• Уничтожение производится только в присутствии двух уполномоченных лиц;
• Используются методы полного физического разрушения (сжигание, механическое измельчение до состояния порошка);
• Оформляется отдельный акт, который согласовывается с органом, обеспечивающим защиту государственной тайны.

Ответственность за нарушение порядка уничтожения

Нарушение установленного порядка может повлечь:

• административные штрафы (ст. 13.19 КоАП РФ – от 10 000 до 30 000 руб.);
• дисциплинарные взыскания wobec ответственных сотрудников;
• уголовную ответственность в случае уничтожения документов, представляющих государственную или коммерческую тайну без соответствующего разрешения.

Практический пример составления акта на уничтожение (2025 г.)

Акт № 12‑2025 от 15 марта 2025 г.
Организация: ООО «Архивариус»
Основание: Приказ руководителя № 45 от 02 марта 2025 г.
Список документов, подлежащих уничтожению:

1. Бухгалтерская справка‑выписка за 2018 год (дело № Б‑2018‑01).
2. Налоговая декларация по НДС за I квартал 2019 года (дело № Н‑2019‑01).
3. Первичные учётные документы (счета‑фактуры, накладные) за 2019 год (дела № П‑2019‑01 по П‑2019‑12).

Срок хранения истёк к 01 января 2025 года.
Подписи членов комиссии: ______________________ (председатель), ______________________ (секретарь), ______________________ (юрист).
Утверждено: Генеральный директор ООО «Архивариус» ______________________
Дата утверждения: 20 марта 2025 г.

Порядок уничтожения документов в государственном архиве чётко регламентирован нормативными актами и требует строгого соблюдения всех этапов: формирования комиссии, отбора дел, составления и согласования акта, непосредственного уничтожения и фиксирования результата. Следование этим правилам обеспечивает законность процедуры, защищает организацию от штрафов и сохраняет конфиденциальность информации.