Управление архивами и документацией города Алматы – это территориальный орган Министерства культуры и информации Республики Казахстан, отвечающий за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к архивным материалам, а также за организацию документооборота в муниципальном секторе.

Правовая основа деятельности

Деятельность Управления регулируется следующими нормативными актами:

• Закон Республики Казахстан «Об архивном деле»;
• Государственный стандарт ГОСТ 7.0‑2003 «Документация. Архивные документы. Общие требования»;
• Положение об электронном документообороте (ЭДО) в государственных органах;
• Региональные нормативные акты Алматинской области, определяющие порядок хранения и уничтожения документов.

Структура Управления

Управление состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач:

1. Отдел исторических архивов – хранит документы, относящиеся к истории города и области (с 19‑го века до наших дней).
2. Отдел текущих документов – занимается приёмом, регистрацией и хранением текущей документации муниципальных органов.
3. Отдел электронного архива – отвечает за сканирование, оцифивание и поддержание электронных архивов.
4. Отдел обслуживания и выдачи справок – предоставляет пользователям архивные справки, выписки и консультации.
5. Отдел безопасности и сохранности – контролирует условия хранения, видеонаблюдение и пожарную безопасность.

Основные функции и задачи

Ключевые функции Управления включают:

• Приём и регистрация архивных документов от государственных и муниципальных учреждений.
• Систематизация, каталогизация и индексация архивных фондов.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, журналистов и граждан.
• Оцифрование бумажных носителей и создание электронных архивов.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов согласно ГОСТ.
• Организация обучения персонала муниципальных органов по вопросам документооборота.

Услуги, предоставляемые Управлением

Выдача архивных справок и выписок

Граждане и организации могут получить справки о наличии документов, их содержании и правовом статусе. Запросы оформляются через форму «Заявление о выдаче архивных справок», доступную на официальном сайте.

Оцифрование и создание электронного архива

Для ускорения доступа к материалам и обеспечения их сохранности Управление активно внедряет сканирование бумажных документов. Оцифрованные материалы размещаются в защищённой базе данных, доступ к которой осуществляется через портал Электронного правительства РК.

Хранение и архивная обработка документов

Для организаций, которым требуется профессиональная обработка и хранение документов, Управление предлагает услуги по:

• Классификации и индексации;
• Переплету и конвертации в архивные форматы;
• Уничтожению документов по окончании срока хранения (с соблюдением требований ГОСТ).

Консультации и обучение

Регулярно проводятся семинары и вебинары по вопросам:

• Эффективного документооборота в муниципальных учреждениях;
• Соблюдения сроков хранения;
• Работы с электронными архивами.

Как обратиться в Управление

Адрес: г. Алматы, ул. Чуланова, 159

Телефоны: +7 (727) -28‑75‑88, +7 (727) -11‑99‑26, +7 (701) -9‑77‑940

Электронная почта: archive@almaty.kz

Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без перерыва на обед). В выходные и праздничные дни – закрыто.

Пошаговая инструкция по получению справки

1. Заполните онлайн‑форму на портале egov.kz или возьмите бумажный бланк в приёмной.
2. Приложите копию удостоверения личности и, при необходимости, документ, подтверждающий интерес к материалам (например, выписка из реестра).
3. Оплатите государственную пошлину (если требуется) через банковскую карту или терминал.
4. Ожидайте готовности справки (обычно 3‑5 рабочих дней).
5. Получите справку в приёмной или закажите её доставку по почте.

Сотрудничество с коммерческими архивными сервисами

Для организаций, которым нужны дополнительные услуги (например, хранение на специализированных складах), Управление рекомендует проверенные компании:

• GetSklad – надежные склады в Алматы с видеонаблюдением и управлением через мобильное приложение.
• ОСГ Рекордс Менеджмент – профессиональная обработка, сканирование и уничтожение документов.
• Архивные услуги «7» – предоставление архивных шкафов и консалтинговых услуг по ГОСТ.

Текущие проекты и перспективы

В 2025‑2026 годах Управление реализует несколько стратегических инициатив:

• Полная цифровизация архивных фондов – планируется оцифровать более 80 % бумажных документов до 2027 года.
• Создание открытого онлайн‑каталога – пользователи смогут искать материалы по ключевым словам, датам и тематикам.
• Внедрение системы автоматического контроля сроков хранения – с помощью программного обеспечения будет автоматически генерироваться список документов, подлежащих уничтожению.
• Развитие инфраструктуры безопасного хранения – модернизация складских помещений, установка систем климат-контроля и пожаротушения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у государственных документов?

Сроки различаются в зависимости от категории документа. Например, документы, относящиеся к финансовой деятельности, хранятся 10 лет, а исторические материалы – бессрочно.

Можно ли получить копию архивного документа?

Да. По запросу в Приёмную выдаются копии (фото- или скан-копии) с указанием источника и условий использования.

Какие документы можно сдать в государственный архив?

Принимаются:

• Официальные акты муниципальных органов;
• Документы, связанные с градостроительством и земельными отношениями;
• Исторические материалы, фотографии, карты;
• Корпоративные архивы, передаваемые в рамках государственных программ.

Как обеспечить безопасность своих архивных материалов?

Рекомендуется использовать:

• Архивные шкафы с контролем доступа;
• Системы видеонаблюдения и сигнализации;
• Регулярные проверки состояния носителей (бумага, пленка, магнитные ленты).

Управление архивами и документацией города Алматы играет ключевую роль в сохранении культурного и исторического наследия, а также в обеспечении эффективного документооборота муниципальных органов. Благодаря внедрению современных технологий, таких как оцифрование и электронный документооборот, архивные услуги становятся более доступными для широких слоёв населения и бизнеса.

Если у вас возникли вопросы или требуется консультация, смело обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты Управления готовы помочь.

Дата последнего обновления статьи: