Управление архивным делом Ростовской области (далее – Управление) является центральным органом, который
координирует работу всех архивных учреждений региона, обеспечивает сохранность документального наследия,

организует его цифровизацию и предоставляет доступ пользователям.

Исторический и правовой контекст

Государственный архив Ростовской области (ГАРО) был основан более 100 лет назад. 23 июня 2020 г. Комитет
по управлению архивным делом Ростовской области отметил столетний юбилей архивной службы региона, подчеркнув
значимость сохранения исторических документов.

ГАРО является государственным казенным учреждением Ростовской области и входит в систему
Федерального архивного агентства (Росархив). Деятельность Управления
регулируется Федеральным законом «Об архивных фондах и архивных документах», а также региональными нормативными
актами.

Организационная структура

В структуру Управления входят несколько ключевых подразделений:

1. Комитет по управлению архивным делом Ростовской области – главный координатор, отвечающий за
   стратегическое планирование и взаимодействие с федеральными органами.
2. Государственный архив Ростовской области (ГАРО) – крупнейшее хранилище документов региона,
   расположенное по адресу: Ворошиловский проспект, 28, Ростов‑на‑Дону, 344007.
3. Виртуальный архив Донской области – электронный ресурс, где размещаются отсканированные копии
   документов, а также метаданные, позволяющие осуществлять удалённый поиск.
4. Отдел реставрации и консервации – занимается физическим восстановлением ценных документов.
5. Отдел электронных услуг – отвечает за создание и поддержание электронного фонда, а также за
   работу с системой ГИС УИАД (Государственная информационная система
   удаленного использования архивных документов).

Основные функции Управления

• Учёт и хранение документов – ведение реестров Архивного фонда РФ, обеспечение надёжных условий
  хранения (температурный режим, защита от влаги и плесени).
• Реставрация и консервация – проведение мероприятий по восстановлению повреждённых документов,
  их химической и механической обработке.
• Электронная трансформация – сканирование, оцифровка и создание электронных копий, формирование
  электронного фонда пользования.
• Обеспечение доступа – предоставление справочно‑поисковых услуг, работа с запросами физических и
  онлайн‑пользователей.
• Образовательная и просветительская деятельность – организация выставок, семинаров, публикаций
  о значимости архивного наследия.

Электронный архив и цифровизация

В последние годы Управление активно внедряет цифровые технологии:

4.1 Виртуальный архив Донской области

Это онлайн‑платформа, где размещаются отсканированные документы, метаданные и инструменты поиска.
Пользователи могут просматривать материалы без необходимости физически посещать архив.

4;2 Система ГИС УИАД

Позволяет централизованно вести учёт документов Архивного фонда РФ, а также обеспечивает удалённый
доступ к электронным копиям через защищённые каналы связи.

4.3 Технологии конвертации

Для улучшения качества оцифровки используются сканеры с разрешением не менее 600 dpi, а также программные
решения для распознавания текста (OCR), что делает документы «поисковыми».

Работа с пользователями

Управление предоставляет услуги как физическим, так и юридическим лицам:

• Консультации по поиску и использованию архивных материалов.
• Выдача копий (в бумажном и электронном виде) по официальным запросам.
• Организация экскурсий и учебных программ для школ и вузов.
• Поддержка исследовательских проектов и публикаций.

Охрана и реставрация документов

Особенно ценными считаются документы, относящиеся к периоду Великой Отечественной войны, документы
мировой истории и уникальные региональные материалы. Для их сохранения применяются:

1. Контроль микроклимата (температура + 18 °C, относительная влажность + 45 %).
2. Химическая консервация (применение антисептиков, нейтрализация кислотности бумаги).
3. Механическая реставрация (восстановление переплётов, укрепление разрывов).

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на значительные успехи, Управление сталкивается с рядом вызовов:

• Недостаток финансирования – ограниченные бюджеты затрудняют масштабную цифровизацию.
• Состояние старых фондов – многие документы находятся в критическом физическом состоянии.
• Техническая инфраструктура – необходимость обновления серверов и программного обеспечения.

Перспективные направления развития:

1. Расширение электронного фонда до 80 % от общего количества документов к 2030 году.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста.
3. Создание мобильных приложений для удобного доступа к архивным материалам.
4. Укрепление международного сотрудничества с другими региональными архивами России.

Контактная информация

Государственный архив Ростовской области
Ворошиловский проспект, 28, г. Ростов‑на‑Дону, 344007
Тел.: +7 (8632) -4‑09‑83, +7 (8632) -2‑07‑27
Э‑mail: garo@rostov.ru
Сайт: https://garo.rostov.ru

Комитет по управлению архивным делом Ростовской области
Тел.: +7 (8632) -2‑29‑45
Э‑mail: komitet@archiv.rostov.ru

Управление архивным делом Ростовской области играет ключевую роль в сохранении и популяризации исторического
наследия региона. Благодаря системному подходу, внедрению современных технологий и активной работе с
пользователями, архив становится доступным не только для учёных, но и для широкой общественности. Решение
существующих проблем и реализация стратегических планов позволит обеспечить сохранность документов для
поколений будущих.