Актуальность темы. Архивные фонды и система государственной документации являются фундаментом исторической памяти, правовой стабильности и эффективного управления регионом. В Актюбинской области, где за последние десятилетия наблюдается бурный экономический рост и активное развитие инфраструктуры, особую роль играет Управление культуры архивов и документации – орган, отвечающий за сохранение, систематизацию и обеспечение доступа к архивным материалам.

Правовая база

Деятельность управления опирается на ряд национальных и региональных нормативных актов:

• Закон Республики Казахстан «Об архивном деле» от 23 декабря 2002 г.
• Закон «О государственной документации» от 30 июля 2005 г.
• Постановление Правительства РК № 1155 от 22 августа 2019 г. «О порядке организации и ведения архивов в субъектах Республики Казахстан».
• Региональный нормативный акт «О структуре и функциях Управления культуры архивов и документации Актюбинской области» (утверждён приказом акима области № 2023‑02).

Эти документы определяют:

1. Сфера ответственности управления;
2. Права и обязанности архивных учреждений;
3. Требования к сохранности, классификации и предоставлению доступа к документам;
4. Порядок цифровой трансформации архивных фондов.

Структура управления

Управление культуры архивов и документации Актюбинской области (далее – Управление) входит в состав Министерства культуры, спорта и молодёжи Актюбинской области. Основные подразделения:

• Отдел сбора и приёма архивных материалов – отвечает за приём новых фондов, их инвентаризацию и классификацию.
• Отдел консервации и реставрации – обеспечивает физическую сохранность бумажных, фотоматериалов и аудиовизуальных носителей.
• Отдел цифровизации и информационных технологий – реализует проекты сканирования, создания электронных архивов и их публикацию в открытом доступе.
• Отдел нормативно-правового обеспечения – разрабатывает методические рекомендации, следит за соблюдением законодательства.
• Отдел взаимодействия с общественностью и научными учреждениями – организует выставки, конференции, обучающие программы.

Основные функции управления

3.1 Сбор и приём архивных фондов

Включает в себя:

• Идентификацию и оценку исторической ценности материалов;
• Оформление актов приёма‑передачи;
• Создание карточных описаний и электронных метаданных.

3.2 Сохранение и консервация

Для обеспечения долговременной сохранности применяются:

• Контроль микроклимата (температура + 18 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Использование архивных коробок, конвертов из безкислотных материалов;
• Регулярные осмотры и реставрационные работы.

3.3 Доступ и предоставление информации

Управление реализует два уровня доступа:

1. Открытый доступ – электронные фонды, размещённые на портале archives.aktobe.gov.kz, доступны всем желающим.
2. Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные или сведения государственной тайны, предоставляются только уполномоченным лицам.

3.4 Цифровизация и электронный архив

Ключевые проекты 2023‑2026 гг.:

• Сканирование более 2 млн. страниц бумажных документов;
• Создание облачного хранилища на базе национальной платформы «Электронный архив Казахстана»;
• Внедрение системы автоматического распознавания текста (OCR) и метаданных.

3.5 Образовательная и просветительская деятельность

В программу входят:

• Организация ежегодных выставок «История Актобе»;
• Проведение мастер‑классов для школьников и студентов по работе с архивными материалами;
• Подготовка и выпуск учебных пособий «Архивоведение в региональном контексте».

Текущие вызовы и проблемы

1. Финансирование. Несмотря на рост бюджета, расходы на консервацию и цифровизацию часто превышают плановые показатели.
2. Недостаток квалифицированных кадров. Требуется постоянное повышение квалификации архивистов, специалистов по ИТ‑безопасности и реставраторов.
3. Техническое старение оборудования. Необходима модернизация сканеров, серверных мощностей и систем климат-контроля.
4. Юридические ограничения. Сложности в согласовании доступа к документам, содержащим персональные данные, требуют разработки более гибких регламентов.
5. Интеграция с национальными системами. Необходимо обеспечить совместимость регионального электронного архива с центральным порталом «Электронный архив Республики Казахстан».

Стратегические направления развития (2024‑2029 гг.)

5.1 Полная цифровизация архивных фондов

Планируется оцифровать 100 % бумажных материалов к 2029 году, включая редкие фотоматериалы и аудио‑видеозаписи.

5.2 Внедрение искусственного интеллекта

Использование AI‑моделей для:

• Автоматической классификации и тегирования документов;
• Распознавания рукописного текста;
• Создания интеллектуального поискового интерфейса.

5.3 Расширение открытого доступа

К 2026 году планируется разместить в открытом доступе более 500 тыс. единиц архивных материалов, что повысит интерес исследователей и туристов к региональному наследию.

5.4 Обучение и повышение квалификации персонала

Создание центра повышения квалификации архивных работников в сотрудничестве с Национальной академией архивного дела и университетами Актюбинской области.

5.5 Укрепление международного сотрудничества

Участие в проектах UNESCO, обмен опытом с архивными учреждениями России, Германии и Японии.

Практические рекомендации для организаций региона

• Разработать внутреннюю политику управления документами в соответствии с национальными стандартами.
• Внедрять электронный документооборот уже на этапе создания документа, чтобы снизить нагрузку на бумажные архивы.
• Проводить регулярные аудиты состояния архивных фондов и ИТ‑инфраструктуры.
• Обеспечить резервное копирование всех цифровых архивов в двух независимых местах (облачное хранилище + локальный сервер).
• Сотрудничать с учебными заведениями для привлечения молодых специалистов и проведения совместных исследовательских проектов.

Управление культуры архивов и документации Актюбинской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти, поддержании правовой прозрачности и развитии культурного туризма региона. Интеграция современных технологий, повышение квалификации персонала и активное взаимодействие с общественностью позволяют эффективно решать стоящие перед управлением задачи и готовить регион к вызовам цифровой эпохи.

Перспектива – создание полностью цифрового, открытого и безопасного архива, который станет не только хранилищем прошлого, но и активным инструментом для научных исследований, образования и развития гражданского общества.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.