Дата актуализации: 05:42:10

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Концепция управления архивом в СКО
3. Этапы планирования и создания архива
4. Классификация и номенклатура документов
5. Организация хранения (физическое и электронное)
6. Учет и контроль архивных фондов
7. Организационная структура и роли
8. Информационные системы для СКО
9. Аудит, оценка эффективности и риски
10. Лучшие практики и рекомендации

Управление архивом – это комплекс мероприятий, направленных на создание, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. В современных Системах Контроля и Обслуживания (СКО) архив играет ключевую роль: он обеспечивает сохранность юридически значимых сведений, поддерживает бизнес‑процессы и помогает соблюдать требования законодательства.

В статье рассмотрим, как построить эффективную систему управления архивом в рамках СКО, учитывая последние изменения в нормативных актах РФ (приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.) и лучшие практики отрасли.

Нормативно-правовая база

• Приказ Росархива № 77 от – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
• Федеральный закон «Об архивных документах» (№ 125‑ФЗ).
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства к Правилам организации хранения.
• Локальные нормативные правовые акты (ЛНПА) организации – регламентируют перечень, сроки хранения и порядок доступа к документам.
• Требования к электронному документообороту (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ФЗ 63‑2016).

Все эти документы образуют «правовой фундамент», без которого невозможно построить законно-обоснованную систему архивного управления.

Концепция управления архивом в СКО

Концепция – это политика организации, определяющая цели, задачи и принципы работы архива. Основные элементы концепции:

1. Цели: обеспечение юридической достоверности, поддержка бизнес‑аналитики, защита от потери информации.
2. Задачи: разработка номенклатуры, автоматизация учёта, контроль сроков хранения, организация доступа.
3. Принципы: законность, системность, доступность, конфиденциальность, экономическая эффективность.

Концепция фиксируется в Локальном нормативном акте и утверждается руководителем СКО.

Этапы планирования и создания архива

Анализ текущего состояния

• Инвентаризация существующих бумажных и электронных документов.
• Определение объёмов, форматов и мест хранения.
• Выявление «пробелов» в номенклатуре и сроках хранения.

Формирование требований к архиву

1. Требования к помещениям (температура, влажность, защита от пожара).
2. Требования к ИТ‑инфраструктуре (серверы, резервное копирование, защита от несанкционированного доступа).
3. Требования к персоналу (квалификация, обучение).

Разработка проекта архива

Проект включает:

• План помещения (размещение стеллажей, зоны доступа).
• Техническое задание на программное обеспечение (АСУ «Архив», ECM‑система).
• Бюджет (капитальные и операционные затраты).

Утверждение и запуск

После согласования проекта с руководством СКО проводиться:

• Закупка оборудования и программного обеспечения.
• Набор и обучение персонала.
• Пилотный запуск (тестирование процессов на небольшом наборе документов).

Классификация и номенклатура документов

Принципы классификации

• По функциональному признаку (договорная, финансовая, кадровая, техническая и т.д.).
• По сроку хранения (постоянный, 5 лет, 10 лет, 50 лет и т.п.).
• По уровню доступа (общедоступные, конфиденциальные, строго секретные).

Создание типовой номенклатуры

Для СКО рекомендуется использовать унифицированный справочник, согласованный с отраслевыми рекомендациями (см. методические рекомендации ФАА). Пример структуры:

Управленческие документы
 1.1. Приказы и распоряжения
 1.2. Протоколы заседаний
Финансово‑бюджетные документы
 2.1. Бухгалтерские отчёты
 2.2. Налоговая документация
Техническая документация
 3.1. Проектно‑сметная документация
 3.2. Руководства по эксплуатации
...

Регистрация и метаданные

Каждый документ фиксируется в системе учёта с набором метаданных:

• Номер (регистрационный, архивный);
• Срок хранения.
• Ответственный за документ.
• Ключевые слова (для быстрого поиска).

Организация хранения (физическое и электронное)

Физическое хранение

• Помещение: отдельный архивный зал, минимум 2,5 м² на 100 м³ документов, система контроля микроклимата (Т + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Оборудование: стеллажи с регулируемыми полками, огнеупорные шкафы, система видеонаблюдения.
• Безопасность: система контроля доступа (карточки, биометрия), охранная сигнализация.

Электронное хранение

Для СКО предпочтительно использовать Enterprise Content Management (ECM) систему, поддерживающую:

• Сканирование в формате PDF/A‑2 (долгосрочное хранение).
• Метаданные, привязанные к каждому файлу.
• Контроль версий и журнал аудита.
• Шифрование данных и резервное копирование (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная).

Гибридный подход

Большинство СКО используют гибридную модель: оригиналы сохраняются в бумажном виде (для юридически значимых документов), а электронные копии – в системе ECM. Это обеспечивает быстрый доступ и защиту от потери.

Учет и контроль архивных фондов

Регистры и карточки архивных дел

В соответствии с Приказом № 77 каждый архивный фонд оформляется в виде:

• Картотечного журнала (для бумажных дел).
• Электронного реестра (для электронных файлов).

Автоматизированный учёт

Система учёта должна обеспечивать:

1. Регистрацию поступления и выдачи документов.
2. Контроль сроков хранения (автоматическое уведомление о предстоящем уничтожении).
3. Отчётность по объёмам, категориям и статусу доступа.

Инвентаризация

Проводится периодически (не реже одного раза в год) с целью сверки реального состояния с данными системы. Инвентаризация фиксируется в акте, подписанном руководителем архива и ответственным за документ.

Организационная структура и роли

Все сотрудники обязаны проходить ежегодное обучение по актуальным требованиям архивного законодательства.

Информационные системы для СКО

Критерии выбора

• Соответствие ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (электронный архив).
• Поддержка метаданных и автоматического расчёта сроков хранения.
• Интеграция с ERP‑ и CRM‑системами СКО.
• Масштабируемость и возможность работы в режиме «клиент‑сервер».
• Наличие модулей контроля доступа и журналов аудита.

Популярные решения (примерный список)

1. 1C:Документооборот – интегрировано с 1С‑ERP, подходит для небольших и средних СКО.
2. OpenKM – открытая ECM‑платформа, гибкая настройка метаданных.
3. DocuWare – облачное решение с мощными инструментами автоматизации.
4. Электронный архив ФГБУ «Федеральный архивный центр» – специализированный продукт, полностью соответствует Приказу № 77.

Внедрение

Этапы внедрения типичны:

• Техническое задание и подбор продукта.
• Настройка номенклатуры и правил хранения.
• Миграция существующих документов (сканирование, импорт метаданных).
• Тестирование и обучение персонала.
• Запуск в эксплуатацию и пост‑внедренческая поддержка.

Аудит, оценка эффективности и риски

Внутренний аудит

Проводится раз в полугодие и включает проверку:

• Соответствия фактического состояния архивных фондов нормативным требованиям.
• Точности учёта сроков хранения.
• Надёжности резервного копирования и восстановления.
• Соблюдения правил доступа и конфиденциальности.

Внешний аудит

Требуется по запросу государственных контролирующих органов (Росархив, Федеральная служба по надзору). Подготовка к внешнему аудиту включает:

1. Сбор всех реестров и актов инвентаризации.
2. Подготовка копий ключевых документов (приказы, регламенты).
3. Показатели эффективности (доля электронных документов, среднее время доступа).

Управление рисками

Основные риски и способы их снижения:

Лучшие практики и рекомендации

• Согласуйте номенклатуру с отраслевыми рекомендациями – это упростит взаимодействие с контролирующими органами.
• Внедряйте политику «Zero Paper» – переводите как можно больше процессов в электронный формат.
• Регулярно проводите обучение персонала (не реже 1 раза в год) по работе с системой учёта и требованиям конфиденциальности.
• Используйте модуль автоматического уведомления о приближающихся сроках уничтожения.
• Обеспечьте двойную резервную копию (одна в локальном дата‑центре, вторая – в облаке).
• Проводите периодический аудит эффективности (KPIs: % электронных документов, среднее время поиска, количество инвентаризаций без отклонений).
• Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, кибератака).

Управление архивом в СКО – это стратегически важный процесс, который требует комплексного подхода: от разработки нормативных документов до внедрения современных ИТ‑решений. Соблюдение Приказа Росархива № 77, правильная классификация, автоматизация учёта и постоянный контроль позволяют обеспечить законность, надёжность и доступность архивных фондов.

Следуя изложенным в статье рекомендациям, вы сможете построить эффективную систему архивного управления, минимизировать риски и поддержать стабильную работу вашего предприятия.

Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на дату .