Управление государственным архивом (далее – Управление) – это совокупность правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение сохранности, учёта и использования архивных документов, находящихся в государственной собственности. В статье рассматриваются историческое формирование архивного законодательства, современная структура Федерального архивного агентства (Росархив), основные функции подразделений, а также практические правила работы с архивными фондами.

Историческое формирование архивного законодательства

Система нормативных актов, регулирующих архивную деятельность в России, формировалась постепенно:

1. 1993 г. – Приняты Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
2. 1994 г. – Утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
3. 1998 г. – Принято Положение о Федеральной архивной службе России.
4. 1999 г. – Постановлением Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» (№ ??) утверждена структура сети федеральных государственных архивов.
5. 2002 г. – Указ Президента РФ от 15 марта 2002 № 511 вводит в действие новый Классификатор правовых актов, включающий вопросы делопроизводства и архивного дела в законодательство в области информации и информатизации.

Эти нормативные акты создали правовую основу для формирования единой государственной архивной системы, определили статус архивных фондов и установили порядок их создания, хранения и использования.

Современная структура Федерального архивного агентства (Росархив)

Федеральное архивное агентство (Росархив) является центральным органом исполнительной власти, отвечающим за:

• Разработку и внедрение нормативных актов в сфере архивного дела;
• Контроль за соблюдением требований к сохранности и использованию архивных документов;
• Координацию деятельности федеральных, региональных и ведомственных архивов.

Согласно приказу Росархива от 22 июня 2016 г. № 70 «Об утверждении штатного расписания Федерального архивного агентства», в структуре Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования (УГПНР) выделены ключевые подразделения:

2.1 Юридический отдел

Юридический отдел (далее – Отдел) обеспечивает правовое сопровождение деятельности Росархива. Его задачи включают:

• Разработку нормативных правовых актов и методических рекомендаций;
• Консультацию органов государственной власти по вопросам архивного законодательства;
• Контроль за соблюдением требований по защите государственной тайны и персональных данных.

2.2 Отдел обеспечения сохранности и учёта

Отдел отвечает за изучение отечественного и зарубежного опыта в области сохранности и государственного учёта документов. Основные функции:

1. Анализ состояния архивного дела по профильным направлениям;
2. Разработка рекомендаций по совершенствованию методов хранения и учёта;
3. Организация научных исследований и внедрение инновационных технологий (цифровизация, климатический контроль и др.).

2.3 Другие подразделения

В структуру Управления входят также отделы, отвечающие за:

• Методологическое обеспечение комплектования архивных фондов;
• Контроль за выполнением государственных услуг в сфере архивов (включая выдачу справок, копий, доступ к документам);
• Взаимодействие с органами культуры, науки и образования.

Основные правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов

Регулирующие документы:

• Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утверждён 9 февраля 2015 г.).
• Ведомственный перечень государственных услуг, оказываемых Федеральным архивным агентством.

3.1 Хранение

Для обеспечения долговременного сохранения документов необходимо:

• Поддерживать оптимальные климатические условия (температура + 18 °C ± 2 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Использовать специализированные архивные шкафы и стеллажи, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003.
• Осуществлять регулярный мониторинг состояния документов (проверка на плесень, механические повреждения).

3.2 Комплектование

Комплектование архивных фондов происходит в три этапа:

1. Отбор – определение документов, подлежащих передаче в архив (по срокам хранения, ценности, юридическому статусу).
2. Систематизация – распределение документов по разделам, сериям и делам согласно Классификатору правовых актов.
3. Оформление – составление описи, присвоение уникального идентификационного номера (УИН) и внесение записи в электронный реестр.

3.3 Учёт

Учёт ведётся в двух формах:

• Документальный учёт – опись, карточка учёта, журнал приёма‑выдачи.
• Электронный учёт – автоматизированные системы (АРМ «Архив», «Электронный реестр архивных фондов»), позволяющие быстро находить и контролировать доступ к документам.

3.4 Использование

Для доступа к архивным документам предусмотрены следующие правила:

1. Запросы оформляются в письменной форме (электронный запрос через портал «Госуслуги»).
2. Оценка уровня доступа (открытый, ограниченный, секретный) производится в соответствии с Федеральным законом «Об архивных документах» и нормативными актами о защите информации.
3. При выдаче копий соблюдаются требования по защите персональных данных и государственной тайны.

Практические аспекты управления государственным архивом

4.1 Цифровизация архивных фондов

В последние годы приоритетом стала цифровая трансформация архивов:

• Сканирование оригинальных документов с применением OCR (оптическое распознавание текста).
• Создание метаданных в соответствии с международным стандартом ISAD(G) (International Standard Archival Description).
• Хранение цифровых копий в защищённых дата‑центрах с резервным копированием.

4.2 Обеспечение информационной безопасности

Для защиты архивных сведений реализуются:

• Системы контроля доступа (СКД) и шифрование данных;
• Регулярные аудиты соответствия требованиям ФЗ «О защите информации».
• Обучение персонала методикам работы с конфиденциальными материалами.

4.3 Взаимодействие с региональными и ведомственными архивами

Эффективное управление требует координации:

1. Разработки единых методических рекомендаций для всех уровней архивов.
2. Проведения совместных семинаров и конференций (например, ежегодная конференция «Архивное дело России»).
3. Обмена опытом по внедрению новых технологий (сканирование, электронный учёт).

4.4 Оценка эффективности работы архива

Ключевые показатели (KPI) включают:

• Сроки обработки запросов (среднее время – 5 рабочих дней).
• Процент документов, переведённых в электронный формат (цель – 70 % к 2030 году).
• Уровень сохранности оригиналов (количество инцидентов с повреждением за год).

Проблемы и перспективы развития управления государственным архивом

5.1 Текущие проблемы

• Недостаточное финансирование – ограниченные бюджеты затрудняют модернизацию хранилищ и внедрение новых ИТ‑решений.
• Старение архивных фондов – многие документы находятся в уязвимом состоянии из‑за износа бумажных носителей;
• Недостаток квалифицированных кадров – требуется повышение уровня подготовки архивных специалистов.

5.2 Перспективные направления

1. Государственная программа «Цифровая Россия» – интеграция архивных систем в единую информационную инфраструктуру.
2. Развитие облачных сервисов для хранения и доступа к цифровым архивам.
3. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.
4. Укрепление международного сотрудничества (обмен опытом с Европейским архивным советом, ИТ‑проекты с UNESCO).

Управление государственным архивом в России представляет собой сложную систему, объединяющую правовые, организационные и технические компоненты. С момента принятия первых нормативных актов в 1990‑х годах система претерпела значительные изменения, однако остаётся актуальной задача обеспечения долговременной сохранности и доступности архивных документов.

Ключевые факторы успешного управления:

• Сильная правовая база, регулярно обновляемая в соответствии с технологическим прогрессом.
• Эффективная структура Федерального архивного агентства и его подразделений (юридический отдел, отдел обеспечения сохранности и учёта).
• Внедрение современных ИТ‑решений и цифровых технологий.
• Системный контроль качества и постоянное повышение квалификации персонала.

В ближайшие годы приоритетом станет полная цифровизация архивных фондов, повышение уровня информационной безопасности и расширение доступа к документам для исследователей и граждан, что будет способствовать укреплению исторической памяти и прозрачности государственной деятельности.

Дата публикации: 12 июля 2026 г.