Управление архивов и документации (УАД) Карагандинской области – это центральный орган исполнительной власти, отвечающий за формирование, хранение, использование и защиту государственных архивных и документальных фондов региона. Деятельность управления направлена на обеспечение открытости государственных органов, сохранение исторической памяти и поддержку эффективного документооборота в органах исполнительной и местной власти.

Исторический контекст

Создание архивных структур в Карагандинской области связано с развитием советской системы архивов в 1930‑х годах. После обретения Казахстаном независимости в 1991 году была проведена реформа архивного дела, в результате которой в 1995 году было образовано Управление архивов и документации Карагандинской области как самостоятельный орган регионального уровня.

Правовая база

Деятельность УАД регулируется следующими нормативными актами:

• Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и архивных документах»;
• Закон «Об официальных документах и их регистрации»;
• Указ Президента РК от № 123 «О цифровой трансформации архивного дела»;
• Региональные нормативные акты, в т.ч. постановления акима области.

Структура управления

Управление состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач:

1. Отдел исторических архивов – хранение и исследование архивных фондов, относящихся к периоду с XIX века по 1991 год.
2. Отдел текущих документов – обеспечение документооборота в государственных органах области.
3. Отдел цифровой трансформации – оцифровка бумажных документов, создание электронных архивов и поддержка информационных систем.
4. Отдел правовой поддержки – разработка нормативных актов, консультирование органов власти по вопросам архивного законодательства.
5. Отдел взаимодействия с общественностью – работа с исследователями, СМИ и гражданами, предоставление доступа к архивным материалам.

Основные функции и задачи

Ключевые функции Управления включают:

• Формирование и пополнение архивных фондов – прием, регистрация и классификация новых документов.
• Сохранение и консервация – обеспечение надлежащих условий хранения, проведение реставрационных работ.
• Оцифровка и создание электронных архивов – перевод бумажных документов в цифровой формат, внедрение систем электронного документооборота (ЭДО).
• Обеспечение доступа – предоставление информации гражданам, исследователям и организациям в соответствии с законодательством.
• Контроль за документооборотом – мониторинг соблюдения сроков регистрации, хранения и уничтожения документов в органах власти.
• Обучение и повышение квалификации – проведение семинаров, курсов и стажировок для сотрудников государственных органов.

Цифровая трансформация архивного дела

С 2020 года в Управлении реализуется масштабный проект «Электронный архив Карагандинской области». Основные этапы проекта:

1. Создание централизованной информационной системы «KAR-Archive», позволяющей хранить более 15 млн документов в электронном виде.
2. Оцифровка исторических фондов (с 1900‑х по 1991 годы) – более 3 млн страниц уже переведено в цифровой формат.
3. Внедрение электронного документооборота в 95 % государственных учреждений области.
4. Разработка мобильного приложения для граждан, позволяющего запросить копии документов онлайн.

Взаимодействие с гражданами и научным сообществом

Управление активно сотрудничает с:

• университетами и научно‑исследовательскими институтами – предоставляя доступ к архивным материалам для проведения исторических исследований;
• музеями и культурными центрами – совместные выставки и публикации;
• сМИ – подготовка материалов для публикаций о значимых событиях региона.

Для удобства граждан создан портал «Открытый архив Караганды», где можно:

• поискать документы по ключевым словам;
• заказать выписку или копию документа;
• подать запрос на предоставление информации в рамках закона «Об информации».

Кадровые изменения и актуальные новости (по состоянию на )

На аппаратном совещании акима области Ермаганбета Булекпаева были объявлены кадровые изменения:

• Галымжан Отелбайулы, выпускник Государственного университета, назначен заместителем руководителя отдела цифровой трансформации.
• Новый руководитель отдела взаимодействия с общественностью – Айгерим Султанова, имеющая опыт работы в сфере открытых данных.

Эти назначения направлены на ускорение процесса оцифровки архивов и повышение уровня открытости данных для населения.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи, УАД сталкивается с рядом проблем:

1. Финансирование – необходимость постоянных инвестиций в оборудование и программное обеспечение.
2. Сохранность старых бумажных документов – многие фонды находятся в уязвимом состоянии и требуют срочной консервации.
3. Кибербезопасность – защита электронных архивов от несанкционированного доступа и кибератак.
4. Обучение персонала – необходимость повышения квалификации сотрудников в области ИТ и архивоведения.

Перспективы развития

К 2030 году планируется:

• завершить оцифровку всех архивных фондов, датированных до 1991 года;
• внедрить технологию блокчейн для подтверждения подлинности электронных документов;
• расширить публичный доступ к архивам, создав интерактивные онлайн-выставки;
• разработать систему автоматической классификации документов на основе искусственного интеллекта.

Управление архивов и документации Карагандинской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении прозрачности работы государственных органов и поддержке цифровой трансформации документооборота. С учётом текущих реформ, кадровых назначений и технологических инициатив, управление находится на пути к созданию полностью цифрового, открытого и надёжного архивного пространства, которое будет служить интересам как государства, так и каждого гражданина.

Статья подготовлена в соответствии с актуальной информацией на .