Управление делами и архив Администрации городского округа Тольятти, это ключевой структурный подразделение, обеспечивающее документационное сопровождение деятельности главы города, депутатов Городской Думы и исполнительных органов местного самоуправления. В данной статье мы подробно рассмотрим функции, структуру, порядок обращения граждан, а также современные цифровые сервисы, предоставляемые данным органом.

Общие сведения и правовая основа

Деятельность Управления делами и архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части хранения документов об образовании);
• Законом Самарской области «Об архивном деле в Самарской области»;
• Уставом городского округа Тольятти;
• Положением об Управлении делами и архиве, утвержденным распоряжением главы администрации.

Адрес: 445003, г. Тольятти, ул. Ленина, д. 17 (Здание Администрации города).
Официальный сайт: www.tgl.ru (раздел «Структура администрации» → «Управление делами и архив»).

Основные функции и полномочия

Управление выполняет широкий спектр задач, которые можно разделить на несколько ключевых блоков:

Организация делопроизводства

• Обеспечение единых требований к делопроизводству во всех структурных подразделениях администрации.
• Разработка и утверждение инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, графиков сроков хранения документов.
• Контроль за исполнением поручений главы города, депутатов Городской Думы, обращений граждан и юридических лиц.
• Организация работы с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией (в т;ч. в электронном виде через СЭД — систему электронного документооборота).

Архивное дело и хранение документов

• Приемка на хранение дел архива администрации, сформированных структурными подразделениями.
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТу (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Формирование научной справочной аппарата (описи, путеводители, карточки учета).
• Обеспечение сохранности документов, подлежащих передаче в государственный архив Самарской области (по истечении сроков хранения).

Работа с обращениями граждан и организаций

• Прием, регистрация, учет и распределение обращений (жалоб, предложений, заявлений, заявок на информацию).
• Контроль за сроками рассмотрения и качеством ответов.
• Организация личного приема граждан руководителями администрации и их заместителями (по предварительной записи).

Информационно-техническое обеспечение

• Администрирование системы электронного документооборота (СЭД) администрации.
• Внедрение электронного управления (ЭУ), переход на бескागовое делопроизводство.
• Обеспечение информационной безопасности при обработке персональных данных и гостайны.

Структура Управления

Типичная структура Управления делами и архива Администрации Тольятти включает следующие отделы (сектора):

1. Отдел делопроизводства и контроля исполнения: работа с входящей/исходящей почтой, контроль поручений, СЭД.
2. Архивный отдел (Архив администрации): приемка дел, хранение, выдача, составление справочников, передача в госархив.
3. Отдел работы с обращениями граждан и организаций: регистрация писем, электронных обращений (через портал Госуслуг, сайт администрации, почту), подготовка ответов.
4. Сектор (отдел) информатизации и технического обеспечения: поддержка СЭД, сайта, локальной сети, средств связи.
5. Канцелярия (Секретариат): обеспечение заседаний Главы города, комитетам, комиссиям; оформление актов нормативного характера.

Прием граждан и контакты

Для личного обращения необходимо заранее уточнить часы приема и записаться на консультацию.

Важно: Номера телефонов и часы приема могут меняться. Обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном сайте tgl.ru в разделе «Контакты» или «Прием граждан».

Режим работы (стандартный для госорганов):

• Понедельник – четверг: 08:00 – 17:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Пятница: 08:00 – 16:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Суббота, воскресенье: выходной

Как обратиться в Управление делами и архив: пошаговая инструкция

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (подтвержденная учетная запись).
2. Выберите раздел «Обращения в органы власти» → «Написать обращение».
3. В поле «Адресат» выберите: Самарская область → Тольятти → Администрация городского округа Тольятти.
4. Заполните форму, прикрепите сканы документов (при необходимости).
5. Отправьте. Вам присвоится регистрационный номер для отслеживания статуса.

Способ 2: Через официальный сайт администрации (Электронная приемная)

1. Перейдите на tgl.ru.
2. Найдите раздел «Гражданам» → «Электронная приемная» или «Обращения граждан».
3. Заполните электронную форму (требуется ввод ФИО, адреса, контактов, текста обращения).
4. Прикрепите файлы (макс. размер обычно 10-20 Мб).
5. Отправьте. На почту/телефон придет уведомление с номером обращения.

Способ 3: Почтовым отправлением

Адрес: 445003, г. Тольятти, ул. Ленина, д. 17, Администрация городского округа Тольятти, Управление делами и архив.

Рекомендуется отправлять ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Способ 4: Личный визит

• Приходите в здание администрации (ул. Ленина, 17).
• Пройдите контроль доступа (паспорт гражданина РФ обязателен).
• Обратитесь в приемную Управления делами и архива (обычно 1-й этаж, уточните у дежурного администратора).
• Заполните заявление/обращение на месте (бланки выдаются в приемной).

Архив Администрации: получение справок и копий документов

Архив Управления делами хранит дела, сформированные структурными подразделениями Администрации города (отделы, управления, комитеты), а также личные дела сотрудников администрации (по истечении сроков хранения в кадрах).

Что можно получить в архиве Администрации:

• Копии решений Главы города, распоряжений, приказов администрации (нормативных и индивидуальных).
• Справки о факте принятия нормативных актов.
• Документы по вопросам земельных отношений, градостроительства, архитектуры (если дела переданы в архив администрации соответствующими отделами).
• Справки о награждении почетными знаками/грамотами Администрации Тольятти.
• Документы личного состава (трудовые книжки, личные карточки) — только если дела переданы в архив администрации из кадровых служб (часто более старые фонды).

Порядок получения:

1. Написать заявление (в свободной форме или по бланку) с указанием: какие именно документы/сведения нужны, цель получения, контакты для связи.
2. Предъявить паспорт (при личном визите) или приложить нотариально заверенную копию (при почтовой отправке/доверенности).
3. Если действует представитель, нотариальная доверенность с правом получения архивных справок/копий.
4. Срок подготовки ответа: согласно законодательству — до 30 календарных дней (обычно быстрее, 5-10 рабочих дней).

Контроль исполнения поручений и обращений

Одна из ключевых функций Управления — контроль за исполнением:

• Поручений Президента РФ, Губернатора Самарской области.
• Поручений Главы города Тольятти.
• Обращений граждан (срок рассмотрения, 30 дней, в сложных случаях до 60 дней с уведомлением заявителя).
• Мандатных поручений депутатов Городской Думы.

Проверить статус исполнения поручения или обращения можно:

1. По регистрационному номеру на сайте tgl.ru (раздел «Контроль исполнения»).
2. На портале «Госуслуги» в личном кабинете (раздел «Обращения»).
3. По телефону отдела контроля исполнения (уточняйте в приемной).

Цифровизация и электронный документооборот (СЭД)

Администрация Тольятти активно внедряет «бескागовое» делопроизводство.

• СЭД Администрации: Внутренняя система для согласования, подписания (ЭП — усиленная/квалифицированная электронная подпись) и регистрации документов.
• Межведомственный электронный документооборот (МЭДО): Обмен документами с Правительством Самарской области, министерствами, другими муниципалитетами.
• Интеграция с ГИС «Электронное правительство»: Для предоставления государственных/муниципальных услуг в электронном виде.
• Портал «Городская среда» / «Добродел»: Для сбора обращений о благоустройстве (интегрировано с работой Управления делами).

Гражданам для взаимодействия в электронном виде достаточно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах (ЕСИА).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Администрации Тольятти: www.tgl.ru
• Электронная приемная (Обращения): Раздел «Обращения граждан» на tgl.ru
• Портал Госуслуг (Обращения в органы власти): gosuslugi.ru/appeals
• Государственный архив Самарской области (для старых фондов): ga-so.ru (г. Самара, ул. Фрунзе, 145)
• МФЦ Тольятти (Мой Документы): Для получения услуг ЗАГС, Росреестра, ПФР без очередей в администрации.

Управление делами и архив Администрации Тольятти является «нервной системой» городского управления, обеспечивающей законность, прозрачность и доступность информации для граждан. Современный вектор развития — полный переход на электронный документооборот и максимальное удаленное взаимодействие с жителями через портал «Госуслуги» и сайт администрации.

При обращении в Управление всегда указывайте регистрационный номер входящего документа (если он есть) и храните копии отправленных писем/скрины отправки на Госуслугах. Это значительно ускорит поиск вашего дела и получение ответа.

Статья подготовлена в информационных целях. Актуальные реквизиты, телефоны и регламенты подтверждайте на официальном ресурсе tgl.ru или по телефону справочной администрации.