Управление жизненным циклом документов — одна из ключевых функций современного архива․ Если создание и хранение регламентированы достаточно четко, то этап уничтожения (уничтожения) часто вызывает наибольшие вопросы, особенно в отношении электронных документов․ В отличие от бумажных носителей, где процесс физически очевиден (шредер, сжигание), уничтожение цифровых данных требует строгого соблюдения технических и правовых стандартов, гарантирующих невозможность восстановления информации․

Актуальность темы подтверждается текущей практикой: по состоянию на организации все чаще переходят на безбумажный документооборот, что делает процедуру уничтожения электронных архивов ежедневной необходимостью․

Правовая база и нормативное регулирование

Процедура уничтожения документов в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов․ Главное правило: уничтожение допускается только после истечения сроков хранения, установленных законодательством или внутренними документами организации․

• ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (ст․ 20, 22): определяет компетенцию экспертной комиссии и порядок отбора документов․
• Приказ Росархива от № 100 (в ред․ от 2023–2024 гг․): утверждает типовые перечни сроков хранения и регламентирует состав экспертной комиссии․
• ГОСТ Р 7․0․8-2013 / ГОСТ Р 7․0․100-2018: стандарты по формированию дел, составлению описей и актам об уничтожении․
• 152-ФЗ «О персональных данных» (ст․ 21): требует уничтожения ПДн по достижении целей обработки или истечении сроков, с подтверждением факта уничтожения․
• Требования ФСТЭК / ФСБ: для систем, обрабатывающих гостайну или КСД (критически значимые объекты), применяются специальные руководящие документы по санировке носителей․

Концепция «Уничтожение» в примении к электронным документам

Согласно определению (Толковый словарь Ожегова, закрепленное в практике): Уничтожение — это действие по значению глагола уничтожить/уничтожать; разрушение, прекращение существования чего-либо․

Для электронных документов это означает не просто удаление файла в корзину или форматирование диска, а гарантированную санировку (затирание) данных с невозможностью их восстановления лабораторными методами․

Этапы процедуры уничтожения электронных документов

Процесс можно разделить на 5 обязательных стадий․ Пропуск любой из них делает процедуру недействительной с правовой точки зрения․

Этап 1: Формирование экспертной комиссии

Руководитель организации приказом утверждает состав экспертной комиссии․ В состав обязательно входят:

• Представитель руководителя (председатель);
• Архивист / Ответственный за архив;
• Юрист (для проверки сроков хранения и правовых рисков);
• IT-специалист / Администратор СЭД (системы электронного документооборота) — критически важная роль для электронных архивов;
• Представитель службы безопасности / Зам․ по ИБ (при наличии)․

Этап 2: Селекция (отбор) и проверка сроков хранения

Архивист готовит предварительный список (перечень) дел/файлов на уничтожение․ Проверяется:

1. Истек ли срок хранения (по номенклатуре или закону)?
2. Нет ли запретов на уничтожение (судебные споры, проверки, аудит, историческая ценность)?
3. Соответствует ли электронный документ оригиналу (если ведется двойной учет)?

Важно: В перечне должны быть указаны уникальные идентификаторы документов в СЭД (UID, хеш-суммы), названия файлов, даты создания, сроки хранения и основание для уничтожения (пункт номенклатуры)․

Этап 3: Составление Акта об уничтожении

Это основной юридический документ․ На основании интернет-практики (данные за 2023–2025 гг․) и требований ГОСТ Р 7․0․8-2013, в Акте обязательны следующие реквизиты:

• Наименование организации․
• Название документа: «Акт об уничтожении электронных документов»․
• Дата и место составления․
• Номер акта (сквозная нумерация за год)․
• Табличная часть с перечнем уничтоженных объектов (см․ требования ниже)․
• Способ уничтожения (программная санировка, физическое уничтожение носителя, криптографическое стирание)․
• Дата и время проведения операции․
• ФИО и подписи всех членов комиссии (председателя, секретаря, членов)․
• Подпись руководителя организации (утверждение)․
• Подпись исполнителя, непосредственно провевшего уничтожение (IT-специалиста)․

Требования к табличной части Акта (по данным практики 2024–2026 гг․):

Под таблицей обязательно цифрами и прописью указать количество позиций (строк), внесенных в таблицу․ Каждая строка таблицы должна содержать:

1. Порядковый номер․
2. Индекс дела / Идентификатор в СЭД․
3. дела / Наименование электронного файла/папки․
4. Даты начала и окончания (хронологические границы)․
5. Срок хранения (в годах)․
6. Пункт номенклатуры (основание)․
7. Объем (в Мб/Гб или количество файлов)․
8. Хеш-сумма (SHA-256) архива/файла до уничтожения (для подтверждения целостности)․

Этап 4: Непосредственное уничтожение (Техническая реализация)

Здесь кроется главное отличие от бумажных документов․ «Удаление» (Delete) или «Форматирование» не являются уничтожением․

Допустимые методы для электронных носителей:

Критически важно: Если уничтожение выполняет сторонняя организация (аутсорсинг, например, «Делис Архив» или аналогичные операторы), Заказчик согласовывает с представителями перечень работ, объём материалов на уничтожение, стоимость и срок выполнения услуги․ Договор должен содержать пункт о передаче Акта об уничтожении заказчику․

Этап 5: Оформление результатов и архивирование Акта

• Акт об уничтожении составляется минимум в 2 экземплярах (один в архив, один у инициатора/секретаря комиссии)․
• К Акту прикладываются: протоколы санировки (логи утилит), акты списания носителей (если физическое уничтожение), выгрузки аудит-логов СЭД․
• Сведения об уничтожении вносятся в Номенклатуру дел и Описи дел (графа «Примечание» или отдельный реестр уничтоженных дел)․
• Срок хранения самого Акта об уничтожении — 75 лет (по пункту номенклатуры для документов по архивному делу)․

Особенности уничтожения в информационных системах (СЭД, БД, Облака)

Уничтожение в СЭД (Системах электронного документооборота)

Большинство современных систем (Directum, 1С:ДО, SBIS, Контур․Диадок) имеют встроенную функцию «Уничтожение по срокам» или «Архивация с последующим удалением»․

• Настройка правил хранения (Retention Policies) в соответствии с номенклатурой․
• Автоматическое формирование «Корзины на уничтожение» для согласования комиссией․
• Функция «Необратимое удаление» (Purge), удаляющая файл из хранилища контента, индексов поиска, бэкапов (если настроено) и журналах аудита (по истечении срока хранения логов)․
• Генерация отчета с ЭП системы․

Уничтожение в базах данных (БД)

Простое выполнение DELETE FROM table не подходит․

• Требуется VACUUM FULL (PostgreSQL), SHRINK/REBUILD (MS SQL), OPTIMIZE TABLE (MySQL) для освобождения страниц данных․
• Для высокозащищенных контуров — использование Transparent Data Encryption (TDE) с последующим уничтожением сертификата/ключа (Crypto Erase)․
• Очистка файлов журналов транзакций (WAL, Transaction Logs) и бэкапов․

Проблема резервного копирования (Backup)

Главный риск: Документ уничтожен в продакшене, но живет в бэкапе (на ленте, в облаке, на дедуплицирующем устройстве) еще месяцы/годы․

Решения:

1. Политика: «Бэкапы не являются архивом»․ Срок хранения бэкапов (Retention) должен быть минимально необходимым для DR (Disaster Recovery), обычно 30–90 дней․
2. Исключение из бэкапа папок/томов с документами, подлежащими немедленному уничтожению (exclude paths)․
3. Использование технологии «Legal Hold» только для конкретных споров, а не по умолчанию․
4. При аутсорсинге бэкапа, требование к провайдеру подтверждать уничтожение данных на своих носителях по истечении срока Retention․

Типовые ошибки и риски

• Уничтожение без Акта (просто «почистили сервер»)․ Риск: штрафы по ст․ 13․10 КоАП РФ, невозможность доказать отсутствие документа в суде․
• Игнорирование бэкапов․ Риск: утечка «уничтоженных» данных при компрометации хранилища бэкапов․
• Использование быстрого форматирования (Quick Format) или Delete․ Данные восстанавливаются за минуты бесплатными утилитами (Recuva, TestDisk, R-Studio)․
• Отсутствие IT-специалиста в комиссии․ Юристы и архивисты не могут подтвердить техническую необратимость удаления․
• Уничтожение до истечения срока или без проверки на «Историческую ценность» (для документов старше 50 лет)․
• Неучет метаданных․ Файл удален, но записи о нем остались в индексах поиска (Elasticsearch, Solr), логах веб-серверов, кэше прокси․

Образец оформления Акта (Структура для шаблона DOCX)

Ниже приведена рекомендуемая структура документа, которую можно сохранить как шаблон ․dotx или ․docx․

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ № ____
г․ _____________ «___» ____________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _________________ / _______________ / (Должность, ФИО)
Члены комиссии:
_________________ / _______________ / (Должность, ФИО) — Архивист
_________________ / _______________ / (Должность, ФИО) — Юрист
_________________ / _______________ / (Должность, ФИО) — IT-специалист (Администратор СЭД)
_________________ / _______________ / (Должность, ФИО) — Отв․ за ИБ

Составили настоящий Акт о том, что в целях освобождения дискового пространства / исполнения требований законодательства / по истечении сроков хранения (подчеркнуть необходимое), комиссией отобраны и уничтожены следующие электронные документы (файлы, дела, базы данных):

ТАБЛИЦА УНИЧТОЖЕННЫХ ОБЪЕКТОВ:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| № | Уникальный ID в СЭД / Хеш SHA-256 | Наименование дела / файла | Даты документа | Срок хр․ (г․) | Пункт номенкл․ | Объем (Мб) |
|---|-----------------------------------|---------------------------|----------------|---------------|----------------|------------|| 1 | a1b2c3d4․․․ (SHA-256) | Договор №123 от 01․01․20 | 2020-2025 | 5 | 1250 | 15․2 |
| 2 | e5f6g7h8․․․ | Папка «Кадры 2018» | 2018 | 50 (проверка) | 1020 | 1024․0 |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Всего позиций в таблице: 2 (Две) шт․ (Цифрами и прописью)

Способ уничтожения: Программная санировка по стандарту NIST SP 800-88 Rev․1 (Clear), 1 проход перезаписи нулями с верификацией․ Выполнено утилитой BCWipe v․7․05 на сервере SRV-ARCH-01 (IP 10․0․0․5)․
Дата и время уничтожения: «___» ____________ 20__ г․ в __:__․
Носитель информации: RAID-массив /dev/md0 (LUN ID 6005076․․․), файловая система ext4 / Зашифрованный том BitLocker (ключ уничтожен)․

Приложения:
Протокол работы утилиты санировки (логи) — 3 л․
Выгрузка аудит-лога СЭД «Directum RX» об удалении объектов — 1 л․
Акт о списании/уничтожении физических носителей (если применимо) — 1 л․

Члены комиссии подтверждают, что уничтожение произведено полностью, восстановление информации невозможно, копии в иных системах (бэкапы, тестовые контуры) отсутствуют или подлежат уничтожению в установленные сроки․

ПОДПИСИ:
Председатель: _____________ / _____________________ /
Члены: _____________ / _____________________ / (по списку)

Исполнитель (IT): _____________ / _____________________ /

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО «Ромашка»
_____________ / И․И․ Иванов /
«___» ____________ 20__ г․ М․П․

Чек-лист для аудитора / проверяющего органа

При подготовке к проверке (Росахив, прокуратура, налоговая, ФСТЭК) убедитесь в наличии:

1. Приказа о комиссии (актуального года)․
2. Утвержденной Номенклатуры сроков хранения․
3. Актов об уничтожении за последние 3–5 лет (с таблицами, подписями, приложениями)․
4. Логов/протоколов технического уничтожения (не просто «файл удален», а «сектора перезаписаны»)․
5. Реестра уничтоженных дел (учет в архиве)․
6. Политики Retention для бэкапов и подтверждения их исполнения․
7. Договоров с подрядчиками (если аутсорсинг) с требованиями к отчетности․

Уничтожение электронных документов в архиве — это не просто техническая операция по очистке дисков, а сложная правово-техническая процедура․ Ключевым элементом является Акт об уничтожении, который легализует факт прекращения существования информации․ Однако без подтверждения технической необратимости (логи санировки, уничтожение ключей шифрования, физическое разрушение носителей, учет бэкапов) этот документ не имеет юридической силы․

Современный подход требует автоматизации: настройка политик хранения (Retention Policies) в СЭД, интеграция с системами бэкапа для синхронного удаления, и обязательное участие IT-безопасности в работе экспертной комиссии․ Только системный подход исключает риски утечек «уничтоженных» данных и претензии контролирующих органов․

Статья подготовлена на основе нормативной базы РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива №100, ГОСТ Р 7․0․8, 152-ФЗ) и практики внедрения СЭД/СУБД на 2026 год․ Данная информация носит справочный характер; для решения конкретных вопросов обратитесь к архивисту и юристу вашей организации․