Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Уничтожение архивных документов, это строго регламентированная процедура‚ которая не может быть выполнена произвольно; Главным документом‚ подтверждающим законность и факт уничтожения‚ является Акт об уничтожении архивных документов (часто в быту называемый «справкой об уничтожении»). В данной статье подробно разберем нормативную базу‚ пошаговый алгоритм действий‚ состав комиссии‚ требования к оформлению акта и актуальные изменения на 2024–2026 годы.

Нормативная правовая база

Процедура уничтожения документов регулируется комплексом нормативных актов. Ключевыми документами являются:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18‚ 22) — основной закон‚ определяющий порядок отбора и уничтожения.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (актуален для бюджетных организаций).
Приказ Минкультуры России от № 558 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по отбору и уничтожению архивных документов» — основной методический документ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Документы архивные. Требования к составу и параметрам описания».
Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — критически важен при уничтожении документов‚ содержащих ПДн (требования к способу уничтожения).
Приказ Росархива от № 174 (утверждает формы актов и описей).

Важно: С 1 марта 2024 года вступают в силу обновленные требования к оформлению актов утилизации отходов (в т.ч. бумажных)‚ что затрагивает заключительный этап уничтожения, передачу макулатуры на переработку.

Этапы процедуры уничтожения: от приказа до акта

Процесс состоит из последовательных этапов. Пропуск любого из них делает процедуру недействительной.

Формирование экспертной комиссии (приказ руководителя).
Проведение экспертизы сроков хранения и ценности документов (отбор к уничтожению).
Составление Акта о выделении к уничтожению (промежуточный документ).
Утверждение Акта о выделении руководителем организации.
Прямое уничтожение (измельчение‚ сжигание‚ химическое растворение) в присутствии комиссии.
Составление Акта об уничтожении архивных документов (итоговый документ).
Передача остатков (макулатуры) на утилизацию с оформлением соответствующих актов/накладных.

Комиссия по уничтожению: состав и полномочия

Комиссия создается приказом (распоряжением) руководителя организации. В ее состав обязательно входят:

Председатель, обычно заместитель руководителя или главный бухгалтер.
Секретарь — архивист/делопроизводитель (ведет протоколы‚ готовит акты).
Члены комиссии — представители структурных подразделений‚ документы которых уничтожаются (ответственные за дела)‚ специалист по защите персональных данных (если есть ПДн)‚ представитель службы безопасности (при необходимости).

Задачи комиссии: проверить сроки хранения‚ исключить наличие документов с истекшим сроком‚ но имеющих историческую/научную ценность‚ проконтролировать процесс физического уничтожения‚ подписать итоговый акт.

Два ключевых акта: «О выделении» и «Об уничтожении»

На практике часто путают эти документы. Это два разных акта‚ составляемых на разных этапах.

Акт о выделении документов к уничтожению (Промежуточный)

Цель: зафиксировать список дел‚ подлежащих уничтожению‚ и получить разрешение руководителя.

Основание: Приказ руководителя о создании комиссии‚ описи дел‚ истекшие сроки хранения (согласно номенклатуре/перечню).

Форма: Утверждена Приказом Росархива № 174 (Приложение № 13) или адаптированная внутренняя форма (с обязательными реквизитами).

Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приказу № 174):

Наименование организации.
Название документа: «Акт о выделении к уничтожению архивных документов‚ не подлежащих хранению».
Дата и место составления.
Состав комиссии (ФИО‚ должности‚ подписи).
Основание для составления (номер и дата приказа о создании комиссии).
Табличная часть (перечень дел): Номер дела‚ Заголовок дела‚ Даты (начало-конец)‚ Срок хранения‚ Основание для уничтожения (ссылка на пункт номенклатуры)‚ Количество листов.
Подписи членов комиссии.
Утверждение руководителем организации (виза «Согласен»‚ подпись‚ дата‚ печать).

Цель: подтвердить факт физического уничтожения именно тех дел‚ что были выделены ранее.

Срок составления: В день уничтожения (после завершения процесса).

Форма: Приложение № 14 к Приказу Росархива № 174 (или адаптированная).

Ключевые отличия и обязательные реквизиты:

Ссылка на Акт о выделении (номер‚ дата), основание для уничтожения.
Способ уничтожения: измельчение на шредере (указать класс безопасности по ГОСТ Р 50739-95 / DIN 66399‚ например‚ P-3‚ P-4 для ПДн)‚ сжигание в печи‚ химическое растворение.
Место и дата уничтожения.
Перечень уничтоженных дел (можно сослаться на приложение/опись к акту о выделении‚ но лучше перечислить или приложить выписку).
Подписи всех членов комиссии‚ присутствовавших при уничтожении (под роспись «Присутствовал при уничтожении»).
Подпись лица‚ непосредственно выполнившего уничтожение (оператора шредера).
Реквизит: «Макулатура передана на утилизацию по акту приема-передачи №… от…» (с 2024 г. обязательно).

Способы уничтожения: требования 2024–2026 гг;

Выбор способа зависит от грифа тайны и наличия персональных данных.

Способ	Применяемость	Требования / Класс безопасности
Измельчение на шредере	Основной способ для бумажных документов.	Для ПДн и ком. тайны — не ниже класса P-4 (перекрестная резка‚ частицы ≤ 160 мм²). Рекомендуется P-5/P-6. Шредер должен иметь сертификат ФСТЭК/ФСБ (для гостайны) или соответствовать ГОСТ Р 50739-95.
Сжигание	Строгая отчетность‚ документы строгой отчетности (БСО)‚ гостайна.	В специальных печах/инцинераторах. Требуется акт о сжигании с указанием температуры и времени. Экологические нормы (выбросы);
Химическое растворение / Пульпирование	Крупные объемы‚ архивы на ликвидации.	Проводится на специализированных предприятиях; Требуется договор и акт приема-передачи на уничтожение.
Программное уничтожение (ЭДО)	Электронные документы.	Согласно ФСТЭК (для ГИС/КИ) или 152-ФЗ (ПДн). Использование сертифицированных СЗИ (средств защиты информации). Акт формируется системой ЭДО/СЭД.

Внимание! Просто выбрасывать документы в мусорный бак или сдавать в макулатуру БЕЗ предварительного измельчения — прямое нарушение ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение режима ПДн) и ст. 152-ФЗ. Штрафы для юрлиц до 75 000 руб. (п. 3 ст; 13.11 КоАП) и репутационные риски.

Особенности уничтожения документов с персональными данными (152-ФЗ)

Уведомление Роскомнадзора: Не требуется уведомлять об уничтожении‚ но в модели угроз и локальном акте (Политике безопасности ПДн) должен быть прописан порядок.
Способ: Только необратимый. Восстановление документов после уничтожения должно быть невозможным.
Журнал учета: Ведение журнала уничтожения носителей ПДн (форма свободная‚ но обязательная для аудита).
Акт об уничтожении ПДн: Составляется в 2 экз. (один у ответственного за ПДн‚ второй в деле/архиве). Обязательно указание категории ПДн (общие‚ специальные‚ биометрические).

Типовые ошибки и риски при проверках (Росархив‚ Роскомнадзор‚ Налоговая)

Отсутствие Акта о выделении (сразу составили Акт об уничтожении). Риск: процедура признается несостоявшейся‚ документы считаются утерянными.
Нет приказа о создании комиссии или комиссия составлена из одного человека. Риск: недействительность акта.
Уничтожение документов с неистекшим сроком хранения. Риск: ст. 13.11 КоАП‚ уголовная ответственность (ст. 293 УК РФ — халатность)‚ налоговые риски (невозможность подтвердить расходы).
Уничтожение документов‚ подлежащих переносу в государственный архив (историческая ценность). Риск: невосполнимая утрата культурного наследия‚ уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ).
Несоответствие способа уничтожения грифу документа (ПДн измельчены полосками P-2). Риск: утечка данных‚ штрафы по 152-ФЗ.
Отсутствие акта приема-передачи макулатуры на утилизацию (актуально с марта 2024 г.). Риск: нарушение законодательства об отходах (ФЗ-89)‚ штрафы за неучет отходов.
Ошибки в реквизитах акта: нет даты‚ нет подписи председателя‚ нет ссылки на номенклатуру/перечень сроков хранения.

Сроки хранения актов об уничтожении

Сами акты об уничтожении (и акты о выделении) являются архивными документами.

Срок хранения: Постоянно (для актов об уничтожении дел длительного хранения) или 75 лет (для актов об уничтожении кадровых документов‚ личных дел).
Для организаций‚ не имеющих архива‚ акты хранятся в делопроизводстве/секретариате до передачи в архив вышестоящей организации или госархив при ликвидации.
В номенклатуре дел организации на акт об уничтожении обычно заводится отдельное дело (или собирательное дело «Акты об уничтожении документов за … год») со сроком хранения «Постоянно» / «75 лет».

Аутсорсинг уничтожения: договор и ответственность

Если уничтожение проводит сторонняя организация (шредерная компания):

Заключается Договор на оказание услуг по уничтожению документов.
В договоре обязательно: способ уничтожения‚ класс безопасности шредера‚ порядок передачи (пломбированные контейнеры‚ сопровождение)‚ обязанность предоставить Акт об уничтожении на бланке исполнителя (с указанием веса/объема‚ даты‚ способа‚ подписей ответственных с обеих сторон).
Комиссия заказчика ДОЛЖНА присутствовать при уничтожении (или процесс должен быть записан на видео с передачей записи заказчику). Удаленное уничтожение без контроля заказчика недопустимо для конфиденциальных документов.
Исполнитель выдает Сертификат/Акт утилизации (подтверждающий‚ что макулатура ушла на переработку‚ а не на свалку).

Примерная структура Акта об уничтожении (Шаблон для заполнения)

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
№ __________ от «___» _____________ 20__ г.
г. _______________________________

Мы‚ нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _____________________ / _________________ / (ФИО‚ должность)
Члены комиссии:
_____________________ / _________________ / (ФИО‚ должность)
_____________________ / _________________ / (ФИО‚ должность)
Секретарь комиссии: _____________________ / _________________ / (ФИО‚ должность)
На основании:
Приказа № ____ от «___» ________ 20__ г. «Об утверждении комиссии по отбору и уничтожению документов».
Акта о выделении к уничтожению № ____ от «___» ________ 20__ г.
Утвержденной номенклатуры дел / Перечня типовых управленческих документов.

ПРИСТУТСТВОВАЛИ ПРИ УНИЧТОЖЕНИИ следующих архивных документов:


┌────┬──────────────────────────────────────┬──────────┬──────────┬────────────────────┬────────┐
│ № │ Заголовок дела │ Даты │ Срок хр. │ Основание (п. ном.)│ Кол-во │
│ п/п│ │ (г.-г.) │ (лет) │ номенклатуры │ листов │
├────┼──────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼────────────────────┼────────┤
│ 1 │ Дела по учету рабочего времени 2018 │ 2018 │ 5 │ п. 125 номенклатуры│ 250 │
│ 2 │ Первичные бухгалтерские документы... │ 2017 │ 5 │ п. 210 номенклатуры│ 1200 │
└────┴──────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴────────────────────┴────────┘
ИТОГО: ____ дел‚ ______ листов.

СПОСОБ УНИЧТОЖЕНИЯ: Измельчение на шредере марки ___________‚ класс безопасности P-4 (перекрестная резка).
МЕСТО УНИЧТОЖЕНИЯ: Офис № ___‚ ул. _________________________.
ДАТА УНИЧТОЖЕНИЯ: «___» _____________ 20__ г.

Макулатура весом ____ кг передана на утилизацию ООО «ВторРесурс» по Акту приема-передачи № ____ от «___» ________ 20__ г.

Документы восстановлению не подлежат. Уничтожение произведено полностью.

Подписи членов комиссии (под роспись «Присутствовал при уничтожении»):
Председатель: _______________ / _______________ /
Член комиссии: _______________ / _______________ /
Член комиссии: _______________ / _______________ /
Оператор шредера: _______________ / _______________ /

Руководитель организации: _______________ / _______________ / М.П.
(Виза: «Согласен»‚ дата‚ подпись‚ печать)

Чек-лист: Готовность к уничтожению (для архивиста/делопроизводителя)

[ ] Приказ о создании комиссии подписан и в силе.
[ ] Номенклатура дел / Перечень сроков хранения утвержден и актуален.
[ ] Проведена экспертиза ВСЕХ дел с истекшим сроком (нет пропусков).
[ ] Исключены документы с исторической ценностью (проверка по критериям Приказа № 558).
[ ] Составлен и подписан комиссией Акт о выделении.
[ ] Акт о выделении утвержден руководителем (виза/подпись).
[ ] Выбран способ уничтожения‚ соответствующий грифу/ПДн.
[ ] Подготовлено место и технические средства (шредер проверен‚ емкость для макулатуры).
[ ] Заключен договор с утилизатором макулатуры (если аутсорсинг).
[ ] В день уничтожения: вся комиссия присутствует‚ процесс зафиксирован (фото/видео/журнал).
[ ] Составлен Акт об уничтожении сразу после завершения.
[ ] Акт об уничтожении подписан всеми членами комиссии и оператором.
[ ] Макулатура передана на утилизацию‚ получен Акт приема-передачи от утилизатора.
[ ] Акт об уничтожении (и Акт о выделении) сшит в дело по номенклатуре‚ зарегистрирован в журнале учета актов.

Справка (Акт) об уничтожении архива — это не просто формальность‚ а единственный юридический щит организации в случае проверок контролирующих органов‚ налоговых споров или инцидентов с утечкой данных. Ключ к успеху — строгая последовательность: Приказ → Комиссия → Экспертиза → Акт о выделении → Утверждение → Уничтожение в присутствии комиссии → Акт об уничтожении → Утилизация макулатуры → Хранение актов постоянно.

Использование актуальных форм (Приказ Росархива № 174)‚ соблюдение классов безопасности при измельчении (P-4 и выше для ПДн) и обязательное оформление передачи макулатуры на переработку (с марта 2024 г.) — это минимальные стандарты комплаенса для 2024–2026 годов.

Статья подготовлена на основе нормативных актов‚ актуальных на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту организации или юристу по архивному законодательству.