Дата подготовки:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Ключевые термины ГОСТ
3. Организация архивного дела в предприятии
4. Фондирование и фондообразователь
5. Обеспечение сохранности документов
6. Требования к помещениям и условиям хранения
7. Электронный архив: особенности и ГОСТ‑регулирование
8. Пошаговый процесс управления архивом
9. Контрольный список (чек‑лист) для аудита

---

Управление архивом – это комплекс мероприятий, направленных на создание, хранение, учёт и использование документальных фондов в соответствии с установленными нормативными требованиями. В России основой регулирования архивного дела являются государственные стандарты (ГОСТ), а также федеральные законы (например, 125‑ФЗ). Данная статья подробно раскрывает, как построить систему управления архивом, опираясь на актуальные ГОСТ‑документы.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие архивную деятельность:

• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – определяет фундаментальные понятия (фондирование, фондообразователь, обеспечение сохранности).
• ГОСТ Р 51141‑98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – вводит понятия постоянного хранения и документы постоянного хранения.
• ГОСТ 2.501‑2013 «ЕСКД. Правила учета и хранения» – описывает резервное копирование и восстановление баз данных, что актуально для электронных архивов.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – актуализированная версия стандарта 2013‑го года, включающая новые требования к информационным системам.
• Федеральный закон 125‑ФЗ «Об архивных фондах» – обязывает организации обеспечивать условия хранения и предоставлять помещения архивам.
• Приказ Росархива № 77‑2025 «Правила хранения архивных и электронных документов» – конкретизирует сроки, требования к помещениям и порядок работы с цифровыми архивами.

Ключевые термины ГОСТ

Термин	Определение (по ГОСТ)
Фондирование документов	Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда (ГОСТ Р 7.0.8‑2013, п. 114).
Фондообразователь	Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд (п. 115).
Обеспечение сохранности документов	Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения (п. 116).
Постоянное хранение документов	Бессрочное хранение в архивном учреждении, музее или библиотеке (ГОСТ Р 51141‑98, п. 111).
Документ постоянного хранения	Документ, которому установлено бессрочное хранение в соответствии с нормативными актами (п. 112).

Организация архивного дела в предприятии

Для эффективного управления архивом необходимо выполнить следующие организационные шаги:

1. Назначить ответственного за архив (архивариуса) и сформировать архивную службу.
2. Разработать Положение об архиве в соответствии с Приказом Росархива № 77‑2025.
3. Обеспечить помещения, отвечающие нормативным требованиям (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
4. Внедрить систему учёта (бумажный журнал + электронный реестр).
5. Обеспечить регулярное резервное копирование электронных архивов (см. ГОСТ 2.501‑2013, п. 4.14).

Фондирование и фондообразователь

Фондирование – это процесс, который начинается с момента создания документа и заканчивается его включением в архивный фонд. Основные этапы:

• Идентификация фондообразователя – определение юридического или физического лица, ответственного за документ.
• Определение хронологических границ – фиксирование дат начала и окончания деятельности фондообразователя.
• Классификация документов – распределение по видам, тематикам и уровням доступа.
• Регистрация в реестре – внесение сведений о документе в электронный реестр (номер, название, дата, место хранения).

Обеспечение сохранности документов

Сохранность достигается сочетанием технических, организационных и правовых мер.

Технические меры

• Контроль микроклимата (температура, влажность, уровень загрязнений).
• Использование архивных коробок, папок и материалов, не выделяющих кислоты.
• Регулярные проверки состояния документов (каждые 6 мес.).
• Для электронных файлов – резервное копирование, хранение в разных географических зонах, контроль целостности (контрольные суммы).

Организационные меры

• Разработка инструкций по работе с архивом.
• Обучение персонала (периодические семинары, аттестация).
• Внедрение системы доступа (разграничение прав).

Правовые меры

• Соблюдение сроков хранения, установленных нормативными актами (см. таблицу ниже).
• Регистрация всех операций в журнале (приём‑выдача, перемещение, уничтожение).

Требования к помещениям и условиям хранения

Показатель	Требуемое значение	Основание
Температура	+18 °C – +22 °C	ГОСТ Р 7.0.8‑2013, Приказ Росархива № 77‑2025
Влажность	45 % – 55 %	Тот же норматив
Освещённость	Не более 50 лк (естественный свет ограничен)	ГОСТ Р 7.0.8‑2013
Вентиляция	Постоянный приток свежего воздуха, отсутствие сквозняков	Требования к микроклимату
Пожарная безопасность	Система автоматического пожаротушения, датчики дыма	Требования пожарных норм РФ

Электронный архив: особенности и ГОСТ‑регулирование

С ростом цифровизации появляется необходимость в управлении электронными документами. Основные требования:

• Структурирование данных – использование единой классификационной схемы (например, ДК 030‑2001).
• Метаданные – каждый файл сопровождается метаданными: автор, дата создания, тип, уровень доступа, срок хранения.
• Резервное копирование – минимум три копии, хранение в разных местах (см. ГОСТ 2.501‑2013, п. 4.14).
• Контроль целостности – хеш‑суммы (SHA‑256) и периодическая проверка.
• Электронная подпись – обеспечение юридической силы документов (ГОСТ Р 34.10‑2012).
• Сроки хранения – определяются тем же нормативным актом, что и для бумажных документов (см. таблицу сроков ниже).

Сроки хранения (по Приказу Росархива № 77‑2025)

1. Документы, подлежащие постоянному хранению – бессрочно.
2. Документы, срок хранения которых установлен нормативными актами – от 1 до 75 лет (в зависимости от категории).
3. Электронные документы – сроки такие же, но дополнительно требуется периодическое мигрирование форматов (каждые 5‑7 лет).

Пошаговый процесс управления архивом

Ниже представлена типовая схема, которую можно адаптировать под конкретную организацию.

1. Планирование
   • Определить объём создаваемых документов (бумажных и электронных).
   • Сформировать бюджет на оборудование, помещения и персонал.
2. Создание нормативных документов
   • Положение об архиве.
   • Инструкции по фондированию, учёту, доступу.
3. Фондирование
   • Идентификация фондообразователя.
   • Регистрация документов в реестре.
4. Хранение
   • Размещение бумажных документов в архивных коробках.
   • Размещение электронных файлов в специализированных системах (ЭДО, DMS).
5. Контроль и аудит
   • Периодические проверки состояния документов.
   • Аудит соответствия требованиям ГОСТ и Приказа Росархива.
6. Использование
   • Выдача документов согласно установленным правилам доступа.
   • Обеспечение возможности поиска (по метаданным, индексам).
7. Утилизация
   • Списание документов, срок хранения которых истёк, после согласования с архивным отделом.
   • Уничтожение в соответствии с требованиями (шредирование, цифровое стирание).

Контрольный список (чек‑лист) для аудита архива

#	Пункт проверки	Статус	Примечание
1	Наличие Положения об архиве, утверждённого руководством
2	Назначен ответственный (архивариус) и сформирована архивная служба
3	Соответствие помещения микроклиматическим требованиям (температура, влажность)
4	Наличие системы учёта (бумажный журнал + электронный реестр)
5	Регистрация всех новых документов в реестре
6	Резервное копирование электронных архивов (не менее 3 копий, разные места)
7	Проверка целостности электронных файлов (контрольные суммы)
8	Периодический аудит сроков хранения (соответствие нормативам)
9	Обучение персонала (аттестация, инструктаж)
10	Документирование всех операций (приём‑выдача, перемещение, уничтожение)

Управление архивом по ГОСТ – это системный подход, объединяющий правовые, организационные и технические меры. Соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.8‑2013, ГОСТ Р 51141‑98, ГОСТ 2.501‑2013 и актуальных приказов Росархива позволяет:

• Гарантировать юридическую силу и достоверность документов;
• Сократить риски потери информации (в т.ч. цифровой);
• Обеспечить эффективный доступ к архивным материалам для нужд организации и государства;
• Сэкономить ресурсы за счёт оптимизации процессов хранения и утилизации.

Внедрение описанной схемы управления архивом поможет любой организации соответствовать современным требованиям и создать надёжный фундамент для сохранения своей документальной памяти.

---

Автор статьи: ChatGPT, эксперт в области архивного дела и стандартизации.